Опис посла административног помоћника: плата, вештине и још много тога

Административни помоћници, укључујући секретарице, су окосница канцеларијске функционалности. Они куцају и припремају документе, заказују састанке и одржавају фајлове. Одговарају на телефоне и директне позиве и помажу при састанцима особља. У неким канцеларијама могу да се баве основним књиговодственим задацима и могу да прихватају плаћање од клијената и купаца.

Приближно 3,6 милиона административних помоћника и секретара радило је у САД 2019.

Дужности и одговорности административног помоћника

Одговорности административних помоћника могу се разликовати у зависности од врсте канцеларије у којој раде, али неке уобичајене дужности укључују:

• Јављајте се на телефоне и примајте поруке.
• Генеришите документе.
• Саставите слајд презентације
• Креирајте табеле.
• Управљајте базама података.
• Креирајте и/или одржавајте веб странице.
• Спровести основно књиговодство.
• Делујте као менаџер канцеларије, планирајући догађаје за особље као што су вечере за доделу награда и догађаји за прикупљање средстава, заказивање састанака са клијентима и договарање распореда за колеге.

Плата административног помоћника

Плата може зависити од природе посла у коме је административни асистент запослен, као и од обима дужности. Они који служе руководиоцима примају највећу плату.

• Средња годишња плата: 40.990 УСД (19.71 УСД/сат)
• Највиших 10% годишње плате: Више од 67.510 УСД (2,46 УСД/сат)
• Доњих 10% годишње плате: Мање од 26.880 УСД (12,92 УСД/сат)

Образовање, обука и сертификација

Ово занимање не захтева никакво посебно напредно образовање, али може бити од помоћи.

• Образовање: Требаће вам диплома средње школе или еквивалент, а можете добити предност у овој области тако што ћете се уписати у програм сарадничких диплома или похађати програм обуке секретара након средње школе. Секретари често поседују дипломе првоступника или добијају сертификате усмерене на специјализацију као што су Акредитовани правни секретар или сертификовани медицински административни асистент у све већем броју сектора. Извршни асистенти а секретари би требало да имају минимално неке факултетске кредите, ако не и диплому.
• Обука: Размислите о почетку рада са агенцијом за привремено запошљавање. Они понекад нуде обуку новим регрутима. У супротном, ако имате неке основне секретарске или административне вештине, може се обезбедити обука на послу док научите конопце одређеног посла или поља.

Вештине и компетенције административног помоћника

Требаће вам неколико основних вештина да бисте успели да постанете административни асистент.

• Рачунарске и софтверске вештине: Требало би да вам буде удобно да користите Мицрософт Оффице, е-пошту и интернет. Можда ћете морати да будете упознати са КуицкБоокс-ом или другим рачуноводственим софтверским програмима ако радите за мало предузеће.
• Мултитаскинг вештине: Ово може бити посебно важно ако се понашате и као менаџер. Требало би да будете у стању да жонглирате са неколико захтева одједном.
• Вештине вербалне и писмене комуникације: Ово је неопходно. Требало би да добро владате енглеским језиком и да поседујете добре лекторске вештине.
• Међуљудске вештине: Радићете са другима, укључујући клијенте и друго канцеларијско особље. Лепо понашање и мирно држање могу бити веома важни.
• Организационе способности: Морате бити оријентисани на детаље и организовани, у стању да лоцирате документ или да опозовете протокол у тренутку.
• Вештине доношења одлука: Често ћете се затећи да обављате неколико задатака готово истовремено, посебно у канцеларијама које су заузете, тако да бисте требали бити у могућности да одредите приоритете и доносите одлуке које су ефикасне у времену. Клијент би можда желео одмах да закаже састанак, али да ли заиста има хитан случај или може да сачека неколико дана?

Јоб Оутлоок

Нажалост, ова позиција нема охрабрујући изглед за посао. Амерички биро за статистику рада предвиђа да ће технолошки напредак почети да преузима многе дужности административних помоћника од 2019. до 2029. године, што је резултирало смањењем посла од 9% раст.

Радно окружење

Ова позиција је потребна скоро свакој индустрији. Можда ћете се наћи да радите у медицинској канцеларији, адвокатској канцеларији, владиној канцеларији или за малог извођача радова у комшилуку. У сваком случају, вероватно ћете се наћи у канцеларијском окружењу.

Виртуелни асистенти постају све траженији, па је могуће да ћете моћи да радите од куће.

Распоред рада

Ово је готово увек посао са пуним радним временом током уобичајеног радног времена, али природа посла може захтевати неки рад током викенда, на пример ако сте запослени у медицинској клиници. Поред тога, они у правној професији могу открити да се од њих очекује да уложе много сати пре суђења и рокова.

Поређење сличних послова

Неки слични послови и њихова средња годишња плата укључују:

• Записничар: $61,660
• Службеник за информације: $36,920
• Медицал Трансцриптионист: $44,090