Keď si kúpite Neat Receipts Scanalizer, získate kompaktný a ľahký skener spolu so softvérom na organizáciu digitálnych obrázkov, káblom USB a príslušenstvom na ukladanie.
Neat Receipts Scanalizer sa špecializuje na skenovanie a ukladanie obrázkov a podrobností o účtenkách, vizitky a akúkoľvek papierovú dokumentáciu do šírky 8,5 palca. Naskenujte potvrdenie a softvér natiahne dátum transakcie, sumu a daň z obratu do softvéru a potom transakciu kategorizuje. Úhľadné účtenky môžu dokonca uvádzať, či je suma na účtenke refundovateľná alebo daňovo uznateľná.
Naskenované položky sú usporiadané do priečinkov so samostatnými organizérmi pre účtenky, daňovú dokumentáciu, vizitky a rôzne dokumenty. Účtenky je možné vytlačiť, poslať e-mailom alebo exportovať do PDF alebo rôznych iných formátov.
Neat Receipts je pre ľudí, ktorí chcú mať papierovú dokumentáciu digitálne organizovanú, znížiť množstvo papiera fyzicky ukladáte v súboroch (alebo hromadách) alebo exportujete údaje o účtenke do tabuľkového procesora alebo finančného softvéru TurboTax.
Čistý softvér pre príjem
Softvér Neat Receipts je usporiadaný do štyroch sekcií:
Organizátor účteniek: Priečinky v tejto sekcii oddeľujú obchodné príjmy od osobných. Môžu tiež rozdeliť nákupy podľa kategórií. Naskenované dokumenty sa uložia ako obrázok a softvér automaticky vyberie dátum, sumu nákupu a ďalšie podrobnosti.
Organizátor dane: Táto sekcia obsahuje 116 daňových kategórií, ktoré uľahčujú organizáciu nákupov a ich nahlasovanie počas daňovej sezóny. Používatelia môžu v rámci softvéru zostavovať informácie o dani z príjmu alebo vytvárať daňové doklady vrátane formulára 1040 a príloh prílohy A. Daňové údaje je možné exportovať do súborov TurboTax, Microsoft Excel a iných typov súborov.
Vizitky a kontakty: V dokumentoch zadaných do tejto sekcie sa automaticky naskenujú kontaktné informácie. Po stiahnutí z dokumentu sú informácie usporiadané na karte kontaktov, kde ich možno vyhľadávať, synchronizovať s iným softvérom alebo exportovať ako súbor.
Organizátor dokumentov: Táto univerzálna sekcia vám umožňuje vytvárať popisné priečinky, ktoré vám prispôsobia organizáciu. Poistné zmluvy, zamestnanecké zmluvy a akékoľvek iné rôzne dokumenty môžu byť uložené tu a ľahko dostupné prostredníctvom funkcie vyhľadávania.
Prehľadný skener príjmov
Vďaka kompaktným rozmerom a hmotnosti 10,6 uncí je skener Neat Receipts Scanalizer ideálny pre obchodných cestujúcich. Skener je schopný získať úplné skeny nejasných alebo pokrčených účteniek. V prípade opotrebovaných účteniek môže funkcia Upraviť obrázok pomôcť stmaviť text a zlepšiť čitateľnosť.
Kalibrácia skenera je rýchla a jednoduchá, stačí naskenovať priložený vzorový papier s čiernymi značkami. Softvér dodávaný so skenerom vysvetľuje proces kalibrácie pomocou podrobných pokynov, hoci nastavenie môže byť trochu komplikované. Akonáhle je však skener nastavený, nebudete ho musieť znova kalibrovať a všetky funkcie skenera budú plne dostupné. Medzi tieto funkcie patrí automatická veľkosť, automatické orezávanie a automatické otáčanie.
Inštalácia a spustenie s prehľadnými potvrdenkami
Softvérové výzvy vás prevedú procesom inštalácie. Postupujte podľa pokynov a použite akékoľvek skratky počas inštalácie Neat Receipts, aby ste sa neskôr vyhli možným problémom.
Keď prvýkrát pripojíte skener Neat Receipts, budete požiadaní, aby ste špecifikovali, či budete skener používať iba na osobné použitie (organizovanie osobných a výdavky na domácnosť, správa daňovo uznateľných výdavkov, ukladanie dokladov) alebo aj na podnikateľské účely (organizovanie obchodných výdavkov, tvorba výkazov výdavkov). Túto predvoľbu môžete zmeniť, ak sa neskôr rozhodnete rozšíriť alebo obmedziť používanie softvéru.
Prehľadné potvrdenky vám umožňujú zobraziť rýchly návod, ktorý vysvetľuje všeobecné používanie softvéru, skenera a ako najlepšie fungujú s potvrdenkami, daňovými správami, vizitkami a dokumentmi.
Návod tiež vysvetľuje, ako kalibrovať skener pomocou kalibračného listu. Každá kalibrácia skenera Neat Receipts trvá menej ako minútu, hoci niekedy sú potrebné viaceré kalibrácie. Ak stratíte kalibračný list dodaný so skenerom, môžete si vytlačiť vlastný.
Export čistých údajov o potvrdenkách do iných aplikácií
Účtenky, dokumenty a dáta naskenované do Neat Receipts je možné uložiť alebo exportovať v niekoľkých formátoch. Formáty sú optimalizované pre Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money alebo akýkoľvek softvér, ktorý importuje dátové formáty QIF, OFX a CSV.
Export do PDF, HTML a Microsoft Word je jednoduchý, ale pred exportom do excelovej tabuľky prvýkrát musíte mapovať databázové polia medzi prehľadnými potvrdenkami a nadpismi stĺpcov tabuľky. Podobne, ak budete importovať údaje o účtenke z prehľadných príjmov do finančného softvéru, nastavte zvyšujte kategórie v prehľadných potvrdeniach, ktoré sú identické s kategóriami finančného softvéru, ktorým sa treba vyhnúť problémy.
Export údajov OFX z Neat Receipts do Microsoft Money je celkom jednoduchý, ale ak používate Quicken, majte na pamäti, že to bude importovať iba údaje QIF do peňažných účtov. Budete musieť importovať transakcie QIF na hotovostný účet Quicken a potom presunúť transakcie do príslušných účtov Quicken.
Transakcia sa rozdelí do prehľadných príjmov
Quicken, Microsoft Money a ďalšie typy finančného softvéru využívajú rozdelené transakcie na rozdelenie transakcie do viacerých kategórií. Neat Receipts rozdeľuje účtenky do viacerých kategórií, ale nezobrazuje rozdelenie transakcií rovnakým spôsobom ako finančný softvér v registri účtov. Namiesto toho sa pre každú kategóriu zobrazí jedna kópia transakcie. Napríklad ste si kúpili krmivo pre psov, zmrzlinu a kotúč pásky v jednom obchode a potom ste účtenku rozdelili do kategórií pre domáce zvieratá, potraviny a kancelárske potreby. Účtenku by ste videli trikrát uvedenú v prehľadných účtenkách s rovnakým dátumom a predajcom, ale s rôznymi kategóriami a sumami v dolároch.
Import rozdelených transakcií z čistých príjmov do finančného softvéru s jednou transakciou na kategóriu priradenú v rozdelení. Možno to nie je vizuálne najpohodlnejší spôsob zobrazenia informácií, ale neohrozí presnosť finančného výkazníctva.
Ak používate Quicken alebo Microsoft Money a chcete, aby všetky rozdelené transakcie zdieľali rovnaký vzhľad na vašom účte registrov, použite tradičné metódy zadávania transakcií, potom exportujte účtenky z prehľadných účteniek do digitálnych obrazových súborov. Tieto súbory môžu byť pripojené k transakciám v Quicken (2007 a novších) a Microsoft Money Plus (2008 a novších).
Funkcie pomocníka prehľadných potvrdení
Kliknutím na Pomoc v prehľadných účtenkách zobrazíte príručku pre rýchly štart a pomocníka pre prehľadné účtenky. Obe tieto odkazy sú na rýchle čítanie a môžete si ušetriť čas a zmätok tým, že si ich prečítate skôr, než začnete, na rozdiel od pokusov o učenie sa za pochodu. Časť 2 Pomocníka PDF, napríklad zabezpečí správne nastavenie softvéru. Uložte si súbory PDF na pracovnú plochu, aby ste si ich mohli ľahko pozrieť, kým sa prvýkrát naučíte používať softvér.
Medzi ďalšie užitočné odkazy v PDF patria:
- Tradičné funkcie pomocníka s možnosťou vyhľadávania
- Nástroj na riešenie problémov so skenovaním a zobrazovaním
- Vzorové zobrazenie údajov
- Daňové informácie IRS
- Online technická a zákaznícka podpora Úhľadné potvrdenky
Klady a zápory
Technická podpora Neat Receipts je vrcholom produktu. Technický tím rýchlo a dôkladne odpovedá na otázky na fórach podpory online a chat technickej podpory je skvelým zdrojom pomoci v reálnom čase.
Softvér zjednodušuje zadávanie údajov, vďaka čomu je ideálny pre obchodných cestujúcich a samostatne zárobkovo činné osoby, ktoré potrebujú údaje o účtenkách a výdavkoch na daňové vykazovanie. Prehľadné účtenky sú tiež užitočné pre domáceho používateľa, ktorý chce okrem účteniek uchovávať aj poistky, bankové výpisy, účty a inú dokumentáciu.
Jedinou veľkou nevýhodou je, ako Neat Receips exportuje rozdelené transakcie a ako používatelia Quicken musia riešiť viac krokov na import údajov do príslušného účtu. Používatelia môžu zaznamenať oneskorenie pri spustení softvéru Neat Receips, pretože databáza sa načíta pri každom otvorení softvéru (namiesto nepretržitého spustenia na pozadí).
Niektoré ďalšie funkcie vo verzii „Lite“ softvéru zahŕňajú:
- Skenujte a automaticky usporiadajte viacero dokumentov súčasne
- Skenujte do PDF a potom vyberte a skopírujte upraviteľný text z tohto PDF
- Inteligentné triedenie
- Nové súhrnné daňové výkazy
- Vylepšená správa pamäte, výkon aplikácií, OCR a presnosť analýzy
- Konvertovať na upraviteľný text
Čisté skenery príjmov stojí 134,99 dolárov a viac. Predplatné verzie softvéru „Lite“ stojí 89,99 USD ročne.
Stále sa nemôžete rozhodnúť, či si vybrať Neat Receipts? Učte sa viac podrobností na webovej stránke Neat Receipts alebo si pozrite viac softvér na skenovanie účteniek.
