Uvítací list pre nového zákazníka je cennou súčasťou získavania nových klientov, najmä ak sa vaša firma zameriava na osobné vzťahy. Nájdite si čas na napísanie nového uvítací list zákazníka má mnoho výhod, z ktorých niektoré sú:
- Ukážte svojim zákazníkom, že si ceníte ich podnikanie
- Oficiálne predstavenie vašej spoločnosti novým zákazníkom
- Uistenie nových zákazníkov, že sa pri výbere vašej spoločnosti rozhodli správne
- Poskytovanie dôležitých kontaktných informácií
Uvítací list pre nového zákazníka sa dá pomerne jednoducho vygenerovať a novému obchodnému vzťahu dodáva osobný kontakt.
Firemný hlavičkový papier
Váš uvítací list pre nového zákazníka by mal byť vytlačený na hlavičkovom papieri vašej spoločnosti alebo by mal obsahovať aspoň vaše kontaktné informácie.
Profesionálny hlavičkový papier so značkou vašej spoločnosti je vynikajúci spôsob, ako posilniť vašu značku prostredníctvom uvítacích listov a všetkej komunikácie s klientmi. Ak však nemáte hlavičkový papier pre uvítací list nového zákazníka, mali by ste uviesť:
- Meno spoločnosti
- Spiatočná adresa
- Telefónne číslo
- Emailová adresa
Môžete tiež uviesť faxové číslo, webovú stránku spoločnosti a akékoľvek iné spôsoby kontaktovania, ktoré máte k dispozícii.
Dátum a adresa príjemcu
Začiatok vášho uvítacieho listu by mal obsahovať dátum listu a poštovú adresu príjemcu, všetko zarovnané na ľavý okraj.
Pole s adresou príjemcu by malo zvyčajne obsahovať:
- Celé meno (s predponou)
- Názov
- Spoločnosť
- Mailová adresa
Pozdravujem
V tejto časti vášho nového zákazníckeho listu zvyčajne pozdravíte príjemcu menom, za ktorým nasleduje čiarka alebo dvojbodka.
Či pozdravíte príjemcu jeho krstným menom (napr. Jane), alebo formálnejšie, predponou a priezviskom (t. j. Vážená pani Doeová), závisí od vášho vzťah so zákazníkom. Vo všeobecnosti, keďže ide o formálny list, mali by ste byť formálny s každým klientom bez ohľadu na váš vzťah.
Uvítacia správa
Úvodná veta listu nasleduje po pozdrave a mala by obsahovať uvítaciu správu pre zákazníka.
Tu je príklad úvodnej vety v uvítacom liste nového zákazníka:
V mene celého personálu Smith Consulting by som rád využil túto príležitosť a privítal vás ako nového zákazníka. Sme nadšení, že ste s nami.
Predstavenie spoločnosti
Telo vášho uvítacieho listu pre nového zákazníka by malo obsahovať predstavenie vašej spoločnosti, ako aj zopakovanie vašich schopností.
Tu je príklad predstavenia spoločnosti:
V Smith Consulting sme hrdí na to, že našim zákazníkom ponúkame pohotové, kompetentné a vynikajúce služby. Naši zákazníci sú najdôležitejšou súčasťou nášho podnikania a neúnavne pracujeme na tom, aby sme zabezpečili vašu úplnú spokojnosť, teraz a tak dlho, ako ste našim zákazníkom.
V tejto časti sa tiež budete chcieť predstaviť a dať zákazníkovi vedieť, akú úlohu budete zohrávať v jeho styku s vašou spoločnosťou.
Tu je príklad osobného úvodu:
S radosťou vám tiež oznamujem, že budem vašou primárnou kontaktnou osobou v spoločnosti a odporúčam vám, aby ste sa na mňa kedykoľvek obrátili so svojimi otázkami, komentármi a spätnou väzbou.
Kontaktné informácie
Jednou z najdôležitejších častí tohto listu je časť, ktorá obsahuje rôzne ďalšie kontakty, ktoré môžu vo vašej spoločnosti potrebovať, a spôsoby, ako ich kontaktovať. Táto časť vášho uvítacieho listu by mala uvádzať, ako a kedy vás môže váš zákazník kontaktovať, keď má otázky alebo obavy.
Ubezpečenie
Táto posledná časť vášho uvítacieho listu pre nového zákazníka by mala zákazníkovi ešte raz poďakovať za jeho podnikanie, posilnite svoj záväzok voči nim a dajte im vedieť, že ste pripravení urobiť čokoľvek, aby ste zabezpečili ich potreby sú splnené.
Myšlienkou je uzavrieť list pozitívne a nechať svojho nového zákazníka cítiť sa vítaný, oceňovaný a dôležitý.
Tu je príklad poslednej vety vášho uvítacieho listu pre nového zákazníka:
Jane, ešte raz vám ďakujem, že ste spoločnosti Smith Consulting zverili vaše najdôležitejšie obchodné potreby. Je nám cťou vám slúžiť.
Zatváranie
Uzávierka vášho uvítacieho listu pre nového zákazníka obsahuje uznanie (s pozdravom, pozdravom, úprimne atď.), váš písomný podpis a vaše meno a titul.
Na prispôsobenie listu je dôležité vždy uviesť svoj skutočný podpis a nie počítačom vygenerovaný podpis alebo pečiatku. Váš podpis by mal byť medzi valedikciou a vaším menom, takže preň budete chcieť nechať niekoľko miest navyše.
