Efektívne kancelárske registračné systémy sú kľúčové pre každú firmu, ktorá spracováva faktúry, účtenky a iné záznamy, či už na papieri alebo v digitálnej podobe. Dokonca aj firmám, ktoré sa nezaoberajú veľa papierovaním, pomôže udržať poriadok a efektívnosť prevádzky.
Kancelárske registračné systémy prichádzajú vo všetkých formách, od jednoduchých zásuviek skrinky až po komplexné sortimenty digitálnych serverov. Aby ste vytvorili systém, ktorý vám vyhovuje, je dôležité vedieť, ktoré súbory sú najdôležitejšie, kto potrebuje prístup a ako ich možno ľahko a efektívne získať. Tu sú kľúčové faktory.
Prečo potrebujete informačný systém
Správna evidencia potvrdení a faktúr je jednou z najdôležitejších vecí, ktoré môže malý podnik urobiť pre svoje finančné zdravie. Neexistujúci alebo chaotický informačný systém môže pridať ďalšie dni úsilia v čase zdanenia príjmu a vy nechcete prísť o daňové odpočty kvôli chýbajúcim účtenkám. Ak sa niekedy stane, že budete podrobení kontrole a nebudete schopní predložiť požadované dokumenty včas, vaše nároky môžu byť zamietnuté a vaše daňové priznanie prehodnotené.
V závislosti od vášho odvetvia možno budete musieť viesť záznamy, aby ste boli v súlade so štátnymi alebo federálnymi predpismi, niekedy aj roky. Advokátske kancelárie sú povinné uchovávať spisy po dobu troch rokov. Účtovníci a firmy zaoberajúce sa prípravou daní musia uchovávať daňové priznania počas siedmich rokov. Stavebné spoločnosti, lekárske úrady, školy a ďalšie majú veľkú zodpovednosť za vedenie záznamov.
Väčšina ľudí nemyslí na prácu, ktorú ušetria investíciou do informačných systémov, ale na prácu, ktorú ušetrí účty, celkový čas, ktorý spoločnosti strávia hľadaním nesprávne umiestnených súborov, predstavuje šesť týždňov za kus rok.
Ak je vaše podnikanie pomerne jednoduché, vaše vedenie záznamov sa môže obmedzovať na mzdy a účtovníctvo, ale stále musíte byť schopní pracovať na svojom stole rýchlo a jednoducho.
5 krokov na usporiadanie systému súborov
Ak chcete seba a svoju firmu dostať na správnu cestu, vykonajte päť krokov, aby ste sa uistili, že papiere sú ľahko dostupné a ľahko identifikovateľné.
Posúďte osobné a kancelárske návyky
Zamyslite sa nad tým, ktorí zamestnanci potrebujú prístup k súborom, kde pracujú a čo má na ich základe zmysel pracovné stanice. Ak si vytvárate systém pre seba, myslite na ergonómiu, plynulosť vášho pracovného dňa, ako sa pohybujete v kancelárii priestor, na čo dosiahnete zo svojho stola a ku ktorým informáciám potrebujete pravidelný prístup v porovnaní s informáciami, ktoré možno dlho archivovať termín. Ak vytvárate systém pre niekoho iného, získajte jeho informácie – to, čo funguje pre jednu osobu, nemusí vždy fungovať pre druhú.
Rozhodnite sa pre informačný systém
To, čo robí vaša firma, určí, či sa rozhodnete podávať numericky, abecedne alebo nejakým iným spôsobom. Hľadáte informácie o zákazníkoch napríklad podľa mena alebo čísla účtu? Ukladáte papiere podľa kategórií, ako sú výdavky, financie, marketing atď.?
Priestor nie je hlavným problémom digitálnych systémov, ale pre papierové systémy je dôležité umožniť rast pri pohľade na kartotéky; odporúča sa kúpiť niečo, čo pojme dvojnásobný počet súborov, ktoré máte teraz. Široké kategórie predmetov vám umožnia jednoducho pridávať nové súbory podľa toho, ako rastiete, a eliminujú potrebu pravidelnej aktualizácie alebo reorganizácie systému súborov. Udržiavanie jednoduchosti tiež uľahčí integráciu papierových a digitálnych súborov ako súčasti vášho celku systém správy dokumentov.
Vypočítajte potrebu skladovania
Ak máte veľké množstvo súborov, ku ktorým denne pristupujete, mali by byť na dosah ruky. Tí, ktorí sú menej často prístupní, nemusia byť vo vašom pracovnom priestore, ale možno budú musieť byť blízko. Môže existovať kombinácia. Niektoré súbory môžu byť potrebné denne, zatiaľ čo iné môžu byť uložené v dlhodobom úložisku ďalej.
Neprehliadnite dôležitosť dostupnosti pre zamestnancov alebo budúcich zamestnancov, ktorí môžu mať špeciálne potreby mobility. Napríklad veľmi vysoké skrinky môžu byť pre niektorých zamestnancov náročné na bezpečný a efektívny prístup.
Investujte do dobrého systému označovania
Schopnosť čítať štítky súborov znie ako samozrejmosť, ale prehľadnosť v označovaní ušetrí čas. Väčšina spoločností, ktoré vyrábajú štítky, poskytuje šablóny, ktoré sa integrujú s bežným softvérom na spracovanie textu. Možno budete chcieť zvážiť jeden z malých systémov na výrobu štítkov, ktorý tiež dokáže vytlačiť jednotlivé poštové štítky. Položky, ktoré plnia dvojitú povinnosť, sú zvyčajne rozumnou investíciou.
Zakúpte si priečinky súborov
Užívateľsky prívetivé a odolné priečinky sú inteligentnou investíciou. Farebné závesné priečinky sú ľahko dostupné a ľahko rozpoznateľné. Napríklad, ak dáte všetky svoje zákazník súbory v žltých visiacich priečinkoch, finančné informácie v modrých priečinkoch a marketing v červených priečinkoch, ušetríte čas pri hľadaní alebo zaraďovaní pomocou ľahko identifikovateľných vizuálnych indícií.
Ideme bez papiera
Mnoho podnikov už prešlo na bezpapierovú kanceláriu alebo blízko nej. S online úložnými systémami založenými na cloude a digitálnymi transakciami nahrádzajúcimi hotovosť môže byť bezpapierová komunikácia novým normálom.
Dokonca aj vládne agentúry sa dostávajú na palubu. IRS teraz akceptuje digitálne obrázky alebo papierové kópie naskenovaných položiek vrátane:
- Bloček
- Bankové výpisy
- Zrušené kontroly
- Výplaty
- Výpisy z kreditných kariet
Digitálne záznamy musia byť jasné a čitateľné. Ak nie, IRS môže počas auditu alebo bežnej žiadosti o dokumentáciu požadovať nahliadnutie do originálnych papierových dokumentov.
Ak stále fungujete staromódnym spôsobom, ale zaujíma vás ísť na zeleno, môžete časom prejsť na bezpapierové. Existuje mnoho služieb a softvérových aplikácií, ktoré skenujú staré potvrdenia o výdavkoch a ukladajú ich spolu s vašimi ďalšími digitálnymi účtovnými informáciami.
Často kladené otázky (FAQ)
Ako nastavíte elektronický informačný systém?
Elektronické registračné systémy môžu byť také jednoduché ako súbory v zdieľaných sieťach, ako je disk Google alebo na sofistikovanom softvéri či serveroch. Rovnaké osvedčené postupy, ktoré platia pre papierové systémy, platia aj pre elektronické systémy: zaveďte konvencie pomenovania, poradie (abecedné, chronologické atď.) a dobre organizovanú štruktúru.
Aký informačný systém používate na ochranu dôvernosti?
V prípade papierových registračných systémov by dokumenty mali byť pod zámkom a pod kontrolou personálu. Keďže digitálne súbory majú väčšiu flexibilitu pri zdieľaní, kopírovaní a úpravách, budete musieť vytvoriť príslušné úrovne povolení a prístupu. V závislosti od stávok môže vaša spoločnosť potrebovať súkromné servery na rozdiel od cloudových systémov.
