Či už len začínate v podnikanie v oblasti plánovania udalostí alebo ste skúseným plánovačom udalostí, je pravdepodobné, že poznáte kontrolný zoznam plánovania udalostí alebo ste naň aspoň počuli odkazovať sa naň počas kurzu plánovania udalostí alebo stretnutia v odbore. Má to svoj dôvod. Kontrolný zoznam plánovania udalostí je najlepším priateľom plánovača, neoceniteľným nástrojom na úspešné riadenie vašich udalostí.
Poznámka: Kontrolný zoznam plánovania udalostí je známy aj ako plán spätnej práce alebo kritická cesta.
Plánovanie akcie je všetko o plánovaní. Dokonca aj ten najkreatívnejší nápad na udalosť zlyhá, ak nie je dobre naplánovaný a zrealizovaný. Tu prichádza kontrolný zoznam udalostí. Je to váš sprievodca, ako zostať organizovaný a podľa plánu – alebo v predstihu – pri žonglovaní s nespočetným množstvom povinností a najrôznejších detailov pri plánovaní úspešného podujatia. A je to užitočné najmä pri správe viacerých udalostí. Zabudnutie na jednu malú úlohu alebo oneskorenie v jednom termíne môže mať za následok dominový efekt: ďalšie zdanlivo nesúvisiace aspekty vašej udalosti sa môžu začať rozpadať, jeden po druhom.
Nespoliehajte sa teda na svoju pamäť, lepiace papieriky alebo čmáranice na bloku, aby vaše podnikanie v oblasti plánovania udalostí fungovalo hladko. Naučte sa zostaviť efektívny kontrolný zoznam na plánovanie udalostí a čoskoro sa stane vaším novým najlepším priateľom.
Predtým ako začneš
Ak chcete začať, vyčistite zo svojho plánu nejaký čas, aby ste sa mohli sústrediť na udalosť, ktorú plánujete. Ďalej si vyčistite myseľ. vážne. Žiadne pozeranie do telefónu alebo odpovedanie na email. Musíte si predstaviť túto udalosť od začiatku do konca bez prerušenia alebo rozptýlenia, aby ste mohli efektívne naplánovať všetky úlohy, ktoré musíte dokončiť.
Pripraviť sa
Zamyslite sa nad udalosťou, ktorú plánujete, a zapíšte si všetky potvrdené údaje: meno klienta a kontaktné údaje, dátum konania, miesto, počet účastníkov atď. Vytiahnite kalendár a označte dátum udalosti v tomto kalendári tučným písmom. Zhromaždite akékoľvek ďalšie relevantné materiály – fotografie miesto konania, zoznam stravníkov kontaktovať – ktoré sú súčasťou tohto podujatia.
Choďte dozadu
Spôsob, ako začať písať kontrolný zoznam plánovania udalostí, je pracovať dozadu.
Hostia prežívajú podujatie ako jednodňové alebo viacdňové stretnutie so všetkým, čo sa deje naraz. Ako živé vystúpenie, ktoré sa objaví na javisku a je krásne prevedené. Plánovači udalostí vnímajú udalosti ako sériu menších udalostí, ktoré do seba zapadajú ako kúsky skladačky, aby vyvrcholili záverečnou udalosťou. Ako plánovači teda začíname od začiatku. Čo je niekoľko týždňov alebo mesiacov predtým, ako sa udeje skutočná udalosť.
Začnite na Počiatku
Keď sa rozhodujete, kde začať s písaním kontrolného zoznamu plánovania udalostí, myslite na položenie pevných základov pre vaše podujatie. Pred výberom farebných schém a objednaním kvetov musíte zvládnuť základy. Od podpisu zmlúv až po vyjednávanie bloku miestností, všetko musí byť napísané na vašom kontrolnom zozname, bez ohľadu na to, aký veľký alebo malý je. Kľúčom je najprv sa postarať o všetky úlohy, ktoré je možné dokončiť vopred, aby ste mali v pláne viac času na úlohy, ktoré sa vyskytnú bližšie k dátumu udalosti.
Niekoľko príkladov položiek, ktoré môžete zahrnúť do kontrolného zoznamu plánovača udalostí:
- Podpísať zmluvy (s klientom, miestom, predajcom atď.).
- Potvrďte dátum a čas s miestom konania
- Prenájom zábavy (kapela, reproduktor atď.)
- Bezpečný hotelový blok
- Poštové pozvánky
- Vyberte ponuku
- Najmite si čašníkov
- Potvrďte počet hostí
- Návod na stránku
- Potvrďte nastavenie miestnosti
Povoliť čas navyše
S každou položkou na vašom kontrolnom zozname udalosti pridajte čas navyše. Ak je dátum skutočnej odoslania pozvánok 15. marec, vložte položku do zoznamu, aby boli pozvánky pripravené na odoslanie 8. marca, týždeň vopred. To vám dáva nejaký čas navyše, ak by sa niečo pokazilo s pozvánkami alebo ak meškate s plánom z iného dôvodu.
Zahrňte pripomienky do svojho kontrolného zoznamu
Nestačí napísať do kontrolného zoznamu „podpísať zmluvu s dodávateľom jedla“ a po vyplnení začiarknuť políčko. Budete sa musieť uistiť, že dodávateľ stravy dostal kópiu zmluvy a vrátil vám podpísanú kópiu. Takže pre každú veľkú položku, ktorú pridáte do svojho kontrolného zoznamu, zahrňte pripomienku. Napríklad: „Nasledujte s dodávateľom catering re: zmluva.“ Pridajte ďalšie, neskoršie pripomenutie, ktoré znie: „Prijatá podpísaná zmluva z cateringu.” Nie je nezvyčajné, že sa pustíte do úlohy a považujete ju za splnenú, keď bola skutočne dokončená len na vás strane.
