Účelom obchodného písania je sprostredkovať informácie niekomu inému alebo od neho požadovať informácie. Ak chcete efektívne písať pre podnikanie, musíte byť úplné, stručné a presné. Váš text by mal byť napísaný tak, aby čitateľ ľahko porozumel tomu, čo mu hovoríte alebo sa ho pýtate.
Veľa písania pre podnikanie je nedbalé, zle napísané, neusporiadané, plné žargónu a neúplné. Často je buď príliš dlhá alebo príliš krátka. Všetky tieto atribúty prispievajú k neefektívnemu obchodnému písaniu.
Či už ste písanie ponuky predaja, e-mail vášmu šéfovi alebo návod na používanie softvérového balíka, existujú určité kroky, ktoré musíte dodržiavať, aby boli účinné. Postupujte podľa týchto piatich krokov:
- Usporiadajte si materiál
- Zvážte svoje publikum
- Zapíšte si svoje myšlienky
- Skontrolujte svoj materiál
- Upravte svoj materiál
Organizácia je kľúčová
Ak si materiál neusporiadate, nebude dobre plynúť a nebude to dávať zmysel. Písanie môže byť jednoduché alebo zložité. Pri písaní e-mailu s oznámením o stretnutí zamestnancov je to také jednoduché ako zhromažďovanie myšlienok. Na druhej strane, ak píšete výsledky prelomovej farmaceutickej štúdie, pravdepodobne budete musieť pred hotovým materiálom vypracovať komplexný náčrt. Bez ohľadu na úlohu, bez primeranej úrovne organizácie (dokonca aj usporiadania myšlienok), možno nezahrniete všetko, čo potrebujete, alebo sa vám nepodarí dať do popredia najdôležitejšie témy. Vynechanie alebo nesprávne zameranie spôsobí, že vaše obchodné písanie bude menej jasné.
Poznajte svoje publikum
Skôr ako začnete písať, premýšľajte o zamýšľanom publiku. Napríklad prezentácia o novom programe 401(k) vašej spoločnosti môže mať rovnaký náčrt, keď sa dostane vášmu finančnému riaditeľovi aj zamestnancom, ale úroveň podrobností, ktoré uvediete, sa bude líšiť. Musíte tiež zvážiť tón. Rýchly e-mail adresovaný vášmu tímu, ktorý im pripomenie výročnú firemnú pikošku, nebude mať rovnaký tón ako váš list týkajúci sa výročnej správy vašej spoločnosti.
Pamätajte tiež, že budete efektívnejšie komunikovať svojmu publiku, ak sa sústredíte na to, čo chcete, aby počulo, a nie na to, čo sa chystáte povedať.
Slovo o dobrom písaní
Dobrí spisovatelia majú rôzne štýly písania. Niektorí radšej všetko vypíšu a potom sa vrátia a upravia. Iní radšej upravujú za pochodu. Niekedy sa ich preferovaný štýl líši v závislosti od toho, čo píšu.
Pri písaní (alebo pri úprave) si dávajte pozor na dĺžku. Mali by ste použiť dostatok slov, aby bol váš význam jasný, ale nepoužívajte zbytočné slová, len aby to bolo kvetnaté. Obchodné písanie musí byť jasné a stručné, nie veľavravné a kvetnaté. Pamätajte, že nikto v podnikaní nemá čas čítať viac, ako je potrebné.
Na druhej strane nerobte svoj kúsok príliš krátkym. Musíte písať dostatočne, aby bol váš význam jasný a nebol nesprávne pochopený. Predstavte si, že by nejaké zariadenie v sklade bolo označené ako „použité, ale dobré“. Bolo by nejasné, či to znamenalo zariadenie bolo veľa používané, alebo že zariadenie už nebolo nové, ale stále funkčné. Niekoľko ďalších slov by objasnilo význam. Vyhnite sa tiež používaniu žargónu alebo skratiek, pretože pre rôznych čitateľov môžu znamenať rôzne veci.
Skontrolovať a upraviť
Bez ohľadu na váš štýl písania musia všetci autori korigovať a upravovať všetky písomné materiály, dokonca aj e-maily. Po dokončení písania skontrolujte svoju prácu. Potom ho možno budete musieť upraviť. Korektúra je opätovné čítanie toho, čo ste napísali, aby ste sa uistili, že všetky slová vo vašej hlave sa správne dostali na papier. Pretože náš mozog pracuje rýchlejšie ako naše prsty, môžete vynechať slová, vynechať koniec alebo použiť nesprávne homonymum (napr. „tam“ namiesto „ich“). Korektúra tieto chyby zachytáva. Je zrejmé, že korektúra jednoriadkového e-mailu je jednoduchá a môže stačiť len letmý pohľad naň pri písaní. Ak však píšete návod na použitie, bude vaša korektúra komplikovanejšia a bude trvať dlhšie.
Po korektúre materiálu je čas na úpravu. Niekedy sa korektúry a úpravy môžu vykonávať súčasne, ale je efektívnejšie, keď sa vykonávajú postupne.
Dôvodom, prečo upravujete, je opraviť alebo zmeniť to, čo ste napísali, aby materiál znel (a čítal) lepšie. Pri písaní pre podnikanie to znamená opraviť chyby a urobiť text čo najjasnejším a najstručnejším.
Nepíšeš román
Keď píšete pre podnikanie, nepíšete ďalší „veľký americký román“. Vaše písanie by malo byť ako popisné podľa potreby, ale nemusíte maľovať živé slovné obrázky pomocou množstva veľkých slov a číslic reč. Ak máte na mysli „sklenené domy“, nepíšte „sklené domy“, píšte „sklenené domy“.
