Základné manažérske zručnosti pre začiatočníkov

Úroveň 1 Pyramída manažérskych zručností ukazuje základné zručnosti, ktoré musí ovládať každý začínajúci manažér. Je základom pyramídy manažérskych zručností, ktorá ukazuje zručnosti, ktoré musí manažér ovládať, aby bol úspešný, a ukazuje, ako tieto manažérske zručnosti na seba nadväzujú smerom k úspechu.

Základné manažérske zručnosti

Existujú štyri základné manažérske zručnosti, ktoré musí každý ovládať, aby bol v manažérskej práci úspešný. Tieto štyri základné zručnosti sú plánovať, organizovať, riadiť a kontrolovať a podrobne o nich pojednávame nižšie.

Plán

Plánovanie je prvým a najdôležitejším krokom v každej riadiacej úlohe. Je to tiež najčastejšie prehliadaný alebo zámerne vynechaný krok. Kým množstvo plánovanie a požadované detaily sa bude líšiť od úlohy k úlohe, preskočiť túto úlohu znamená prizvať istú katastrofu okrem slepého šťastia.

To je to, čo poskytuje staré príslovie 6 P plánovania: Predbežné plánovanie a príprava zabraňuje chudobe Výkon (alebo 7 P: Správny, Predchádzajúci, Plánovanie, Zabraňuje, Piss, Slabý, Výkon) v závislosti od toho, ako počítať.

Hoci väčšina ľudí spája pojem plánovanie so všeobecným obchodným plánovaním, v skutočnosti existujú tri rôzne úrovne plánovania:

• Strategické plánovanie
• Taktické plánovanie
• Operatívne plánovanie

A na dosiahnutie úrovní a oblastí pripravenosti sa používajú rôzne druhy plánovania:

• Plánovanie katastrof
• Plánovanie nástupníctva
• Krízové ​​plánovanie
• Plánovanie kompenzácií

Základné manažérske zručnosti potrebné na efektívne plánovanie

Toto sú niektoré vzorové zručnosti, ktoré musíte mať na efektívne plánovanie.

• Predstavte si budúci štát
• Mentálne organizovať podstatné poslanie a vízia, ktorá vás posunie do želaného budúceho stavu
• Stanovte si celkovú stratégiu, ktorá v budúcnosti dosiahne želaný stav
• Vyberte krátkodobé ciele a aktivity to ťa tam dostane

Organizovať

Manažér musí byť schopný organizovať tímy, úloh a projektov, aby sa práca tímu vykonávala čo najefektívnejším a najefektívnejším spôsobom. Ako začínajúci manažér možno organizujete malý pracovný tím alebo projektový tím. Tieto isté zručnosti sa budú vyžadovať neskôr vo vašej kariére, keď budete musieť organizovať oddelenie alebo novú divíziu spoločnosti.

Je zrejmé, že medzi plánovaním práce a jej organizovaním existuje prekrývanie. Tam, kde sa plánovanie zameriava na to, čo musíte urobiť, je organizovanie operatívnejšie a je viac zamerané na to, ako čo najlepšie vykonať prácu.

Základné manažérske zručnosti potrebné na efektívnu organizáciu

Keď organizujete prácu, musíte:

• Určite úlohy potrebné na splnenie plánu
• Priraďte rolám úlohy
• Určite najlepší zdroj (ľudí alebo vybavenie) pre rolu
• Získajte zdroje a rozdeľte ich do rolí
• Priraďte rolám zdroje a delegujte na ne autoritu a zodpovednosť.

Či už vám bol pridelený malý tím alebo projekt na riadenie, začínajúci manažéri sa musia vedieť aj organizovať kancelárie a dátové systémy.

Viac súvisiace s organizáciou

Možno nebudete schopní fyzicky premiestniť ľudí, aby ste dali svoj tím dokopy, ale mali by ste túto možnosť zvážiť. Na druhej strane možno budete musieť presunúť niekoľko ľudí do malého priestoru a budete musieť zorganizovať veci, aby tím mohol v tomto priestore efektívne pracovať. Neskôr vo svojej kariére možno budete musieť zorganizovať kanceláriu, aby ste mohli ubytovať tímy z niekoľkých rôznych oddelení a ich špecifické potreby.

Budete tiež musieť byť schopní zorganizovať všetky počítačové systémy, ktoré budú spracovávať údaje, ktoré váš tím potrebuje zbierať alebo distribuovať. Musíte sa rozhodnúť, či napríklad potrebujete nastaviť zdieľané webové stránky na intranete spoločnosti alebo len zdieľaný priečinok na súborovom serveri. Rozhodnite sa, ako usporiadate systémy, aby k nim mal prístup každý, kto potrebuje informácie (a aby neboli dostupné tým, ktorí by ich nemali vidieť, ako vaši konkurenti).

Ak váš tím potrebuje alebo produkuje niečo iné ako informácie, musíte sa zorganizovať tak, aby váš tím dostane to, čo potrebuje, keď to potrebuje, a môže poskytnúť ostatným to, čo váš tím vyprodukuje na pravej strane čas.

Nakoniec zistíte, že áno málokedy stačí zorganizovať projekty raz. S neustálymi zmenami v zdrojoch, cieľoch a vonkajších faktoroch budete zvyčajne musieť reorganizovať, aby ste sa im prispôsobili.

Priamy

Akčným krokom je réžia. Naplánovali ste a zorganizovali prácu. Teraz musíte nasmerujte svoj tím na vykonanie práce. Začnite tým, že sa uistíte cieľ je jasný každému v tíme. Vedia všetci, čo je cieľom? Vedia všetci, aká je ich úloha pri dotiahnutí mužstva do cieľa? Majú všetko, čo potrebujú (zdroje, autoritu, čas atď.), aby urobili svoju časť?

Ťahajte, netlačte

Budete efektívnejší pri nasmerovaní tímu k vášmu cieľu ak ich potiahneš (vedieš) skôr než tlačiť (sadnúť si a dávať príkazy). Chceš motivovať ľudí vo svojom tíme a pomáhať im a inšpirovať ich k tímovým cieľom.

Základné manažérske zručnosti potrebné pre réžiu

Keď riadite prácu tímu, musíte:

• Poskytnite jasný smer, aby tím mohol uspieť
• Uistite sa, že členovia tímu majú jasno v úlohe, ktorú musia hrať aby tím uspel
• Poskytnite tímu čo najmenej smerov, aby bol tím schopný uspieť
• Poskytnite inšpiráciu a sledovanie, aby ste si udržali prítomnosť na podporu tímu

Kontrola

Niektorí autori sa pokúšajú „zmäkčiť“ túto základnú manažérsku zručnosť tým, že ju nazývajú „koordinát“ alebo podobné výrazy. Silnejší pojem, kontrola, je však nevyhnutný manažér je schopný kontrolovať činnosť tímu.

Vo vyššie uvedených krokoch ste naplánovali prácu, zorganizovali zdroje tak, aby to bolo čo najefektívnejšie, a nariadili tímu, aby začal pracovať. V kontrolnom kroku budete sledovať vykonanú prácu. Porovnávate skutočný pokrok s plánom. Overíte, že organizácia funguje tak, ako ste ju navrhli.

Ak všetko ide dobre, nemusíte robiť nič iné, len sledovať. To sa však stáva málokedy. Zamestnanec ochorie, triedenie databázy trvá pri každej iterácii dlhšie, ako sa predpokladalo, kľúčový konkurent ich zahodí ceny, požiar zničí susednú budovu a vy sa musíte na niekoľko dní evakuovať, alebo má vplyv nejaký iný faktor tvoj plán.

Základné manažérske zručnosti potrebné pre controlling

Keď ovládate prácu, musíte:

• Sledujte pokrok tímu a projektov
• Uistite sa, že každú rolu vykonáva zamestnanec
• Stanovte štandardy pre výkon a kvalitu
• Pomôžte tímu riešiť problémy a odstraňovať prekážky brániace ich úspechu
• Poskytovať spätnú väzbu na prijaté opatrenia a napredovanie tímu
• Poskytovať odmeny a uznanie za tímové úspechy a pokrok
• Podľa potreby upravte rozhodnutia prijaté vo fázach plánovania, organizovania a riadenia

Manažéri tiež kontrolujú nástroje

V kroku kontroly nastavíte štandardy pre výkon a kvalitu a potom monitorujete, aby ste sa uistili, že sú splnené. K dispozícii máte toľko nástrojov, koľko vecí potrebujete sledovať.

• Nástroje plánovania: Množstvo softvérových nástrojov vám umožňuje zadať plán a potom pravidelne aktualizovať priebeh. Program zvýrazní zmeny v pláne, aby ste mohli identifikovať nápravné opatrenia, ktoré je potrebné vykonať.
• Finančné kontroly: ako manažér budete mať zvyčajne rozpočet. Správy od finančného oddelenia vám dajú vedieť, ako sa vaše výdavky (na ľudí a iné zdroje) zhodujú s plánom.
• Ovládanie ľudí: musíte sa uistiť, že všetci ľudia vo vašom tíme fungujú podľa plánu. Ak nie sú, musíte nájsť a opraviť príčinu. Nerozumejú cieľu? Nemajú nejaké zdroje alebo zručnosti, ktoré potrebujú? Je pre nich úloha príliš veľká a je potrebné ju upraviť alebo priradiť k inému zdroju? Vaša práca manažéra znamená poskytovať členom tímu spätnú väzbu o tom, ako ich výkon spĺňa plán. Keď nie, musíte prijať nápravné opatrenia.