Spisovatelia používajú systém, zvyčajne numerický alebo abecedný, na vedenie papierových alebo elektronických záznamov, vrátane korešpondenciu, potvrdenky, zmluvy a faktúry, aby sa zabezpečilo, že informácie sa dajú ľahko nájsť, keď sú potrebné. Organizujú a ukladajú dokumenty, získavajú údaje a nahrávajú elektronické súbory.
Podľa aktualizácie amerického úradu pre štatistiku práce za rok 2018 približne 110 020 referentov spisov boli zamestnaní v USA Pôsobia v zdravotníctve, sociálnych službách, na akademickej pôde a v rôznych typoch odborných kancelárií, ako sú advokátske kancelárie. Každá organizácia, ktorá vytvára veľké množstvo papierovania alebo elektronických dokumentov, si najíma spisovníkov.
Povinnosti a zodpovednosti spisovne
Podniky, veľké aj malé, majú určené servery, skrine, zásuvky, miestnosti a sklady, kde sú uložené spisy, dokumenty a iné typy informácií. Za údržbu týchto priestorov zodpovedajú spisovníci. Táto práca vo všeobecnosti vyžaduje schopnosť vykonávať nasledujúcu prácu:
- Vyvinúť organizované registračné systémy.
- Vytvárajte, spracovávajte a udržiavajte záznamy súborov.
- Archivujte a získavajte dokumenty pre ostatných zamestnancov.
- Pripravte záznamy na uloženie mimo lokality.
- Udržiavajte protokoly zo spisovne, aby ste mohli sledovať umiestnenie súborov.
- Likvidujte súbory podľa zavedených plánov uchovávania dokumentov.
Okrem správy záznamov organizácie môžu byť referenti povolaní, aby pomáhali v mnohých ďalších oblastiach, vrátane pozdravov návštevníkov; odpovedanie na telefóny a smerovanie hovorov; písanie poznámok, e-mailov a iných typov dokumentov; prepis nahrávok; navrhovanie formulárov; prevádzkové kancelárske vybavenie; a zaobchádzanie s dôvernými materiálmi.
Plat spisovníka
Plat úradníka sa líši v závislosti od skúseností, polohy a schopnosti vykonávať viacero úloh v iných rolách:
- Priemerný ročný plat: 31 700 USD (15,24 USD/hodina)
- Top 10% ročný plat:Viac ako 50 230 USD (24,15 USD/hodinu)
- Spodná 10% ročná mzda: Menej ako 21 390 USD (10,28 USD/hodinu)
Zdroj: Americký úrad pre štatistiku práce, 2018.
Vzdelávanie, školenie a certifikácia
Vzdelávacie štandardy sú pre túto profesiu základom a väčšina školení prebieha v zamestnaní.
- Vzdelávanie: Zvyčajne je potrebný stredoškolský diplom alebo ekvivalent, hoci niektorí ľudia pracujúci ako spisovníci majú vysokoškolské a vyššie vzdelanie. O 11% mať postsekundárne certifikáty.
- Školenie: Niektoré pracovné skúsenosti v podobnej oblasti sú užitočné. Školenie na pracovisku často zahŕňa prácu pod skúsenejším úradníkom na niekoľko týždňov až niekoľko mesiacov.
Zručnosti a kompetencie spisovníka
Práca úradníka si vyžaduje silné organizačné a komunikačné schopnosti, ako aj dôslednú pozornosť k detailom. Spisovateľom sa môže vyžadovať aj občasné ťažké zdvíhanie kartoték a podobne. Medzi ďalšie dôležité zručnosti a schopnosti patria:
- Počítačové a softvérové zručnosti: Pri používaní internetu a aplikácií na spracovanie textu, tabuliek a e-mailov by ste sa mali cítiť pohodlne. Možno budete musieť poznať aj softvér na správu dokumentov, ako je eFileCabinet, alebo úložisko súborov v cloude.
- Schopnosť čítať s porozumením: Hlavná časť tejto pozície zahŕňa odvodenie povahy dokumentu z jeho obsahu a jeho umiestnenie na logické miesto, kde ostatní očakávajú, že ho nájdu.
- Zručnosti v počúvaní:Počúvanie je dôležité pre pochopenie potrieb spolupracovníkov a realizáciu ich požiadaviek a návrhov.
- Schopnosť kritického myslenia: Logické a rozhodovacie schopnosti sú kľúčové pre rýchle triedenie rôznych dokumentov a určenie, čo s nimi robiť.
Pracovný výhľad
Očakáva sa, že zamestnanosť spisovníkov klesne približne o 10% medzi rokmi 2016 a 2026, keď organizácie kombinujú administratívne funkcie, ako je príjem a archivácia, a schopnosť a jednoduchosť používania ukladania technologických údajov neustále rastie.
Pracovné prostredie
Spisovatelia sú zamestnaní v kancelárskom prostredí, kde trávia veľa času preberaním a doručovaním súborov iným zamestnancom alebo sedením pred počítačom. Spisovatelia, ktorí pracujú vo väčšej kancelárii, majú možnosť stretnúť sa a komunikovať s personálom spoločnosti na mnohých úrovniach.
Pracovný rozvrh
Spisovatelia pracujú spravidla v bežných úradných hodinách. Keď je kancelária otvorená pre klientov a iní zamestnanci sú v práci, očakáva sa, že tam bude aj úradník. Keďže objem vytvorených dokumentov môže byť značný, v závislosti od veľkosti a povahy organizácie, úradník pre spisy môže musieť pracovať na plný úväzok, aby udržal krok s tokom. To však neznamená, že nie sú k dispozícii možnosti zdieľania pracovných miest alebo pozícií na čiastočný úväzok. Nadčasy sa vo všeobecnosti nevyžadujú.
Ako získať prácu
OBNOVTE SVOJ ŽIVOT
Pred odoslaním životopisu potenciálnym zamestnávateľom skontrolovať a aktualizovať aby ste sa uistili, že je aktuálny a neobsahuje preklepy a nepresnosti. Ak nemáte životopis ani žiadne pracovné skúsenosti, ktoré by ste mohli uviesť, použite odborné tipy a solídny príklad na vytvorenie víťazného prvého životopisu.
PRIPRAVTE SA NA ROZHOVOR
Pred pohovorom si urobte prieskum spoločnosti a požiadajte priateľa, aby vám pomohol precvičiť si odpovede na niektoré z najbežnejších otázok na pohovore. Čím viac budete cvičiť, tým pohodlnejšie sa budete cítiť, keď budete sedieť oproti náborovému manažérovi.
Porovnanie podobných prác
Ľudia, ktorí majú záujem o prácu v kancelárii, zvažujú aj iné typy kancelárskych prác. Niektoré z týchto pracovných miest si môžu vyžadovať dodatočné vzdelanie a odbornú prípravu. Tu je zoznam podobných pracovných miest spolu s ich priemernými ročnými platmi:
- asistent v administratíve: $38,880
- účtovník: $40,240
- Lekársky prepisovateľ: $34,770
Zdroj: Príručka amerického úradu pre štatistiku práce v zamestnaní, 2018.
