Účtovné transakcie môžu byť nesprávne zadané do účtovného systému, alebo možno transakcia mala byť rozdelená napríklad do dvoch rôznych účtov hlavnej knihy.
Či tak alebo onak, keď sa to stane, musíte vykonať zmeny vo svojej pôvodnej transakcii po jej zaznamenaní, a môžete to urobiť jednoducho v účtovnom softvéri QuickBooks vykonaním zápisu do denníka.
Môžete robiť zápisy do denníka QuickBooks upraviť alebo opraviť transakcie a zaúčtovať zápisy, ktoré nie je možné vykonať iným spôsobom, ako sú úpravy zisku alebo straty.
Proces zápisu do denníka je pomerne jednoduchý, no naraz môžete vykonať zápis do denníka len pre jedného zákazníka alebo dodávateľa. Ak chcete týmto spôsobom opraviť viaceré zostatky zákazníkov alebo dodávateľov, budete musieť zaúčtovať samostatné položky.
Čo je to zápis do denníka?
Všeobecný účtovný zápis je účtovná transakcia, ktorá sa zapisuje alebo účtuje priamo do hlavná kniha. Hlavná účtovná kniha spoločnosti funguje ako jej hlavná skupina účtov používaných na zaznamenávanie transakcií súvahy a výkazu ziskov a strát.
Môžete napríklad zadať mesačný účet za energie vo výške 100 USD do firemného účtu poistenie nákladový účet náhodou. Môžete zaúčtovať opravný zápis do denníka, aby ste znížili alebo pripísali na účet nákladov poistenia 100 USD a zvýšili alebo odpísali z účtu nákladov na služby 100 USD, aby ste napravili svoju chybu. Všetky vaše účty by potom boli v správnom poradí a nemuseli by ste meniť sumu, ktorú dlhuje váš dodávateľ, pretože táto časť transakcie bola správne zaznamenaná.
Zápisy do denníka pre aktivity na konci roka
Váš certifikovaný účtovník resp účtovník možno budete chcieť vykonať účtovné zápisy na dokončenie činností na konci roka, ako je zaúčtovanie daňových úprav vo vašich účtovných knihách, zaznamenanie odpisov alebo preklasifikovanie výnosov a nákladov. Ak chcete účtovať účtovné zápisy, váš účtovný odborník vám môže poskytnúť konkrétne informácie seba na konci roka spolu s vysvetleniami, prečo boli záznamy potrebné pre váš konkrétny situáciu.
Ako robiť všeobecné záznamy do denníka v QuickBooks
V QuickBooks môžete vykonávať všeobecné zápisy do denníka podľa týchto podrobných pokynov:
- Ísť do Spoločnosť > Vykonajte všeobecné záznamy do denníka z ponuky v hornej časti obrazovky.
- Zmeniť Dátum poli, ak je to potrebné, v Okno Vytvorenie všeobecných záznamov denníka. QuickBooks bude predvolene nastavený na aktuálny dátum, takže ak chcete uverejniť záznam za predchádzajúci mesiac alebo rok, nezabudnite ho zmeniť, aby sa váš záznam zaznamenal v správnom finančnom časovom období.
- Zadajte číslo pre váš denníkový zápis do Pole číslo záznamu. QuickBooks automaticky postupne očísluje nasledujúce položky denníka.
- Do poľa zadajte číslo účtu hlavnej knihy Stĺpec účtu. Prvý účet môžete vybrať aj z rozbaľovacej ponuky v stĺpci Účet.
- Zadajte debetnú alebo kreditnú čiastku pre účet, ktorý ste si vybrali Debetné alebo kreditné stĺpce. Debety a kredity sa musia rovnať, aby bol záznam vyrovnaný a aby QuickBooks mohol zaúčtovať záznam.
- Do poľa zadajte popisnú poznámku Memo stĺpec. Zobrazí sa na zostavách, ktoré obsahujú tento zápis do denníka. Tento krok je voliteľný, ale odporúča sa, aby ste si neskôr zapamätali, prečo bol záznam vykonaný.
- Opakujte kroky 4 až 6, kým sa položky úplne nevyrovnajú a transakcia nedosiahne nulový zostatok. Vaša celková suma v stĺpci Debet by sa mala rovnať súčtu v stĺpci Kredit a zápis do denníka bude potom správne vyrovnaný.
- Kliknite Uložiť a zavrieť uložíte zápis do denníka a zatvoríte okno, alebo kliknite Uložiť a nové uložiť záznam denníka a otvoriť nové okno.
Pomocou týchto krokov môžete urobiť väčšinu všeobecných zápisov do denníka v QuickBooks, ale ak chcete urobiť zápisy do denníka, ktoré ovplyvňujú a pohľadávky konkrétneho zákazníka alebo záväzky dodávateľa, musíte zákazníka alebo dodávateľa uviesť na prvý riadok záznam.
