Osobný spis je uložený zamestnávateľom dokumentáciu o histórii a stave celého pracovného pomeru s jednotlivým zamestnancom. Zamestnávateľ vedie túto pracovnú dokumentáciu v personálnom spise z troch dôvodov.
- Ako zamestnávateľ chcete mať presné informácie po ruke a usporiadané, keď z akéhokoľvek dôvodu potrebujete prístup k informáciám. Zmeny v núdzových kontaktoch, adresách zamestnancov, sledovanie hodnotenia výkonnosti, disciplinárne listy, uznanie zamestnanca, a materiály žiadosti o zamestnanie sú príkladmi druhov informácií, ku ktorým bude zamestnávateľ chcieť mať rýchly prístup.
- The zamestnávateľ musí uchovávať dokumentáciu o personálnych záležitostiach ako napr výber zamestnancov, výkon, pracovná história, zdôvodnenie odmeňovania a aplikácie internej propagácie, aby sme vymenovali len niektoré. Nárok na EEOC, súdny spor alebo dokonca potreba ospravedlniť chýbajúce zvýšenie alebo povýšenie zamestnanca si vyžaduje, aby zamestnávateľ zhromažďovali a uchovávali tento typ dokumentácie zamestnancov.
- Federálne alebo štátne vlády požadujú od zamestnávateľov uchovávanie niektorých záznamov o zamestnancoch. Usporiadanie informácií o zamestnancoch v personálnom spise má zmysel pre prístup a dodržiavanie právnych predpisov a pripravenosť.
Typy personálnych spisov
Zamestnávateľ vo všeobecnosti vedie niekoľko typov personálnych spisov na obchodné účely, na dôvernosť zamestnancov, na lekárske súkromie, a na dodržiavanie právnych predpisov. Neexistuje žiadny zákon, ktorý by hovoril o tom, koľko súborov je zamestnávateľ povinný viesť –niektoré zákony upravujú prístup zamestnancov k spisom a iné postupy súvisiace s personálnym spisom.
Existuje však veľa zákonov a osvedčených personálnych postupov pre dôvernosť zamestnancov, ktoré upravujú obsah osobných spisov a osoby, ktoré majú k týmto informáciám prístup. Toto sú personálne súbory, ktoré vedie väčšina zamestnávateľov v USA. (Celosvetové zákony a postupy sa môžu líšiť.)
- Personálny spis: Ide o hlavný súbor zamestnancov, ktorý obsahuje históriu pracovného pomeru.
- Mzdový súbor: Chcete viesť samostatný súbor pre všetky otázky týkajúce sa miezd a výhod. Nechcete poskytnúť svojim mzdovým zamestnancom prístup k personálnym informáciám.
- Zdravotný spis zamestnanca: Federálny zákon o prenosnosti a zodpovednosti zdravotného poistenia z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje od zamestnávateľov, aby chránili zdravotné záznamy zamestnancov ako dôverné. Mnoho zamestnávateľov uchováva tieto spisy zamknuté v zásuvke na spisy v zamknutej skrini.
- I-9 Zamestnanecké formuláre: Musíte viesť samostatný súbor pre všetkých zamestnancov (nie pre každého zamestnanca) I-9 formulárov keďže nechcete, aby vládni zamestnanci, ktorí sú oprávnení kontrolovať tieto formuláre za rôznych okolností, prezerali vaše hlavné dôverné personálne zložky zamestnancov.
Prístup zamestnancov k osobným záznamom
Zamestnanci majú povolený prístup k personálnym súborom svojich zamestnancov pod vedením a dohľadom zamestnancov oddelenia ľudských zdrojov. Personálne spisy zamestnancov sa považujú za vlastníctvo zamestnávateľa ktorý je zodpovedný za ich údržbu a ochranu.
Vzorová politika osobných súborov
Nasleduje vzorová politika osobných súborov na použitie vo vašej spoločnosti. Pojednáva o rôznych odporúčaných súboroch a o tom, kto by mal mať ku každému súboru prístup.
Vzorová politika o personálnych spisoch
Spoločnosť vedie pre každého zamestnanca tri spisy zamestnancov.
Personálne spisy
A personálny spis sa uchováva pre každého zamestnanca (názov vašej spoločnosti). Tieto personálne spisy obsahujú dôverné dokumenty a sú riadené a udržiavané personálom oddelenia ľudských zdrojov.
Prístup k tomuto súboru je obmedzený na personálne oddelenie a predpokladá, že manažér každého zamestnanca vedie svoj vlastný súbor s dokumentmi relevantnými pre pracovný výkon zamestnanca.
Medzi typické dokumenty v osobnom spise patrí žiadosť o zamestnanie, kontaktný formulár pre prípad núdze pre rodinu, zdokumentovaná história disciplinárneho konania, životopis, Príručka pre zamestnancov a nezáväzné podpisové listy, aktuálne osobné údaje, a písomné hodnotenia výkonu.
Nie všetky osobné spisy obsahujú rovnaké dokumenty, ale každý personálny spis má niektoré dokumenty, ktoré sú rovnaké.
Mzdové spisy
Vedú sa aj mzdové spisy; mzdové súbory obsahujú históriu zamestnaní, oddelení, zmien odmeňovania a pod. Prístup k mzdovej zložke majú len príslušní pracovníci účtovníctva a personalistiky.
Zdravotný spis zamestnanca
Vedie sa aj zdravotná dokumentácia zamestnanca. Obsah zdravotnej dokumentácie nie je dostupný nikomu okrem personálu určeného pre ľudské zdroje a zamestnanca, ktorého záznamy sa uchovávajú v spise. V názve vašej spoločnosti) sú lekárske záznamy na najvyššej úrovni bezpečného uloženia a dôvernosti.
Prezeranie súborov zamestnancov
Zamestnanec si môže pozrieť svoj personálny spis kontaktovaním a Personál ľudských zdrojov osobu počas bežnej pracovnej doby. Personalisti si naplánujú stretnutie, počas ktorého si zamestnanec môže prezrieť obsah svojho súboru. Žiadny zamestnanec nesmie meniť ani odstraňovať akýkoľvek dokument zo svojho personálneho spisu, ktorý musí byť nahliadnutý v prítomnosti pracovníka HR.
Otázky alebo obavy týkajúce sa obsahu osobných súborov a prístupu
Ak máte otázky alebo obavy týkajúce sa obsahu odporúčaných súborov alebo možnosti prístupu k nim, obráťte sa na pracovníka HR,
Zrieknutie sa zodpovednosti: Upozorňujeme, že poskytnuté informácie, hoci sú smerodajné, nie sú zaručené za presnosť a zákonnosť. Stránku číta svetové publikum a pracovné zákony a predpisy sa v jednotlivých štátoch a krajinách líšia. Prosím vyhľadať právnu pomocalebo pomoc od štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vašu lokalitu. Tieto informácie slúžia ako návod, nápady a pomoc.
