За већину организација, најважнији део канцеларијска опрема је телефон. Телефонски системи пословне класе обично почињу да коштају неколико хиљада долара, а цена расте пропорционално са повећањем величине система и броја функција које желите.
Телефонски системи пословне класе о којима се овде говори су за канцеларије са десет или више људи.
Које карактеристике ће вам требати
Функције које доносе вредност вашем пословању и повезују ваше пословање са светом повећаће укупне трошкове телефонског система. Продавац телефонског система ће покушати да вам прода сва звона и звиждаљке (то је њихов посао), али морате да погледате сваку функцију и одлучите да ли ће то додати вредност вашем пословању или ће вас спасити новац.
Основне карактеристике
Ево неких уобичајених функција које су доступне на пословном телефонском систему. Сваки бренд је другачији, па питајте продавца за комплетну листу опција.
Тхе аутосервис обично заузима место рецепционара представљајући позиваоцима листу опција да усмеравају њихов позив
- Функције конференције дозволите да се два или више екстензија повежу за дељење у разговору. Обично је подразумевано два. Ако вам је потребно више од двоје, питајте који је максималан број учесника. Неки системи дозвољавају само конференцију интерних екстензија. Ако су вам потребни екстерни конференцијски позиви, распитајте се и о томе.
- Аутоматед Дирецтори омогућава позиваоцима да потраже локал запосленог уношењем првих неколико слова њиховог имена.
- Говорна пошта омогућава остављање порука запосленима који су недоступни или на телефону. Неки системи могу да прослеђују поруке говорне поште на е-пошту запосленог и дозвољавају одвојеној опреми за говорну пошту треће стране да се повеже са њиховом опремом. У зависности од цене, ово би вам могло уштедети новац.
- Цалл Холд је могућност стављања позива на чекање док се корисник бави другим стварима. Обично је укључен у систем.
- Прослеђивање позива даје кориснику могућност да све позиве привремено проследи на други локал или на говорну пошту.
- Брзо бирање чува често коришћене телефонске бројеве и омогућава кориснику да га позове притиском на дугме или два. То је корисна уштеда времена за често позиване бројеве.
- Поновно бирање омогућава поновно бирање последњег позваног броја притиском на дугме.
- Пејџинг омогућава кориснику да говори преко разгласа како би позвао запосленог или дао најаве.
- Музика на чекању даје вашим позиваоцима нешто да слушају док су на чекању. То може бити музика или унапред снимљене поруке које рекламирају вашу компанију.
- Резервно напајање обезбедиће алтернативни извор електричне енергије у трајању од 10 до 60 минута у случају нестанка струје.
Напредне функције
Напредне функције ће додати значајне трошкове укупном систему и додаће сталне трошкове током животног века система. Међутим, ово би се могло надокнадити смањењем кориснички сервис и предности које доносе уштеде времена.
- Удаљене локације функција омогућава једноставне везе са запосленима ван локације или малим удаљеним канцеларијама једноставним бирањем интерног локала.
- Финд Ме / Фоллов Ме дозвољава корисницима да проследе свој телефон на захтев на други телефон, мобилни телефон, кућни телефон, секретарицу итд.
- Интеграција компјутерског телефона (ЦТИ) омогућава телефонском систему да комуницира са рачунарским системом. Примери укључују могућност да корисник кликне на телефонски број на екрану и да телефонски систем аутоматски бира број (смањује погрешне бројеве и штеди време); или прослеђивање телефонског броја корисника рачунару када позову како би се отворио налог клијента и приказао на екрану за запосленог пре него што се јави на телефон. Ова опција је веома скупа.
Колико велики систем треба да буде
Следеће питање на које морате да одговорите је где желите телефоне. Следећа листа идентификује уобичајена места на којима ћете желети да пронађете локал за телефон:
- Рецепционар
- Свака канцеларија
- Факс машина
- Терминали за кредитне картице, портови за пренос података
- Сала за конференције
- Продавница/стовариште спрат
- Јавни простори (чекаоница, ходници, улази итд.)
Затим ћете морати да одредите колико ће истовремених телефонских позива долазити и излазити из канцеларије. Збир долазних и одлазних позива у било ком тренутку је број линија (или транк) који ће вам требати.
Уобичајене конфигурације су 3, 8, 12, 16, 24 или 48 линија. Већи системи имају уторе за проширење тако да можете додати још линија касније. Не заборавите да узмете у обзир будући раст (25% није неуобичајено). Важно: ако ово потцените, позиваоци ће добити сигнал заузећа ако су све линије у употреби.
Проналажење продавца телефонског система
Проналажење дилера није тешко. Прво, можете претражити веб за „телефонску опрему и залихе“ да бисте пронашли продавца који вам је близу.
Сајмови пословне и канцеларијске технологије су такође добра места за почетак. Не само да ћете моћи да упознате људе из продаје и подршке, већ ћете можда моћи и да испробате систем.
Коначно, најбољи начин је да се распитате. Питајте људе које познајете који имају посао са канцеларијом. Такође можете добити њихову процену квалитета опреме и нивоа услуге која је пружена.
Израчунавање укупног трошка
Укупни трошак система ће се састојати од следећих компоненти:
- Основна јединица / систем је јединица која контролише целокупну телефонску инфраструктуру. Цена зависи од броја функција које имате, броја телефонских апарата које може да обради и броја линија које долазе од телефонске компаније.
- Слушалице / Стони сетови су јединице које седе на столовима или су причвршћене за зид. Долазе у неколико различитих стилова, могућности и цена. Цене се могу кретати од 70 до 1000 долара. Примери укључују основне (најјефтиније), средње, извршне/високе, рецепционере (најскупље) и јединице конференцијског стола. Остале опције укључују хендсфри слушалице и бежичне везе. Већина телефона је власничка и радиће само са основним системом тог произвођача. Ако замењујете постојећи телефонски систем, цена свих нових телефона (ако промените бренд) може учинити надоградњу на следећи виши модел једино приступачно решење које имате.
- Ожичење је крвни судови организације и не сме бити маргинализован. Ако градите канцеларију, инсталирајте додатне жице и утичнице у било којој области за коју мислите да ће вам можда требати телефон у будућности. Трошак ће бити само делић цене ако се касније морате вратити и пробушити рупе у плафонима и зидовима. Ако га инсталирате у зграду са постојећим ожичењем, нека продавац провери компатибилност ожичења пре него што потпишете уговор.
- Инсталација и почетна конфигурација ће бити део пројекта који одузима највише времена. Телефонски системи не функционишу одмах из кутије и највероватније ће морати да их инсталира и првобитно конфигурише обучени техничар. Да бисте покренули посао што је брже могуће, уверите се да је ово укључено у уговор. Остале опције о којима се може преговарати су одржавање, будуће модификације и обука за ваше запослене.
Доношење коначне одлуке
Коначна одлука лежи на вашим раменима. Продавци телефонских система могу бити агресивни, али запамтите да сте ви „муштерија“ и да сте главни. Да бисте добили најбољу цену за систем који желите, испоручите своје захтеве неколико компанија и пустите их да лицитирају за пројекат. Уверите се да сте добили детаљан предлог који покрива све горе наведене области. Нећете добити назад поређење између јабука и јабука, па тражите да се цена функција наведе засебно (или детаљније, ако су укључене као пакет функција). Ово ће вам омогућити да утврдите шта узрокује разлике у ценама. Ако још увек нисте сигурни у јасног лидера, затражите да видите демо на сајту постојећег клијента. На крају, упоредите предлоге и изаберите онај који одговара вашим потребама, омогућава раст и, што је најважније, у коме се осећате најпријатније.
