Na číslach záleží, keď vediete úspešný cateringový podnik. Ak ste novým používateľom plánovanie akcie, možno vás toto zistenie prekvapí, no faktom je, že svetom gastronómie sa výrazne riadia čísla.
Počty hostí, veľkosti porcií a dátum doručenia – to všetko ovplyvňuje ziskovosť stravovacích služieb a aj malé zmeny v počte môžu znamenať veľký rozdiel, pokiaľ ide o podávanie večere stovkám hostia.
Kvôli tomu všetkému potrebujú plánovači stretnutí pevne pochopiť čísla cateringu, aby zabezpečili kvalitu potravín a vyhli sa sankčným poplatkom.
Odhadovaný počet
Je to počet hostí, okolo ktorých na začiatku staviate svoje projekcie udalostí. S odhadovaným počtom neexistuje žiadna skutočná povinnosť, pretože ide skôr o „pracovné číslo“, ktoré sa používa na odhad nákladov a personálnych potrieb. Tieto čísla budú tiež riadiť výber miesta konania a možno aj štýl služieb, ktorý si vyberiete.
Očakávaný počet
Predpokladaný počet sa predkladá dva alebo tri týždne pred podujatím. Predstavuje presnejší počet očakávaných hostí a je zmluvne viazaný na konečný počet.
Každá stravovacia prevádzka má pravidlá pre očakávané počty, ale vo všeobecnosti by sa nemali odchyľovať o viac ako 15 % konečného počtu.
Konečný počet alebo zaručený počet
Váš konečný počet je počet jedál pre hostí, za ktoré zaplatíte. Predstavuje tiež počet prestierania a veľkosť cateringového tímu pre danú miestnosť.
Akékoľvek zmeny vykonané na tomto čísle po dátume splatnosti môžu byť spojené so sankciami alebo poplatkami z omeškania. Preto je dôležité, aby plánovač stanovil dátum RSVP, ktorý spadá pred termín záruky.
Percento poklesu
Existujú dva uhly poklesu percent. Prvú vypočíta catering, aby zistil, koľko z vášho konečného počtu kleslo oproti očakávanému počtu. Ak je toto percento príliš vysoké (nad 20 %), môže byť vydaný sankčný poplatok na pokrytie výdavkov súvisiacich s personálnym zabezpečením a objednávkami dodávok.
Plánovači používajú percentá poklesu, aby odhadli, koľko „no-show“ možno očakávať. Miera poklesu o 2 % je približne priemerná pre platené podujatia alebo podujatia so vstupenkami. Tento priemer sa môže vyšplhať až nad 5 % v prípade podujatí, ktoré sú bezplatné. Ako si viete predstaviť, účastníci sú s väčšou pravdepodobnosťou sa prejavia keď majú peniaze investované do akcie.
Stravovacie lístky
Niektorí plánovači ponúkajú viac ako jeden vstup pri formálnych jedlách, čo vytvára ďalšiu požiadavku na výpočet. Hotely a banketové centrá nechcú zostať pri hádaní, koľko hostí si vyberie steak alebo kuracie mäso, takže je na plánovačoch, aby získali presné počty každého výberu prostredníctvom svojho systému RSVP.
V deň podujatia by mal každý účastník dostať farebnú jedálnu kartu, ktorú si môže položiť na stôl, aby servery automaticky vedeli, ktoré jedlo si objednali.
Nápojové lístky
Organizátori podujatí môžu využiť nápojové lístky kontrolovať náklady prevádzkovania otvoreného baru. Dosahuje sa to tak, že každému hosťovi pri registrácii poskytnete jeden alebo dva nápojové lístky. Barman akceptuje vstupenky výmenou za drink. Hostia, ktorí sa rozhodnú piť nad rámec povolených vstupeniek, môžu platiť v hotovosti.
Jedna vec, ktorú je potrebné poznamenať o nápojových lístkoch, je, že miesto konania vám bude účtovať nápoj s najvyššou cenou za lístok. Z tohto dôvodu má zmysel používať tento systém s pivom a vínom alebo domácim barom, pretože výbery budú cenovo bližšie k sebe.
Pracujte so systémom
V konečnom dôsledku je na plánovači udalostí, aby poskytol presné počty oddeleniu stravovania. Tí plánovači, ktorí ignorujú zásady a termíny vydané ich poskytovateľmi, môžu nakoniec zaplatiť viac, ako by mali vo forme pokút a iných poplatkov.
Najlepší spôsob, ako sa tomu vyhnúť, je prečítať si pravidlá stravovania pred plánovaním podujatia. Jedno jednoduché pravidlo vám pomôže vybrať si najvhodnejšie dátumy a náklady, ktoré prenesiete na hostí.
