Zmluvy o čase a materiáli (T&M) zahŕňajú, že sa obe strany dohodnú na vopred určených jednotkových sadzbách za prácu a materiál a neexistuje žiadna vopred stanovená cena za výstavbu. Tento typ zmluvy sa používa, keď nie je možné získať presný odhad celkového projektu náklady, keď nie je možné definovať harmonogram, alebo keď je pravdepodobné, že počas výstavby dôjde k zmenám. Čas a materiály zmluvy zvyčajne predstavuje najvyššie riziko pre vlastníka alebo klienta a najmenšie riziko pre dodávateľa, pretože neexistuje žiadny limit na to, ako dlho bude projekt trvať alebo koľko bude stáť.
Časové a materiálové zmluvné položky
Pri využívaní časových a materiálových zmlúv je možné medzi zmluvnými stranami dohodnúť niekoľko aspektov. Tieto položky zahŕňajú sadzbu platenú robotníkom a počet hodín, ktoré môžu odpracovať.
Miera práce
Sadzba práce určuje pevnú sadzbu pre všetku prácu vrátane administratívneho personálu. Pri použití T&M na veľkých projektoch dodávatelia zvyčajne ponúkajú zľavnené ceny práce na zníženie celkových nákladov na projekt.
Maximálny pracovný čas
Zmluvy T&M môžu stanoviť maximálny počet pracovných hodín pomocou klauzuly podobnej podmienke neprekročenia. Ak dodávateľ prekročí stanovený počet pracovných hodín, dodatočné hodiny nemožno druhej strane vyúčtovať. Pomáha to predchádzať problému „nižšia efektivita = viac peňazí“, ktorý je bežným problémom zmlúv T&M.
Označenie materiálu
Zmluvy T&M zvyčajne zahŕňajú prirážku 15 až 35 percent z veľkoobchodných nákladov na materiál.
Not-To-Exceed
Zmluva o neprekročení času a materiálov (T&M NTE) obsahuje strop, ktorý predstavuje maximálnu sumu, ktorú môže dodávateľ účtovať. Tento typ zmluvy alebo doložky môže pomôcť zvýšiť efektivitu dodávateľa, pretože zmluvná cena je obmedzená na maximálnu sumu, bez ohľadu na to, ako dlho projekt trvá alebo aké vysoké sú náklady na materiál behať.
Vláda T&M Contracting
Niektoré federálne agentúry používajú zmluvy o čase a materiáli, hoci to vo všeobecnosti nie je populárna metóda uzatvárania zmlúv pre vládne projekty. Medzi agentúry, ktoré využívajú zmluvy T&M, patria:
- Agentúra pre obranné informačné systémy (DISA)
- Federálna správa tranzitu (FTA)
- Ministerstvo obrany USA (DOD)
Časové a materiálové zmluvy sa môžu použiť na vládne projekty, ak to určí zmluvný úradník je to najvhodnejšia zmluva, ktorá môže byť vystavená, a keď zmluva obsahuje neprekračovať podmienky. Podľa federálnych predpisov o akvizícii (FAR):
Zmluvy T&M sa môžu použiť, ak nie je možné (v čase uzavretia zmluvy) odhadnúť rozsah alebo presné trvanie práce alebo predvídať náklady s primeranou mierou spoľahlivosti (FAR 16,601 (c).
Pri používaní T&M musí vláda vykonávať dohľad nad výkonom dodávateľa.
Nevýhody zmlúv T&M
Časové a materiálne zmluvy majú určité všeobecné nevýhody. Vlastníci alebo klienti sa môžu pokúsiť vyjednať podmienky, ktoré sa neprekročia, zníženú prirážku na materiály alebo znížené fakturovateľné hodinové sadzby, čo v konečnom dôsledku znižuje zisk dodávateľa. Niekedy klienti stanovia ceny, ktoré sú nižšie ako skutočné trhové sadzby, na základe ich vnútornej nákladovej štruktúry alebo naopak.
Mnoho potenciálnych klientov nie je zvyknutých pracovať s časovými a materiálnymi zmluvami, a preto je hľadanie nových obchodných príležitostí náročné. Zákazníci zvyčajne preferujú zmluvy s pevnou cenou. Časové a materiálové zmluvy by mali byť štruktúrované tak, aby bol dodávateľ schopný vyúčtovať dostatočné množstvo peňazí na pokrytie fixných nákladov. Pri znížení fakturačných hodín sa musia znížiť aj fixné náklady rovnakou sadzbou ako fakturovateľné hodiny.
