Nikto nechce počuť, že ich výkon je nižší, ako sa očakávalo. Po poradenstve a koučingu od manažéra neprinesú žiadne zlepšenie, ale musí sa začať písomné disciplinárne konanie – na ochranu záujmov spoločnosti – a na ochranu záujmov zamestnanca.
Zamestnancom je nepríjemné disciplinárne opatrenie, akým je napríklad pokarhanie zamestnanca. Sú smutní a nepríjemní, keď im ich manažér povie, že ich výkon si vyžaduje ústne varovanie, posledný krok pred začatím písomného disciplinárneho konania.
Manažéri sa čudujú, prečo zamestnanci nezlepšujú svoj výkon s postupujúcou závažnosťou disciplinárneho konania. Efektívny, komunikatívny proces disciplinárneho konania by mal zamestnanca informovať a zodpovedať sa mu na každom kroku.
Mnohí manažéri nemajú radi disciplinárnu časť svojej práce viac ako čokoľvek iné. V skutočnosti manažéri v štúdiách zaraďujú prepustenie zamestnanca na prvé miesto v zozname akcií, v ktorých sa najviac neradi podieľajú. Manažéri by radšej trávili čas aktivitami, ako je stanovovanie cieľov, kontrola pokroku a odstraňovanie problémov, s ktorými sa zamestnanci stretávajú, keď sa snažia dokončiť svoju prácu.
Účel a pokrok v disciplinárnych konaniach
Z pohľadu spoločnosti napomenutie zamestnanca preukazuje, že spoločnosť spolupracovala so zamestnancom, aby mu pomohla zlepšiť sa. Spoločnosť zároveň zdokumentovala svoju zvyšujúcu sa nespokojnosť s výkonom zamestnanca a skutočnosť, že zvyšujúce sa nešťastie zdieľalo so zamestnancom.
Z písomného pokarhania zamestnanca vyplýva, že zamestnanec bol informovaný aj o problémoch s výkonom a ich následkom, ak zostali nenapravené. To je dôvod, prečo zamestnávatelia žiadajú zamestnancov, aby podpísali dokument, v ktorom uvedú, že si prečítali a porozumeli obsahu dokumentu.
Po liste s pokarhaním, v závislosti od zásad disciplinárneho konania spoločnosti, ďalšie kroky môže zahŕňať následné vytýkacie listy so sprievodnými sankciami, ako sú dni pracovného voľna s č zaplatiť.
Ak nadriadený verí, že zamestnanec môže zlepšiť svoj výkon, kedykoľvek počas disciplinárneho konania konania, a pokiaľ možno pred prvým vytýkacím listom, môže supervízor zaviesť plán zlepšenia výkonu (PIP).
PIP je formálnejší a podrobnejší dokument s cieľmi, očakávaniami a časovými harmonogramami, čo je príležitosťou nadriadeného oznámiť nevýkonnému zamestnancovi jasné očakávania týkajúce sa práce a výkonu. Keď je zamestnanec na PIP, zamestnanec sa spravidla každý týždeň alebo dva týždne stretáva s manažérom a často aj s personálom, aby zaznamenal pokrok smerom k zlepšovaniu výkonu.
Disciplinárne konanie, ako napríklad pokarhanie zamestnanca, môže byť výhrou, ak zamestnanec berie na vedomie správu. Ak to zamestnanec neurobí, spoločnosť a manažér účinne chránia svoje záujmy – a záujmy zamestnancov, ktorí dosahujú uspokojivý výkon.
Cieľom je zabrániť negatívnemu vplyvu na výkonných zamestnancov, ktorých morálku ovplyvňuje zamestnanec, ktorý si nevykonáva svoju prácu. V skutočnosti nič nemá väčší vplyv na výkonných zamestnancov, ako keď musíte pracovať po boku zamestnanca, ktorý nepodáva výkon. Platí to najmä vtedy, ak vidia, že tento zamestnanec má nárok na rovnaké navýšenia a výhody, aké dostáva.
Otázky, ktoré treba zvážiť pri disciplinárnych konaniach zamestnancov
Ako komunikačný nástroj so zamestnancami musí byť pokarhanie zamestnanca spravodlivé. Zamestnávatelia sa musia uistiť, že nástroj používajú správne a že existujú určité podmienky na jeho efektívne a úspešné používanie.
- Musí existovať popis práce zamestnanca, v ktorom je uvedená požadovaná oblasť výkonu, za ktorú zamestnanec dostáva pokarhanie. Ak sa problémový výkon vyskytuje v nepodstatnej funkcii úlohy, treba to zvážiť – alebo prepísať popis úlohy.
- Pokarhanie zamestnanca musí byť v súlade s postupom disciplinárneho konania opísaným v príručke pre zamestnancov. Dobre napísané príručky pre zamestnancov naznačujú potenciálne disciplinárne opatrenia, ale umožňujú zamestnávateľovi voľnosť v závislosti od okolností konania alebo výkonu zamestnanca.
Žiadne disciplinárne opatrenia by sa nemali sľubovať ani považovať za nevyhnutné. Zoznam požadovaných disciplinárnych opatrení sťažuje možnosť zamestnávateľa prepustiť zamestnanca, ktorý nepracuje. Môžu robiť právnikov šťastnými, ale spôsobujú zbytočnú bolesť nevýkonnému zamestnancovi, jeho spolupracovníkom a organizácii. - Minulé postupy spoločnosti v podobných situáciách s inými zamestnancami musia byť v súlade s aktuálnym pokarhaním zamestnanca. Nekonzistentnosť je potenciálnym dôvodom na obvinenia z diskriminácie, ak sú zamestnanci v chránenej skupine nadmerne zastúpení v prípadoch disciplinárneho konania. Ak zistíte, že je to tak, preštudujte si svoje náborové praktiky, zásady a akékoľvek iné zamestnanecké praktiky, ktoré môžu byť varovným signálom pre diskriminačné zaobchádzanie.
- Stupeň alebo typ prijatého disciplinárneho konania zodpovedá problémom s výkonom zamestnancov. Právnik sa raz opýtal, prečo klientska spoločnosť poskytuje čoraz väčšie voľno v práci zamestnancom, ktorí mali problémy s dochádzkou. Táto otázka ma prinútila prehodnotiť prax, ale v záujme spravodlivosti voči zamestnávateľom sú možnosti obmedzené, keď ide o porušenie pravidiel a zásad zamestnancami.
Okrem konzistentnosti v podobných situáciách je dôležité snažiť sa, aby disciplinárne konanie „zodpovedalo zločinu“. Napríklad bolo odstránené služobné auto z používanie zamestnanca po určitú dobu, pretože zamestnanec si účtoval firemný štítok EZPass za osobnú cestu, a tak účtoval spoločnosti svoje osobné mýta.
V druhom príklade bol zamestnanec odvolaný z dvoch firemných výborov, v ktorých rád slúžil, pretože jeho meškanie a neprítomnosť ovplyvnili jeho bežný pracovný deň. V treťom prípade zamestnanec stratil možnosť vopred použiť firemnú kreditnú kartu, pretože jeho výdavky porušili firemný kódex správania.
Pokarhanie zamestnanca, ktoré sa vhodne použije ako súčasť série disciplinárnych opatrení, môže zamestnancovi pomôcť zlepšiť jeho výkon a znovu sa zaradiť medzi výkonných zamestnancov.
