Не морате да тражите далеко да бисте пронашли чланке стручњака за управљање временом. Остварени гуруи и други стручњаци осуђују састанке и предлажу да их избегавате, смањите или на други начин често одустанете од њих напорни корпоративни расипници времена.
Ипак, понекад се једноставно морамо срести. Током састанака, постоје неке добро дефинисане методе за вођење продуктивног састанка. Неке технике које можете користити док користите ове методе помоћи ће да ваши састанци постану продуктивнији и глаткији.
Елиминишите ажурирања „Иди око стола“.
Знате овај састанак. Нагурајте осамнаест људи у просторију, а затим захтевајте од сваке особе да подели ажурирање које обично звучи као покушај да се оправда постојање.
Извршни директори и виши лидери су познати по вођењу ових састанака, наивно верујући да је ово одличан начин да сви чују шта се дешава у целој фирми. У стварности, људи се углавном искључују и фокусирају се на планирање сопственог ажурирања које нико неће слушати.
Уместо тога, могли бисте да делите релевантне вести, укључујући финансијске резултате, велике победе купаца или новости о иницијативама широм организације. Такође, проширите понуду појединцима да покрену важна питања.
Ако се догодило нешто значајно и непознато, неко би то требало да подели. Ако је једној групи потребна помоћ друге групе, подигните захтев. У супротном, немојте терати све учеснике да деле.
Ажурирања путем технологије
Нема потребе да сазивате састанак за нешто што можете потражити. Искористите технолошке алате дана како бисте осигурали да ваши радни тимови одржавају актуелно и видљиво ажурирање статуса где га свако може видети једним кликом миша.
Ако морате да се састанете, преполовите планирано време састанка или користите агилне приступе и водите кратке „станд-уп“ сесије. Будите драконски у погледу дигресија и сметњи које продужавају ове сесије. Фокусирајте се на дељење статуса“ и захтевајте од људи да решавају проблеме ван овог форума.
Неструктурирани састанци за размишљање
Радите на дефинисању теме за размишљање и поделите је са позванима пре сесије. Прикупите њихов допринос и консолидујте и објавите га или поделите без приписивања идејама. Користите сесију уживо да бисте прескочили и надградили послате идеје, додајући их на листу.
Одуприте се пориву да процените идеје у овој сесији. Укључите друге технике које минимизирају притиске социјализације, као што је писање мозга. И изнад свега осталог, консолидујте идеје и креирајте процес без састанка да бисте их проценили. Када буду прописно процењени, архивирајте их за лаку групну референцу у будућим сесијама и ситуацијама.
Детаљни прегледи операција
Држите дубоке зароне и корпоративне испите приватним и фокусирајте се на дељење кључних оперативних индикатора, проблема и прилика. Групни састанак није време или место да се раздвоји област или појединац који слаби.
Закажите накнадни састанак на лицу места, али немојте све друге подвргавати вашем видљивом унакрсном испитивању по овом питању. Не одустајте од одговорности за побољшање, већ елиминишите јавну срамоту са ваших састанака.
Уклоните спонтано доношење одлука
Чудно, соба за састанке је једно од најгорих места за брзе одлуке. Покретање питања по први пут и позивање на одлуку ставља људе на место. Одлуке обично захтевају информације и припрему. Они можда немају пред собом одговарајуће информације или су упознати са тим.
Уместо тога, могли бисте да радите пре састанака групе како бисте ангажовали кључне заинтересоване стране о питањима и опцијама. Затражите њихов допринос, понудите своје перспективе и рад брокерским заједничким интересима. Користите форум састанка да потврдите интересе заинтересованих страна и идентификујете њихове препоруке.
Иако још увек можда нећете одмах донети одлуку без још једног или два корака, ојачаћете своје радне односе својим радом пре сесије и уштедети време у процесу.
Последње мисли
Људи су по природи заједничка створења. Иако постоје различити технолошки алати који нам омогућавају да се повежемо а да нисмо на истом месту, понекад помаже да будемо лицем у лице.
Искористите ово време мудро и покажите своје поштовање према учесницима тако што ћете организовати састанке који минимизирају уложено време и максимизирају размену информација високог квалитета у окружењу без опасности.
