Projektový plán je vyvrcholením starostlivého plánovania a projektový manažér. Je to hlavný dokument, ktorý riadi, ako bude projekt prebiehať, podľa zámerov manažéra pre každý kľúčový aspekt projektu. Hoci sa projektové plány v jednotlivých spoločnostiach líšia, existuje desať kritických prvkov alebo krokov, ktoré by mali byť zahrnuté do efektívneho plánu projektu, aby sa predišlo zmätkom a nútenej improvizácii počas realizácie projektu fáza.
Ciele projektu
Ciele projektu sú definované v a projektová charta, ale mali by byť zahrnuté aj v pláne projektu, aby sa ďalej vysvetlili ciele projektu alebo aby sa charta zahrnula ako príloha. Bez ohľadu na to, ako sa projektový manažér rozhodne začleniť ciele do plánu projektu, dôležité je zachovať a jasné prepojenie medzi projektovou chartou – prvým kľúčovým dokumentom projektu – a druhým kľúčovým dokumentom projektu, jeho projektom plánovať.
Rozsah projektu
Rovnako ako ciele projektu, rozsah je definovaný v charte a mal by byť ďalej spresnený v pláne projektu projektovým manažérom. Definovaním rozsahu môže projektový manažér začať ukazovať, ako bude na konci vyzerať cieľ projektu alebo hotový produkt. Ak rozsah nie je definovaný, môže sa v priebehu projektu rozšíriť a viesť k prekročeniu nákladov a zmeškaným termínom.
Ak napríklad vediete marketingový tím na vytvorenie brožúry o produktovom rade spoločnosti, mali by ste uviesť, koľko strán to bude a uviesť príklady, ako by mohol hotový výrobok pozri.
Pre niektorých členov tímu môže brožúra znamenať dve strany, zatiaľ čo iní môžu považovať desať strán za adekvátnych. Definovanie rozsahu môže na začiatku dostať celý tím na rovnakú stránku.
Míľniky a hlavné dodávky
Kľúčové úspechy projektu sa nazývajú míľniky a kľúčové pracovné produkty sa nazývajú hlavné výstupy. Obaja predstavujú veľké zložky práce na projekte. Projektový plán by mal identifikovať tieto položky, definovať ich a stanoviť termíny ich dokončenia.
Ak organizácia prevezme projekt na vývoj nového softvéru, hlavnými výstupmi môžu byť konečný zoznam obchodných požiadaviek a spôsob ich implementácie.
V nadväznosti na to by projekt mohol mať míľniky pre dokončenie návrhu, testovanie systému, testovanie akceptácie používateľom a dátum uvedenia softvéru na trh. S týmito míľnikmi sú spojené pracovné produkty, ale viac sa týkajú procesov ako samotných produktov.
Míľniky a hlavné termíny dodávok nemusia byť presné dátumy, ale čím presnejšie, tým lepšie. Presné dátumy pomáhajú projektovým manažérom presnejšie rozčleniť pracovné štruktúry.
V tejto fáze plánu vytvoríte míľniky, aby ste mohli vziať veľké alebo vysokoúrovňové výstupy a rozdeliť ich na malé výstupy, ktoré môžu byť načrtnuté v ďalšom kroku.
Štruktúra rozpisu práce
Štruktúra rozpisu práce (WBS) dekonštruuje míľniky a hlavné výstupy v projekte na menšie časti, takže zodpovednosť za každý aspekt môže byť pridelená jedna osoba. Pri vývoji štruktúry rozpisu práce projektový manažér zohľadňuje mnohé faktory, ako sú silné stránky a slabé stránky členov projektového tímu, vzájomné závislosti medzi úlohami, dostupnými zdrojmi a celkovým projektom Konečný termín.
Projektoví manažéri sú v konečnom dôsledku zodpovední za úspech projektu, ale nemôžu robiť prácu sami. WBS je nástroj, ktorý projektový manažér používa na zabezpečenie zodpovednosti za projekt, pretože informuje sponzora projektu, členov projektového tímu a zainteresované strany, ktorí sú za čo zodpovední. Ak má projektový manažér obavy z úlohy, presne vie, s kým sa má v súvislosti s touto úlohou stretnúť.
Rozpočet
A rozpočet projektu ukazuje, koľko peňazí je vyčlenených na dokončenie projektu. Projektový manažér je zodpovedný za primerané rozptýlenie týchto zdrojov. V prípade projektu, ktorý má dodávateľov, projektový manažér zaisťuje, že dodávky sú dokončené podľa zmluvných podmienok, pričom osobitnú pozornosť venuje kvalite. Niektoré rozpočty projektov sú prepojené s plánom ľudských zdrojov.
Je dôležité stanoviť náklady na každý míľnik a výstup tak, že sa pozriete na to, koľko času je potrebné a koľko práce je potrebných na dokončenie úloh. Náklady na projekt sú viazané na to, ako dlho projekt trvá, čo sa vracia k rozsahu projektu. Rozsah, míľniky, úlohy a rozpočet musia byť zosúladené a realistické.
Plán ľudských zdrojov
The plán ľudských zdrojov ukazuje, ako bude projekt personálne obsadený. Niekedy známy ako personálny plán, plán ľudských zdrojov definuje, kto bude v projektovom tíme a koľko času sa od každého jednotlivca očakáva. Pri príprave tohto plánu projektový manažér rokuje s členmi tímu a ich nadriadenými o tom, koľko času môže každý člen tímu venovať projektu. Ak je na konzultácie o projekte potrebný ďalší personál, ktorý je však súčasťou projektového tímu, je to tiež zdokumentované v personálnom pláne. Opäť sa konzultuje s príslušnými dozornými orgánmi.
Plán riadenia rizík
Na projekte sa môže pokaziť veľa vecí. Aj keď je predvídať každú možnú katastrofu alebo menšie čkanie náročné, dá sa predvídať veľa nástrah. V pláne riadenia rizík projektový manažér identifikuje riziká pre projektpravdepodobnosť, že tieto scenáre nastanú, a stratégie na ich zmiernenie. Na formulovanie tohto plánu potrebuje projektový manažér vstupy od sponzora projektu, projektového tímu, zainteresovaných strán a interných odborníkov.
Pri rizikách, ktoré sa pravdepodobne vyskytnú alebo s ktorými sú spojené vysoké náklady, sa zavádzajú stratégie zmierňovania. Riziká, ktoré sa pravdepodobne nevyskytnú, a tie, ktoré majú nízke náklady, sú uvedené v pláne, aj keď nemajú stratégie na ich zmierňovanie.
komunikačný plán
Komunikačný plán načrtáva, ako bude projekt komunikovaný rôznym publikám. Podobne ako štruktúra rozpisu práce, aj komunikačný plán prideľuje zodpovednosť za dokončenie každého komponentu členovi projektového tímu.
V tomto kroku je dôležité načrtnúť, ako sa budú problémy komunikovať a riešiť v rámci tímu a ako často sa bude komunikovať s tímom a zainteresovanými stranami alebo šéfom. Každá správa má určené publikum. Komunikačný plán pomáha projektovým manažérom zabezpečiť, aby sa správne informácie dostali k správnym ľuďom v správnom čase.
Plán manažmentu zainteresovaných strán
A plán riadenia zainteresovaných strán identifikuje, ako sa v projekte využijú zainteresované strany. Niekedy zainteresované strany potrebujú iba prijímať informácie. O to sa dá postarať v komunikačnom pláne. Ak je od zainteresovaných strán potrebné viac, v pláne riadenia zainteresovaných strán sa uvádza, ako sa to dá získať.
Plán riadenia zmien
Plán riadenia zmien stanovuje rámec na vykonávanie zmien v projekte. Hoci projektoví manažéri majú tendenciu vyhnúť sa zmenám v projekte, niekedy sa im nedá vyhnúť. Plán riadenia zmien poskytuje protokoly a procesy na vykonávanie zmien. Pre zodpovednosť a transparentnosť je dôležité, aby sponzori projektu, projektoví manažéri a členovia projektového tímu dodržiavali plán riadenia zmien.
