V podnikaní aj v našom osobnom živote sa pravidelne dopúšťame chýb. Takto rastieme a učíme sa. Niektoré chyby sú však drahé. Urobte potrebné kroky, aby ste sa vyhli týmto piatim veľmi bežným plánovanie akcie chyby a – ak sa pomýlite – uistite sa, že tú istú chybu neurobíte druhýkrát.
Nezačíname dostatočne skoro
Prokrastinácia je váš nepriateľ. Toto je jedna z najčastejších chýb pri plánovaní udalostí, ktorej sa chcete vyhnúť. Ak sa nezačne proces plánovania udalostí včas, môže to spôsobiť množstvo problémov. Hneď ako je vybraný dátum a máte všeobecný rozsah vašej udalosti a rozpočet, pustite sa do práce. Hotely a iné miesta si rezervujte vopred, takže si to zabezpečte čo najskôr. Ak tak neurobíte, obmedzí to váš výber miesta konania a vám, žiaľ, zostane akékoľvek miesto, ktoré je k dispozícii. Hosťujúci rečníci a živá zábava tiež robia rezervácie oveľa skôr ako skutočný dátum udalosti. Keď je dátum vašej udalosti zabezpečený, urobte si prieskum a keď sa rozhodnete pre svojho interpreta, ihneď si nechajte podpísať zmluvu.
Organizovanie sa s kontrolný zoznam plánovania udalostí je ďalšou úlohou, ktorú treba okamžite riešiť. Zmapovaním všetkých krokov v procese plánovania udalosti a určením, kedy je potrebné ich dokončiť, a vypracovaním harmonogramu pre každú z nich budete mať cenného sprievodcu, ktorý vám pomôže začať a udržať vás v tom trať. Začať príliš neskoro je jednou z najčastejších chýb pri plánovaní udalostí.
Nekontroluje sa konkurenčné udalosti
Naplánovali ste si niekedy svoju udalosť len preto, aby ste sa dozvedeli – po začatí procesu plánovania a nastavení dátumu udalosti – že v ten istý deň sa koná ďalšia súťažná udalosť? Iba jedna udalosť pritiahne dav, takže neriskujte a držte palce, aby si pozvaní vybrali práve vašu udalosť. Vyhnite sa situácii úplne.
Urobte si náležitú starostlivosť a skontrolujte prípadné konflikty udalostí skôr, než bude príliš neskoro. Pozrite sa na harmonogramy priemyselných stretnutí (veľkých aj malých), blízkosť sviatkov, veľkých športových podujatí a miestnych stretnutí, ktoré môžu spôsobiť zmätok pre tých, ktorí na podujatie idú. Keď sa rozhodnete pre dátum vašej udalosti, dajte vedieť svojim hosťom. Oznámenia „Uložiť dátum“ a „Nadchádzajúce udalosti“ poskytujú záujemcom možnosť označiť si vašu udalosť vo svojich kalendároch.
Nepotvrdzovanie predajcov
A podpísané dodávateľskú zmluvu je právne záväzná zmluva a dáva vám niečo v písomnej forme, aby ste považovali dodávateľa za zodpovedného za služby, ktoré má poskytovať. Nerobí to však pre vás nič v čase udalosti, keď si uvedomíte, že predajca sa nezobrazuje. Táto zmluva v ruke nebude podávať jedlo vašim hladným hosťom ani nedoručí stoly a stoličky do prázdnej tanečnej sály. Potvrďte u každého jedného dodávateľa nie raz, ale dvakrát. Áno, dvakrát. Potvrďte prijatie podpísanej zmluvy v čase, keď obaja súhlasíte s podmienkami. Pred samotnou udalosťou ešte raz potvrďte. Toto nie je konverzácia, ktorú budete mať o podrobnostiach o donáške jedla alebo výzdobe; toto je nasledujúca akcia, konkrétne preto, aby ste sa uistili, že vaša udalosť je stále v ich kalendári.
Predajcovia podujatí rezervujú viacero podujatí a je veľmi ľahké, že sa vaše papiere stratia pri náhodnom miešaní alebo ich nesprávne zaradí niekto iný v spoločnosti. Takže sa uistite, že sa to nestane tak, že im zakrúžkujete späť, aby ste sa prihlásili a potvrdili, že vaša udalosť a podrobnosti týkajúce sa dátumu, času a služieb, ktoré majú byť poskytnuté, sú skutočne v ich pláne. A majte túto zmluvu s predajcom ľahko dostupnú.
Nemať „plán B“
Mať pohotovostný plán je nevyhnutnosťou pre každú udalosť, ale špeciálne pre udalosti, ktoré sa majú konať vonku. Poveternostné podmienky sú nepredvídateľné a ak hrozí, že hurikán, silný vietor alebo búrka s krupobitím zrušia vaše podujatie, majte záložný plán. Dátumy dažďa, alternatívne miesta konania podujatí a upravené plány aktivít sú všetky možnosti, ak sa vaša vonkajšia udalosť – alebo jej časť – musí presunúť do interiéru.
Okrem prípravy na neistoty počasia možno v predstihu riešiť aj iné nezvyčajné okolnosti. Výpadky elektriny je možné znížiť umiestnením generátora na mieste. Prepadové parkovisko je možné presunúť na iné, vopred dohodnuté miesto. Problémy s dostupnosťou hotelovej izby je možné vyriešiť rezervovaním niekoľkých izieb navyše hotelový blok. Zvážte špecifiká vašej udalosti a zamyslite sa nad oblasťami, ktoré sú náchylnejšie na vzniknuté problémy. Plánovaním dopredu a vývojom alternatívnych scenárov sa môžete vyhnúť jednej z najnákladnejších chýb pri plánovaní udalostí.
Nenajímame dostatok pomoci
Pokiaľ ide o najímanie zamestnancov na udalosti, viac je lepšie. Bude vás to stáť viac peňazí, ale môže to zachrániť vašu udalosť. Predstavte si toto: záloha áut čakajúcich na vjazd na parkovisko, zatiaľ čo parkujúci sa zúfalo snažia držať krok. Rad frustrovaných hostí čakajúcich na objednanie nápoja, zatiaľ čo jeden server sa snaží držať krok s dopytom. Pracovníci registrujúci udalosti boli ohromení veľkým počtom hostí, ktorí práve dorazili, takže unavení cestujúci museli príliš dlho čakať na registráciu. Dostanete nápad. Mať po ruke ďalší personál, ktorý vám pomôže v rušných časoch, poskytne dodatočné služby v oblastiach, ktoré to potrebujú, a vyrieši problémy ktoré sa vyskytnú alebo budú vítanou prítomnosťou prichádzajúcich hostí s otázkami, môžu povýšiť vašu udalosť z dobrej udalosti na skvelú udalosť.
Kedy najímanie zamestnancov podujatia, vyhľadajte tých zamestnancov, ktorí majú skúsenosti s typom udalosti, ktorú plánujete. Najímajte iba profesionálnych, vysoko odporúčaných zamestnancov. Poučte ich o tom, o čom je vaša udalosť, o hosťoch, ktorí sa zúčastnia, o vašich očakávaniach a o tom, kto je ich kontaktný bod, ak by mali otázku alebo problém. Zamestnanci podujatí – aj keď ich poskytuje externý predajca – zastupujú vás a vaše podnikanie v oblasti plánovania podujatí. Negatívne stretnutie s personálom eventu zostane v pamäti hosťa aj klienta a dokáže pokaziť aj tie najlepšie naplánované akcie.
