Keď je zamestnanec povýšený na svoje prvá manažérska rola, je pravdepodobné, že to bude prvýkrát, čo bude spravovať rozpočet oddelenia.
Väčšina nových manažérov absolvujú malé alebo žiadne formálne školenie o tom, ako vypracovať rozpočtovú prognózu, sledovať svoje výdavky alebo ako vykonávať úpravy v polovici roka. Často dostanú tabuľku alebo správu od svojho manažéra alebo finančného oddelenia a očakáva sa, že budú vedieť, ako na to, alebo sa budú učiť metódou pokus-omyl.
Aj keď „pokus-omyl“ môže byť efektívnym spôsobom, ako sa naučiť novú zručnosť, bolo by lepšie, keby nový manažér nemusel robiť príliš veľa bolestivých chýb. Tu je niekoľko tipov, ak ste práve povýšili na manažéra so zodpovednosťou za rozpočet.
Investujte čas na učenie sa hneď od začiatku
Nie je lepší čas na kladenie „hlúpych“ otázok, ako keď ste v niečom úplne nový a nikdy ste to nerobili. Je lepšie sa opýtať a stráviť čas učením sa vopred, ako čakať, kým na to niekto upozorní tvoje chyby. Požiadajte svojho manažéra (alebo predchodcu, ak môžete) o čas na preskúmanie základnej filozofie, všeobecných cieľov, formátu a každej riadkovej položky. Ak má vaša organizácia finančného pracovníka, požiadajte ho, aby s vami trávil čas. Väčšina bude polichotená a ochotná podeliť sa o svoje odborné znalosti. Koniec koncov, ak vás môžu vopred vyškoliť, ako robiť veci podľa ich špecifikácií, neskôr ich budete menej bolieť.
Absolvujte kurz „Financie a rozpočtovanie pre nefinančných manažérov“.
Informujte sa u miestnych univerzitných obchodných škôl v časti Vzdelávanie vedúcich pracovníkov. Väčšina obchodných škôl ponúka jedno až trojdňové nekreditové kurzy. Počas kurzu alebo po ňom si nájdite čas na prečítanie výročnej správy vašej spoločnosti a pochopenie rôznych finančných ukazovateľov a správ.
Spravujte rozpočet svojho oddelenia ako svoju vlastnú firmu
Keď pracujeme pre veľké organizácie, máme tendenciu zaobchádzať s peniazmi „firmy“, ako keby rástli na stromoch. Nie je a teraz je vašou úlohou ako manažéra prevziať osobné vlastníctvo zdrojov vášho oddelenia.
Buďte tímovým hráčom
Ak je to možné, skontrolujte rozpočet svojho manažéra. Aj keď je dôležité prevziať vlastníctvo svojho rozpočtu, vaša jednotka je súčasťou väčšieho celku. Požiadajte svojho manažéra, aby vám ukázal, kam váš rozpočet zapadá a podporil celkový obraz, ako aj vzájomnú závislosť s vašimi kolegami. Môžu nastať situácie, keď iné oddelenie potrebuje peniaze na ciele, ktoré majú vyššiu prioritu ako vaše. Nečakajte, kým sa vás opýtajú alebo si to nenechajte vziať – buďte proaktívni a ponúknite pomoc svojmu manažérovi. Budete vnímaní ako strategický a spolupracujúci.
Nehrajte hlúpe hry
To, že „to robí každý“, neznamená, že to nie je hlúpe a zlé pre spoločnosť. Príkladom typickej hlúpej rozpočtovej hry, ktorú manažéri hrajú, je „použite alebo stratte výdavky“. to je, keď sa blížite ku koncu roka a váš rozpočet je v súlade s vašou prognózou. V predchádzajúcich rokoch, keď ste nečerpali menej, bol váš rozpočet na nasledujúci rok stanovený na základe skutočnej hodnoty v danom roku. Takže, aby sa váš rozpočet opäť neznížil, vyrazíte na nákupy – nakupujete veci, ktoré nepotrebujete, alebo si robíte zásoby pre prípad, že by ste to potrebovali.
Sledujte svoje mesačné výdavky a proaktívne opravy
Nepredpokladajte, že vám „niekto“ povie, keď prekročíte rozpočet. V skutočnosti možno budete musieť požiadať o mesačné správy alebo sledovať sami seba. Nečakajte do konca roka, keď to bude pre vás a vášho šéfa prekvapením. Dovtedy je už príliš neskoro na to, aby sme to skúmali a robili opravy. Buďte zodpovední, merajte sa a proaktívne reportujte svojmu manažérovi.
Buďte transparentní a zapojte svoj tím
Zdieľajte svoj rozpočet so svojím tímom a možno ho dokonca zapojte do vytvárania prognózy. Zapojenie vášho tímu a pomoc pri pochopení procesu tvorby rozpočtu vytvára pocit spoločného vlastníctva a povzbudzuje vašich zamestnancov, aby našli kreatívne spôsoby riadenia výdavkov.
Buďte strategickí
Neberte len minuloročné skutočnosti a pridajte 10 percent k prognóze na budúci rok. Začnite s vypracovaním stratégie a cieľov a potom určte zdroje potrebné na dosiahnutie týchto cieľov. Ak požadujete viac ako minulý rok, pripravte si obchodný prípad, ktorý zdôvodní vašu žiadosť o dofinancovanie.
Nepreháňajte to
Aj keď je správa rozpočtu pre manažéra dôležitou úlohou, nikdy nestrácajte zo zreteľa to najdôležitejšie: svojich ľudí! Uistite sa, že tomu venujete aspoň päťnásobok času rozvoj svojho tímu než chrumkavé čísla.
