Управо сте задужени за важан нови пројекат. Јасно је да ваш шеф нуди ову прилику као глас поверења у ваше вештине. И док сте узбуђени, ово вам је први пут да сте одговорни за цео пројекат.
Почетак рада по први пут је изазов. Међутим, постоје начини да вам помогну да навлажите ноге. Управљање пројектима је еволуирало у процес са дефинисаним фазама и корацима који воде оне који су нови у управљању пројектима ка успешном пројекту.
5 фаза пројектног процеса:
- Покретање: пројекат се покреће када се идентификује потреба за променом
- Планирање: планирање рада пројекта
- Извођење: извођење посла
- Управљање и контрола: сав посао који обављате током пројекта да бисте пратили напредак
- Затварање: завршетак и испорука пројекта и одлагање тима
Ови кораци су идентични за сваки пројекат. И запамтите, ви сте менаџер пројекта, а не супервизор на првој линији. Ваш посао је да управљате пројектом, а не људима.
Основни кораци за почетнике у пројекту:
Током почетне фазе, пројекат се креира и саставља повеља која вас овлашћује да будете менаџер програма и успоставља ланац извештавања. Фаза планирања је у којој:
Дефинишите опсег
Први и најважнији корак у сваком пројекту је дефинисање обима пројекта. Шта би требало да постигнете или створите? Шта је циљ пројекта? Једнако је важно дефинисати шта није укључено у делокруг вашег пројекта. Ако не добијете довољно дефиниције од свог шефа, сами разјасните обим и пошаљите га горе на потврду.
Иако је овај пример мало ван пословне теме, сви се можемо повезати са свадбеним пријемом. У планирању свадбеног пријема, можда имате за циљ: припремите свадбени пријем за 100 гостију са вечером, отвореним баром, свадбеном тортом и живим бендом за плес до одређеног датума по цени која не прелази $20,000.
Одредите доступне ресурсе
Које људе, опрему и новац ћете имати на располагању за постизање циљева пројекта? Као менаџер пројекта, обично нећете имати директну контролу над овим ресурсима, већ ћете морати да управљате њима кроз управљање матрицом.
Управљање матрицом се односи на коришћење постављене хијерархије унутар компаније да би се постигло оно што треба да урадите. Ако Џо ради за ваш пројекат, а такође и за своје одељење, мора да слуша два шефа. Као менаџер пројекта, покушајте да останете у контакту са надзорницима људи или власницима опреме коју сте позајмили како бисте могли да решите конфликте.
Разумети временску линију
Када пројекат треба да буде завршен? Док развијате свој план пројекта, можда ћете имати одређену флексибилност у начину на који користите време током пројекта, али рокови су обично фиксни, као у случају свадбеног пријема. Ако одлучите да користите прековремене сате како бисте испунили распоред, морате то одмерити у односу на ограничења вашег буџета.
Детаљно о раду
Који су главни делови или компоненте које треба креирати да би се пројекат завршио? На пример, свадбени пријем захтева на високом нивоу: салу за пријеме, храну, пиће, торту, госте и забаву. Наравно, сваки од тих већих предмета може се разбити на много додатних ставки. То је следећи корак.
У горњем примеру са свадбеним пријемом, вероватно имате тим или особу задужену за различите компоненте. Радите са члановима вашег тима како бисте навели детаље неопходне за постизање сваке главне ставке.
Особа задужена за храну мора разумјети опције, ограничења трошкова и направити изборе који подржавају постизање обима. Наведите мање кораке у сваком од већих корака. Колико нивоа дубоко уђете у детаљне кораке зависиће од величине и сложености вашег пројекта.
Израдите прелиминарни план
Саставите све своје кораке у план. Добар начин да се то уради је коришћење табеле приоритета која идентификује које ставке морају да претходе другим ставкама. Формалне праксе управљања пројектима захтевају развој онога што се назива мрежним дијаграмом и идентификацију критичног пута. Иако ово може бити изнад ваших потреба или нивоа знања, суштинско питање је да се активности редоследе правим редоследом, а затим доделите ресурсе активностима.
Питања која треба поставити укључују: Шта се прво дешава? Шта је следећи корак? Који кораци се могу одвијати у исто време са различитим ресурсима? Ко ће урадити сваки корак? Колико ће ово трајати? Доступни су многи одлични софтверски пакети који могу аутоматизовати многе од ових детаља за вас. Питајте друге на сличним позицијама шта користе.
Креирајте свој основни план
Добијте повратне информације о свом прелиминарном плану од свог тима и свих других заинтересованих страна. Прилагодите своје временске рокове и распоред рада како бисте уклопили пројекат у расположиво време. Направите сва потребна прилагођавања прелиминарног плана да бисте направили основни план.
Захтевајте прилагођавања пројекта
Скоро никада није довољно времена, новца или талента додељених пројекту. Ваш посао је да се задовољите ограниченим ресурсима које имате. Међутим, често се постављају ограничења на пројекат који су једноставно нереални. Морате да образложите свој случај и представите га свом шефу и затражите да се ова нереална ограничења промене. Затражите промене на почетку пројекта. Немојте чекати да буде у невољи да затражите промене које су вам потребне.
Када сте почели да набављате ресурсе и набављате неопходне материјале, у фази сте извршења. У овој фази, такође сте:
Састављање вашег пројектног тима
Окупите људе у свом тиму и започните дијалог. Они су технички стручњаци. Зато их је њихов функционални супервизор доделио пројекту. Ваш посао је да управљате тимом.
Радите свој план
Прављење плана је важно, али план се може променити. Имате план за вожњу на посао сваког јутра. Ако је једна раскрсница блокирана несрећом, промените план и кренете другим путем. Урадите исто са својим пројектним плановима. Промените их по потреби, али увек имајте на уму обим и ресурсе.
Како се ваш план одвија и посао завршава, улазите у фазу надгледања и контроле. У овој фази радите на контроли трошкова, ресурса и квалитета, као и на:
Пратите напредак свог тима
Мало ћете напредовати на почетку пројекта, али тада почните да пратите шта сви раде. То ће олакшати откривање проблема пре него што постану проблеми.
Документујте све
Водити евиденцију. Сваки пут када промените свој основни план, запишите шта је била промена и зашто је била неопходна. Сваки пут када се пројекту дода нови захтев, напишите одакле је захтев дошао и како је временски оквир или буџет прилагођен због тога. Не можете се сетити свега, па их запишите и моћи ћете да их потражите на крају пројекта и учите од њих.
Нека сви буду информисани
Информишите све заинтересоване стране пројекта о напретку. Обавестите их о свом успеху док завршите сваку прекретницу, али их обавестите и о проблемима чим се појаве.
Такође, информишите свој тим. Ако се разматрају промене, реците тиму о њима што је даље могуће. Уверите се да су сви у тиму свесни шта сви други раде.
Пратите кораке
Не морате бити формални менаџер пројекта да бисте водили пројектну иницијативу. Међутим, требало би да примените алате, логику и кораке управљања пројектом да бисте разјаснили своје циљеве, детаљно објаснили посао и изградили тим који ће извршити док ви управљате свиме.
