Analýza práce je proces používaný na zhromažďovanie informácií o povinnostiach, zodpovednostiach, potrebných zručnostiach, výsledkoch a pracovné prostredie konkrétneho zamestnania. Na zostavenie potrebujete čo najviac údajov a popis práce, čo je častý výstupný výsledok analýzy práce.
Ak vám chýbajú dôležité informácie, mohli by ste zamestnanca zaplatiť nesprávne, a tak podporiť nespokojnosť a nešťastie zamestnancov. Alebo by ste mohli neúmyselne najať zamestnanca, ktorému chýbajú základné zručnosti potrebné na výkon práce.
Analýza práce delí zodpovednosti úlohy na základné funkcie potrebné na úspešné vykonanie úlohy. Analýza práce je užitočná pri poskytovaní prehľadu základných požiadaviek na akúkoľvek pozíciu.
Medzi ďalšie výsledky analýzy zamestnania patria:
- vytváranie plánov náboru a prijímania zamestnancov,
- pozície a inzeráty, a
- plánovanie rozvoja výkonnosti v rámci vášho systém riadenia výkonnosti.
Analýza práce je užitočný nástroj, ktorý môžete použiť na naplnenie ktoréhokoľvek z týchto procesov pre úspech v zamestnaní.
Ako vykonať analýzu práce
Niektoré činnosti vám pomôžu vytvoriť úspešnú analýzu práce. Analýza práce môže zahŕňať nasledujúce činnosti:
1. Preskúmanie pracovných povinností súčasných zamestnancov.
Je dôležité, aby ste sa opýtali skutočných zamestnancov, ktorí vykonávajú prácu, čo robia každý deň v práci. HR a manažment (najmä vrcholový manažment) často nemajú predstavu o tom, čo zahŕňa každodenné funkcie akejkoľvek konkrétnej práce. Môžu vidieť výstup, ale netušia, aké pracovné činnosti a správanie sa týkajú zamestnanca, ktorý ho produkuje.
Ak budete požiadaní, aby ste uviedli zoznam svojich aktuálnych zodpovedností za analýzu práce, dôsledne dbajte na informácie, ktoré poskytnete. Nehovorte len, že „vytvárate mesačné správy“. Povedzme, že „zhromažďujete údaje zo šiestich rôznych oddelení, skontrolujete presnosť údajov pomocou prispôsobeného prístupového nástroja ktoré som vytvoril a udržiavam, atď, atď, atď.“ Ak vynecháte podrobnosti, môžu si myslieť, že váš prehľad generuje tlačidlo, ktoré stlačíte raz za mesiac produkovať.
Uistite sa, že ste dostatočne podrobne opísali svoje každodenné povinnosti, aby vaša organizácia mohla najať kvalifikovaného nového zamestnanca, ktorý je schopný vykonávať prácu správne.
2. Vykonávanie internetového prieskumu a prezeranie vzorových popisov úloh online alebo offline, ktoré zvýrazňujú podobné pracovné miesta.
Aj keď nikdy nechcete kopírovať popis práce inej spoločnosti, pri písaní vlastných popisov práce vám pomôže pozrieť si niekoľko.
Vzorové popisy pracovných pozícií nájdete vyhľadaním „[Job Title] Sample Description“ alebo si môžete pozrieť pracovné ponuky pre pozície, ktoré spoločnosti práve prijímajú. Môžete sa tiež pozrieť na LinkedIn a zistiť, ako ľudia opisujú svoje úspechy v práci.
Môžete si tiež pozrieť popisy úloh, ktoré sú uvedené na stránkach ako Salary.com alebo Payscale.com. Všetko toto vyhľadávanie vám môže pomôcť zistiť, ako formulovať analýzu práce a pripomenúť vám úlohy a povinnosti, na ktoré ste možno zabudli.
3. Analýza pracovných povinností, úloh a zodpovedností, ktoré musí zamestnanec na pozícii splniť.
Nie každá práca vo firme je optimalizovaná. Môžete nájsť nesplnené povinnosti alebo dôležité projekty, ktoré by ste mali presunúť z jedného oddelenia do druhého. Možno objavíte úlohy, ktoré by iná práca zvládla úspešnejšie a ľahšie.
Keď robíte analýzu práce, nezabudnite sa pozrieť na potreby spoločnosti a na akúkoľvek nepridelenú alebo nelogickú zodpovednosť. Potom spolupracujte s vedením, aby ste k správnej analýze úlohy pridali správne úlohy.
4. Prieskum a zdieľanie s inými spoločnosťami, ktoré majú podobné pracovné pozície.
Niekedy sa spoločnosti s radosťou podelia o informácie o ich popise práce. Existujú aj spoločnosti zaoberajúce sa prieskumom miezd, kde môžete priradiť svoje pracovné miesta k ich popisu a zdieľať informácie o platoch. Môžu vám však tiež pomôcť zistiť, čo zahrnúť do vlastného popisu práce.
5. Vyjadrite najdôležitejšie výsledky alebo príspevky potrebné z pozície.
Niekedy sa tak zapletiete do úloh, že ste sa zabudli pozrieť na potrebné výsledky. Napríklad, ak je potrebná správa, všetko zhromažďovanie a audit údajov je bez konečnej analýzy a správy bezcenné.
Niekedy môžete identifikovať diery vo vašej organizácii a nájsť spôsob, ako ich vyplniť vykonaním pracovných analýz. Žiadnemu zamestnancovi nie sú pridelené úlohy, ktoré treba urobiť napr. Alebo jedna práca má viac úloh, ako by mohol splniť ktorýkoľvek človek.
Čím viac informácií dokážete získať, tým ľahšie ich nájdete skutočné písanie popisu práce. O pekný jazyk sa báť nemusíte. Viac ako čokoľvek iné chcete funkčný popis práce. Uistite sa, že je to jasné a stručné. Položte si otázku: „Keby si toto prečítal niekto iný, vedel by, čo ten človek v tejto pozícii skutočne robí?
Spodný riadok
Neodkladajte písanie popisov práce. Zistíte, že sú neoceniteľné, keď sa pozriete na plat a odmeny pri prijímaní do zamestnania a povyšovaní a pri hodnotení, či práca spĺňa alebo nespĺňa podmienky na oslobodenie od nadčasov. Sú efektívnym nástrojom komunikácie so zamestnancami vaše očakávania sú jasné.
