Пројектни тимови се не појављују спонтано као продуктивне групе са високим учинком. Уместо тога, они су резултат намерних акција вођа и чланова тима да би се створило окружење поверења и сарадње. Тимовима је генерално потребно време да почну да раде на свом врхунском нивоу.
Такманова теорија развоја тима—формирање, јуриш, нормирање и извођење важи као и када је први пут објављена. Динамика напредовања тима је и даље иста.
Научите неке кораке које можете предузети да бисте убрзали напредак тима кроз превирања која воде до фазе извођења.
Узмите у обзир порекло и личности чланова
Било би лепо веровати да постоји једноставна контролна листа коју треба пратити за изградњу тима високих перформанси. Несрећна истина је да не постоји рецепт који можете пратити.
Изградња сјајних тимова је спој психолошког знања и лидерства. Морате разумети снаге и слабости људи који раде за вас и запослити их на начин на који ће бити успешни.
Пре додељивања тимова потребно је размотрити позадину кандидата. Када је могуће, личности и способности треба да буду усклађене које се међусобно допуњују.
Искористите модел ШАЛ
СЦАРФ (статус, сигурност, аутономија, повезаност и правичност), је модел начина на који људи комуницирају, који је развио др Дејвид Рок 2008. године.Овај модел описује друштвена искуства која утичу на људско понашање:
- Статус: Осећања важности међу вршњацима
- Сигурност: Способност предвиђања исхода интеракције са људима.
- Аутономија: Осећај контроле коју неко има над друштвеним интеракцијама
- Повезаност: Како се особа односи према другима – неко може бити подршка и пријатељ или ривал.
- Поштење: Разговори, размене идеја и интеракције треба да буду фер у целини.
Све у вези са структуром тима и управљањем мора да ојача ова критична лична питања за сваког члана тима. Ефикасан вођа пројекта треба да обрати пажљиву пажњу на ова понашања и појача она позитивна за сваког члана пројектног тима.
Чланови тима морају поверење да вођа тима брине о сваком од њих и да је критички усмерен на обезбеђивање њихове безбедности и успеха. Као вођа тима, питајте и одговарајте, “Зашто ће чланови мог тима веровати мени да их водим до безбедности и успеха?“
Дефинишите понашања која морате свакодневно показивати да бисте ојачали своју посвећеност њима. Затим се посветите демонстрацији тог понашања.
Ако постоји купац за пројекат, од суштинског је значаја да они буду укључени у процес како би он био на правом путу и усклађен са својим циљевима.
Можда не постоји увек купац за пројекат. Ако постоји, не можете га покренути ако су потребе купаца нејасне. Без обзира да ли је ваша иницијатива фокусирана на врло специфичну публику или општији скуп циљних група, постоје технике које можете користити да бисте направили јасноћу.
За иницијативе развоја нових производа које имају за циљ привлачење нових купаца, креирајте детаљне личности купаца за сваки тип. За велике напоре изградње или развоја, осигурајте да је представник купца укључен у дефинисање обим пројекта и одобрење.
У ситуацијама када клијент не може бити физички присутан, можете да креирате прокси – изрез или плишану животињу – који заузима место на сваком састанку. Група треба да пита и покуша да одговори “Шта ће купац рећи о овоме” за сваку одлуку или ситуацију.
Ефикасно комуницирајте и организујте се
Рано у процесу формирања тима, поставите очекивања за међуљудску комуникацију и осигурајте да појачате одговорност. За групна подешавања, научите тим да истражује проблеме кроз фасилитативне приступе који фокусирају размишљање групе на једну по једну тему.
Научите их да раздвоје емоције, ризике, идеје и проблеме са информацијама и да се позабаве сваким посебно пре него што пожуре са расуђивањем. За доношење одлука, помозите тимовима да разумеју сваки велики избор са више гледишта и научите их да процене више опција за сваку одлуку.
Направите повељу тима да дефинишете одговорности чланова. Повеља треба да утврди вођство, улоге чланова, сврху пројекта, резултате и све друге релевантне ставке.
Ове вештине се не уче у програмима управљања пројектима и нису обавезни као део њихове професионалне сертификације, али су од суштинског значаја за помоћ тиму да научи да ради заједно.
Користите тренера и борите се за свој тим
Тренирање је моћно средство за подршку тимским перформансама и често се недовољно користи. За ову улогу можете користити екстерне или интерне ресурсе, иако тренер мора бити циљ аутсајдер способан да посматра и понуди искрене повратне информације засноване на понашању о учинку тима и ефективност.
Тренер је непроцењив ресурс који помаже да се посматрају и идентификују кварови у дискусији и процесима доношења одлука. Искористите тренера да оспори претпоставке и буди у потрази за различитим групним пристрасностима или случајевима групног размишљања.
Сјајни лидери пројеката напорно раде у име чланова свог тима како би осигурали да се могу фокусирати и да раде свој најбољи посао. Као вођа пројекта, то значи да ћете можда морати да се укључите организациона политика са другим вођама пројекта и функционалним вођама да преговарате у име чланова вашег тима.
Упознајте пет уобичајених проблема
Ако проводите време посматрајући и радећи са пројектним тимовима који се боре, приметићете многа подручја у којима се комуникација квари и перформансе пате. Већину времена појављује се ових пет уобичајених проблема:
- Нема јасне и енергизирајуће сврхе
- Без учешћа купаца
- Без вођства пројекта
- Лоше дефинисане улоге, делокруг и контроле
- Превише пројеката
Учесници тима можда нису свесни значаја пројекта и његове повезаности са клијентом или организацијом. За чланове пројектног тима, ово је „само још један пројекат“. Чланови тима се могу континуирано пребацивати из тима у тим, радећи на кратким роковима на стресним пројектима без прекида између. Ово може изазвати сагоревање чланова тима.
Недостатак информација о пројекту такође може изазвати проблеме. Чланови можда не разумеју сврху или важност посла – када је клијент присутан и укључен, чланови тима су склонији да се хране својом енергијом и боље раде.
Нејасне или непостојеће вредности оштећују учинак тима. Недостатак одговорности и одговорности додаје значајна трења пројектима. Тимски учинак пати када људи не разумеју своје улоге или немају аутономију да импровизују или иновирају.
Често руководиоци нису толико укључени колико би могли бити. Вође пројеката треба да раде на успостављању подршке како би руководиоци желели да помогну. Руководиоци би могли да обезбеде више ресурса, времена или потврде свој утицај да помогну.
Контроле треба да буду специфичне и саопштене свим члановима тако да разумеју свој напредак у поређењу са другима. Или, могу покушати да напредују како би могли да раде на другим пројектима на које могу бити распоређени.
У а управљање матрицом стилска организација, чланови тима су често распоређени по више иницијатива. Додељени су на више од једног пројекта и није им дато довољно простора од њиховог извештавања до менаџера да би извршили пројектне задатке. Преоптерећени чланови тима се боре да се фокусирају, раде лош посао и имају тенденцију да прегореју.
Ангажујте се са својим тимовима
Ако перформансе пројектног тима препустите случају, мало је вероватно да ће доћи до високих перформанси. С обзиром на важност пројеката на радним местима, сви, од руководилаца до чланова тима, треба да разумеју жељени исход пројекта.
Комуникација и сарадња између менаџера пројекта, клијента, менаџера који подноси извештаје и чланова тима су од виталног значаја за успех сваког пројекта.
Напорно радите са своје позиције менаџера пројекта или члана тима како бисте осигурали присуство наведених алата и идеја, а ваше шансе за стварање тима високих перформанси се значајно побољшавају.
