Mnoho veľkých firemných stretnutí a konferencií začína program podujatia tým, čo je otváracie zasadnutie, niekedy nazývané aj plenárne zasadnutie alebo otváracie generálne zasadnutie. Tieto stretnutia sú najčastejšie spojené s väčšími konferenciami, kongresmi či kongresmi, ale dajú sa využiť aj na menšie firemné akcie.
Úvodné stretnutia sú naplánované vždy na stanovený čas na začiatku programu. Zvyčajne trvajú od jednej do dvoch hodín. Prezentácie, ktoré sú naplánované na tieto časy, môžu ponúknuť organizátorom a hostiteľom podujatí jedinečnú príležitosť osloviť svojich účastníkov.
Čo predstavuje otváracie zasadnutie?
Úvodné generálne zasadnutia sú charakterizované plánovanou prezentáciou alebo sériou prezentácií rôznych rečníkov. Sú zamerané na oslovenie širokého publika.
Niektoré programy eventov nakoniec ponúkajú súbežné oddychové stretnutia, v ktorých sa účastníci rozdelia do menších skupín na prezentácie a workshopy. Iní rozdelia publikum takmer okamžite na relácie, ktoré sú venované určitým rolám, súborom zručností alebo záujmom. Plenárne zasadnutie však slúži ako príležitosť osloviť všetkých účastníkov podujatia spoločne.
Vedúci organizátora sa môže rozhodnúť pokryť všeobecné body programu a načrtnúť ciele celkového programu. Otváracie stretnutia zvyčajne zahŕňajú a hlavný rečník a ďalší prednášajúci, ktorí pomáhajú udávať tón zjazdu.
Tieto prezentácie sa môžu konať v rôznych formátoch, ale samotné stretnutia sú podľa definície otvorené pre všetkých účastníkov.
Prečo začať s plenárnym zasadnutím?
Najúčinnejšie otváracie generálne zasadnutia sú tie, ktoré sú organizované v prospech publika a účastníkov podujatia, nie organizátorom podujatia. Organizátori podujatia môže využiť príležitosť na oslovenie obchodnej spoločnosti alebo združenia, logistiky podujatí a bodov programu, ale skvelé plenárne zasadnutie by malo publikum aj pobaviť a motivovať.
Efektívne programy vyžadujú zapojenie a záujem publika. Organizátori podujatí musia bojovať, aby získali tento úrok späť, ak oň od začiatku prídu. Otváracie generálne zasadnutia by mali program naštartovať dôrazne.
Ciele a účely
Skvelé otváracie stretnutia majú tendenciu riešiť určitú kombináciu nasledujúcich cieľov:
- Motivujte, vzdelávajte a/alebo zabávajte a zapájajte publikum.
- Nastavte tón programu.
- Vytvorte nezabudnuteľný zážitok.
- Zdieľajte dôležité informácie.
Všetky tieto ciele dosahujú najlepšie úvodné všeobecné zasadnutia. Plenárne zasadnutie výročnej konferencie môže obsahovať uvítaciu správu organizácie prezidenta, po ktorom nasleduje príhovor moderátora, ktorý bude počas trvania konferencie pôsobiť ako moderátor udalosť.
Plenárne zasadnutie sa môže skončiť výraznou nôtou s hlavným hosťom, ktorý prednesie prezentáciu o motivácii účastníkov k dosiahnutiu určitých cieľov.
Keď sa to urobí správne
Dobrá úvodná generálka naladí celé podujatie. Záujem si udržíte, ak dokážete udržať svoje plenárne zasadnutie pozitívne. Chcete motivovať účastníkov. Poskytnúť nejaké informácie, ktoré predtým nevedeli, ako ochutnávku vecí, ktoré prídu. Vytvorte si s nimi spojenie.
A áno, je dobré pridať trochu zábavy, ale nechcete, aby zábavou bola celá show.
