Састанци су неизбежан део посла. Делите информације, размишљате о идејама, генеришете решења и креирате процесе и системе. Проблем је у томе што су многи од ових састанака болно досадни, што значи да људи који присуствују немају мозак.
Ако људи нису фокусирани и не обраћају пажњу, састанак губи свачије време. Учините досадне састанке узбудљивијима (да би постигли нешто) уз ових пет практичних савета:
Забраните паметне телефоне
Људи ће инсистирати да морају имати своје телефоне - на крају крајева, може доћи до хитног случаја. Свет би могао да дође до краја током вашег тромесечног састанка за планирање, али је мало вероватно.
Технологија вам омогућава да се фокусирате на оно што није пред вама — састанак. Да су људи били лицем у лице са онима којима шаљу поруке током вашег састанка, слали би поруке неком другом. Телефони остају на столовима.
Без телефона, две ствари се дешавају током састанка. Приморани сте да останете у садашњости, а паузе се проводе у комуникацији са осталим учесницима. Састанци су занимљивији када разговарате са својим колегама и упознате их. Телефони су препрека за то.
Припремите, припремите, припремите
Досадни, заморни састанци се дешавају када водитељ или модератор касни, нема дневни ред, и крила га. Добро припремљен састанак може бити фасцинантан и занимљив. Када вођа има план и сврху, састанак ће бити занимљивији. Када нема смера или циља, састанак неће бити занимљив.
Други део припреме је побољшање ваших вештина. Били сте на састанцима који су били продуктивни и интерактивни и због којих сте се осећали као да можете напредовати и постићи велике ствари. И, присуствовали сте састанцима на којима сте прилично сигурни да ако сте заспали, никоме не бисте недостајали и не бисте пропустили ништа важно. Разлика је у особи која води састанак.
Ако су вам састанци досадни, погледајте се у огледало. Пронађите начин да се побољшате. Идите на час (ваше одељење за људске ресурсе би вам могло помоћи са предлозима) и затражите повратну информацију и менторство од сарадника чијим се вештинама састајања дивите. Много помоћи је доступно ако тражите, а већина је бесплатна.
Сви учествују
Ако учешће није неопходно, можете решити цео проблем путем е-поште. Ретко се дешава да морате да доведете групу да бисте пренели информације. Теме као што су масовна отпуштања или потпуно реструктурирање компаније су изузетак и њима се најбоље бави менаџер који разговара са свима. Иначе, састанци би требали бити интерактивни.
У сесији мозгалице, сви треба да говоре. Ако неко не говори гласно, позовите ту особу да допринесе. Интроверти могу бити непријатни, па их учините без притиска колико год је то могуће. Ваша култура сусрета треба да обезбеди да су идеје свих укључене, а учесници треба да знају унапред како не би били изненађени.
Било да се ради о састанку за планирање, састанку за постављање циљева или чак о састанку за квартални извештај, увек оставите времена за питања и коментаре.
Не дозволите било којој особи да доминира
Ако водите састанак, можда ћете говорити више од других, али не дозволите да било која особа доминира у разговору. То је формула за досадан састанак. Преусмерите коментаре и позовите људе са стручношћу у овој области да одврате компулзивног говорника.
Људи који одвоје време да присуствују састанку, доносећи своје знање и искуство, заслужују прилику да говоре и поделе своја мишљења. Као вођа, можете научити да контролишете понашање које подрива састанак.
Ево начина да учтиво зауставите запослену – назовимо је Џејн – када заврши свој четврти коментар и почне да се бави петим: „Хвала, Џејн, знамо твој став. Волео бих да чујем шта Карен има да каже. А, Џим и Боб још нису имали прилику да говоре."
Понекад ћете морати да разговарате са Џејнс из ваше канцеларије пре састанка да бисте их подсетили на сврху доласка заједно као група је да делите идеје са свима, и, ако они доминирају, састанак неће бити тако успешан. Расправа о овом понашању одмах након састанка такође добро функционише, јер ћете имати свеже примере за пружање.
Направите ставке које су погодне за акцију
Занимљив и узбудљив састанак завршава се стварима које људи могу и треба да раде, било да унапреде своје индивидуалне циљеве, циљеве компаније, или, идеално, обоје. Ако људи не оду знајући који су њихови следећи кораци, онда је састанак пропао.
Уградите праћење одговорности. Може се десити на другом састанку или појединачно, али мора да се деси. Људи ће се искључити ако знају да су акциони предмети само за показивање.
Направите ових пет промена и досадни састанци ће постати узбудљивији и продуктивнији. Када људи доживе занимљиве и продуктивне састанке, укупна организација има користи.
