Interní audítori skúmajú činnosti a povinnosti všetkých zamestnancov a oddelení v rámci spoločnosti, aby objavili spôsoby, ako zlepšiť fungovanie organizácie ako celku. Navonok to znie, akoby sa vložili tam, kam nepatria, ale v skutočnosti zohrávajú kľúčovú úlohu pri ochrane a zlepšovaní svojich organizácií.
Zamestnanci sa stretnú s internými auditmi
Väčšina súkromných a verejných korporácií vykonáva pravidelné interné audity, aby sa uistili, že sú na správnej ceste pri plnení cieľov a poslania spoločnosti. Vláda tiež dokončí pravidelné interné audity. A ako prechádzate cez svoje kariéra vo verejnej službe, je veľká šanca, že budete musieť odpovedať na otázky interných audítorov.
V drvivej väčšine prípadov audítori len zbierajú informácie. Môžu sa napríklad snažiť pochopiť, ako vaša časť organizácie funguje.
Pri internom nie je potrebné napínať audítor hovorí s vami. Interní audítori sú profesionáli, ktorí sa len snažia robiť svoju každodennú prácu. Je pravda, že ich práca môže znepríjemniť vám aj ostatným. Určujú slabé miesta v systémoch a odporúčajú nápravné opatrenia.
V konečnom dôsledku však zlepšujú fungovanie svojich organizácií a vaše odpovede na ich otázky sú rozhodujúce, aby sa to stalo. Tu sú tri tipy, ako reagovať na interných audítorov, keď vám zaklopú na dvere.
Odpovedzte úprimne
Interní audítori vedia, keď niečo nesedí. Nedávajte im dôvod pochybovať o vašej dôveryhodnosti tým, že sú niečo menej ako úplne úprimný.
Ak nepoznáte odpoveď na otázku, nesnažte sa cez ňu blafovať. Keď nájdu skutočnú odpoveď, skončíte tak, že budete vyzerať hlúpo. Oveľa lepšia voľba je jednoducho povedať, že nepoznáte odpoveď. Ak je to niečo, čo pre nich môžete preskúmať, ponúknite im, že to urobíte. Možno vás prijmú ponuky, alebo už môžu mať nejaké nápady, ako získať odpoveď.
Keď si myslíte, že interným audítorom sa vaša odpoveď nemusí páčiť, neváhajte odpovedať. Chcú veciam rozumieť tak, ako v skutočnosti existujú, takže aj keď vaša odpoveď nie je to, čo im uľahčí prácu alebo to, čo očakávajú, že budú počuť, potrebujú poznať pravdu.
Predpokladajme, že nevedia nič o vašej oblasti odbornosti
Interní audítori sú zvyčajne ostrí ľudia, ale nemôžu byť odborníkmi na všetko. Niektorí zameriavajú svoje odborné školenie a prácu na konkrétne aspekty interného auditu, ako sú informačné systémy alebo financie, ale nepredpokladajú, že poznajú vašu oblasť odbornosti.
Znie to ako samozrejmosť, ale pri popise procesov je ľahké skĺznuť k používaniu žargónu alebo preskakovaniu krokov. To, čo je pre vás bezmyšlienkové konanie, pravdepodobne nie je pre interného audítora, ktorý sa snaží pochopiť vaše obchodné procesy. Zamyslite sa nad každou akciou, ktorú podniknete. Niečo, čo sa vám môže zdať ako jeden krok, môže byť niekoľko krokov, ktoré ste si v mysli spojili počas rokov opakovania.
Aj keď sa vám konverzácia zdá únavná a príliš jednoduchá, pamätajte, že interní audítori sa snažia rozdeliť procesy do najmenších činností. Až potom môžu zistiť, kde sa procesy môžu pokaziť.
Spojte ich
Interní audítori nielen dekonštruujú procesy do najmenších kúskov, ale hľadajú aj vzájomnú prepojenosť medzi ľuďmi a procesmi. Hľadajú všetkých ľudí zapojených do procesu, aby zistili, kto musí byť zapojený, kto nie je zapojený, ale musí byť, ako títo ľudia interagujú a či sú zavedené dostatočné kontroly na predchádzanie podvodom, plytvaniu alebo zneužívaniu alebo ich zachytávanie.
Pri odpovediach interným audítorom poukazujte na to, kde vy a vaše procesy interagujete s ostatnými a ich procesmi. Takéto prepojenie bodov im dáva jasnejší obraz o tom, ako organizácia funguje ako celok. Takéto informácie tiež poskytujú interným audítorom návod na to, s kým hovoriť a kde môžu nájsť dodatočné informácie.
