Musíte starostlivo zdokumentovať prepravné opatrenia, ktoré urobíte pre svojho medzinárodného zákazníka. Chceš svoje exportný predaj byť úplný úspech, a toto je kritická fáza. Dokumentácia pre transakciu má rovnaký vzor ako pre domáci predaj. Keď predávate svoje miniaplikácie (alebo ako v tomto prípade „kefy na vlasy’) svojim zákazníkom v celom meste, fakturujete im, však? To je miesto, kde začnete so svojím zahraničným zákazníkom. Niekedy bude mať váš lokálny zákazník špeciálne požiadavky na objednávku, ako napríklad baliaci list alebo špecifikované vonkajšie označenia na každom dodanom obale. Vaša exportná transakcia bude mať tiež špeciálne požiadavky na dokumentáciu. Tieto sa budú líšiť v závislosti od krajiny určenia a typu odosielaného tovaru.
Ak ste vybrali a špeditér alebo logistická spoločnosť, ktorá má históriu zasielania vášho typu produktu, mali by mať pravdu o aktuálnych požiadavkách na dokumentáciu.
Napríklad stará Vývozná deklarácia odosielateľa (SED), teraz nazývaná Elektronické informácie o vývoze (EEI), zostavuje štatistiky vývozu USA a presadzuje zákony USA o vývoze. EEI sa musí podávať so zásielkami z USA, Portorika alebo Amerických Panenských ostrovov do zámorských destinácií; medzi USA a Portorikom; a z USA alebo Portorika na Americké Panenské ostrovy. Nie všetky zásielky potrebujú EEI. Preto príde vhod špeditér, ktorý vám vie podľa toho poradiť.
Ak má napríklad zásielka tovaru hodnotu vyššiu ako 2 500 USD a je odoslaná od toho istého vývozcu tomu istému príjemcovi v ten istý deň, bude potrebné podať EEI. Alebo ak zásielka bez ohľadu na hodnotu vyžaduje povolenie alebo vývoznú licenciu, budete musieť podať EEI.
Čo sa môže pokaziť pri vytváraní exportnej dokumentácie
Ak nie ste všímaví, veľa. Všímavý znamená, že možno nemáte vedomosti o pravidlách a nariadeniach a nie ste dostatočne opatrní (napr. preklepy alebo zadanie informácií je umiestnené v nesprávnych políčkach). Spoločnosť Shipping Solutions prišla so šiestimi vecami, ktoré sa môžu pri vytváraní exportných dokumentov pokaziť. Tu je pohľad na ich zoznam, ale odporúčame vám navštíviť stránku a preskúmať každý bod podrobnejšie.
- Nesprávny kontakt, informácie o balení a platbe.
- Nesprávna klasifikácia tovaru.
- Nesprávna hodnota.
- Nesprávny popis produktu.
- Nesprávna osoba vypĺňa nebezpečné formuláre.
- Nesprávny predpoklad, že váš tovar má nárok na zvýhodnené sadzby.
Bez ohľadu na to, vždy prevezmite iniciatívu a položte veľa otázok svojmu špeditérovi alebo logistickej spoločnosti. Využite ich odborné znalosti vo svoj prospech, aby ste neurobili žiadnu z nákladných chýb uvedených vyššie.
Deväťkrát z desiatich budete na dokončenie vývozného predaja potrebovať tieto základné dokumenty:
- Obchodná faktúra ("Ako pripraviť obchodnú faktúru").
- Baliaci zoznam.
- Osvedčenie o pôvode (ako je uvedené a tam, kde je to vhodné – "Osvedčenie o krajine pôvodu").
- Tri (3) pôvodné oceány alebo vzduch nákladné listy, a kópie.
- Platobný nástroj ("Faktory, ktoré je potrebné zvážiť pri výbere spôsobu platby za export"). Vaše dodacie podmienky ovplyvňujú, ako a kedy dostanete zaplatené. Incoterms vás, keď prechádza riziko, a ako sa náklady rozdeľujú medzi predávajúceho a kupujúceho.
- Ďalšie dôležité, relevantné dokumenty požadované pre niektoré destinácie a niektoré komodity: kópiu proforma faktúry, inšpekčný certifikát, konzulárna faktúra, importovať alebo vývozná licencia, potvrdenie o poistení, dokovacie a skladové potvrdenky, osvedčenie o zdravotnej prehliadke a osvedčenie odosielateľa IATA pre predmety bez obmedzenia alebo pre nebezpečný tovar.
UPS napríklad ponúka rôzne formulárov (napr. obchodná faktúra, baliaci list, osvedčenie o pôvode NAFTA, osvedčenie o pôvode v USA a elektronické informácie o vývoze) pre medzinárodné zásielky.
Každý dokument tu na tejto stránke časom dôkladne skontrolujeme, aby ste sa pri jeho príprave cítili pohodlne. K dispozícii sú softvérové programy, ktoré vykonajú vaše exportné dokumenty elektronicky. Ako bude vaša firma rásť, môžete zvážiť inštaláciu jedného alebo dokonca použitie sofistikovanéhologistiky spoločnosť, ktorá túto funkciu ponúka ako súčasť svojich celosvetových služieb.
