Адвокати су познати по својој опрезној природи, али као и сви други, могу да погреше када користе е-пошту. Неки постају хорор приче, док су други само срамоте. Следе уобичајене грешке које адвокати праве у имејловима.
Шаље се 'са стола'
Ова старомодна терминологија је глупа и претенциозна. Још горе, одсече се део или цело име пошиљаоца јер већина емаил системски пријемни сандучићи не приказују толико дуго имена пошиљалаца. Само употреби своје име.
Додавање Фанци Флоурисхес
Неки адвокати покушавају да добију креативан са изгледом њихових мејлова. Уобичајени су фенси процват у потписима, као и непотребна графика или уметничка дела. Све што отежава читање речи је лоша идеја. Такође успорава отварање поруке. Нека буде једноставно. Не продајете своје уметничке вештине.
Заборавили сте да користите блок потписа
Већина система е-поште има аутоматски блок потписа који се лако користи. Користите га да бисте елиминисали ризик да ћете заборавити да унесете основне информације као што су ваше име, адреса и број телефона. Неки адвокати претварају своја подножја е-поште у мини рекламе, док други користе минималистички приступ. Многи додају обавештење о приватности или правно одрицање одговорности. Све ово је прихватљиво коришћење блока потписа е-поште.
Слање е-поште док је љут
Адвокати могу бити посебно изложени ризику слања е-поште док су љути, иако се то може догодити било коме. У стара времена, адвокати су имали секретарице да куцају своја писма и дуго су касниле пре преузимања поште. Поново направите тај период хлађења за себе пре него што пошаљете имејл. То би могло да направи разлику између задржавања или губитка клијената, пријатеља и новца.
Немогућност брзог одговора
Неки адвокати претпостављају да се старо петодневно правило за одговарање на пословну преписку примењује на е-пошту. Није. Људи очекују брже одговоре на е-пошту него на писмо послато путем поште. Покушајте да одговорите у року од 24 сата. Ако је ствар компликована, пошаљите признање и обавестите особу када да очекује одговор. У супротном, клијенту остаје да спекулише да ли ће доћи до било каквог одговора.
Слање поште на погрешну адресу
Функција аутоматског довршавања на системима е-поште је велика погодност, али повећава ризик од слања е-поште погрешном примаоцу. Ово може бити само мала срамота, али у неким случајевима може представљати професионални немар. Немојте случајно е-поштом слати поверљиву комуникацију са клијентом противном адвокату или другом клијенту.
Коришћење „Одговори свима“ без двоструке провере
Рецимо да вам супротни бранилац шаље е-пошту са предлогом или тврдњом о мишљењу. Проследите е-пошту другим адвокатима у вашој фирми који су укључени у случај. Ускоро се дугме „одговори свима“ широко користи и нико не примећује да се супротни адвокат копира на интерној дискусији у вашој фирми. Дешава се. Када притиснете „одговори свима“, проверите сваку адресу е-поште на листи прималаца пре него што притиснете Пошаљи.
Коришћење неуредних линија за тему
Једноставна и информативна тема као што је „случај Паркерсон“ или „Смит је предложио споразум“ најбоље функционише. Не остављајте линију предмета празан или би ваша порука могла бити занемарена. Држите свој тон озбиљан и професионалан, избегавајући било какво искушење да употребите тему као што је „мој идиотски клијент“ или „глупи налог судије“. Никада не заборавите да е-маил може бити прослеђен било коме.
Немојте се свађати путем е-поште
Када људи разговарају лицем у лице, знакови лица и вокални тонови помажу да њихова намера буде јасна. У телефонским позивима, глас говорника сигнализира када изјава треба да буде саркастична, шаљива или озбиљна. Али у имејлу је опасно лако потпуно погрешно прочитати намеру особе и неодговарајуће одговорити.
Адвокати, који се стално свађају једни са другима, могу бити посебно угрожени. Реакција окидача за косу на уочену грубост или непријатељство може бити катастрофална. Сачекајте мало, а затим поново прочитајте поруку. Чак и ако и даље осећате непристојност, покушајте да одговорите љубазно. Можда ћете открити да то ублажава ситуацију.
