Многи власници малих предузећа ослањају се на е-пошту као примарни начин пословна комуникација. Ово није изненађујуће; е-пошта је брза, лака и пружа папирни траг. Али то не значи да ваше поруке е-поште, посебно када је у питању пословна комуникација, треба да буду опуштене. У ствари, лоша комуникација путем е-поште може вас коштати купаца док штети вашем бренду и вашој репутацији.
Слање професионалне пословне е-поште своди се на стварање навика које се фокусирају на јасну, сажету и одговарајућу комуникацију.
1. Користите пословну имејл адресу
Када сте власник предузећа и обављате посао у име своје компаније, уверите се да користите пословну адресу е-поште. У идеалном случају, то значи да имате пословну адресу (тј. Вашеиме@вашепосао.цом) коју користите за сву пословну комуникацију.
Ако то није могуће, можете да креирате бесплатну адресу е-поште која укључује назив вашег предузећа (тј. име вашег предузећа@гмаил.цом). Коришћење личне адресе е-поште која очигледно није повезана са вашим пословањем може, у најгорем случају, да нашкоди вашем професионализму иу многим случајевима можда нећете бити схваћени озбиљно.
2. Нека поруке буду кратке и слатке
Нема ништа лоше у објашњавању ствари веома детаљно; може пружити јасноћу и смањити неспоразуме. Али када порука е-поште почне да личи на роман, можете брзо изгубити пажњу примаоца и збунити проблем са небитним информацијама. Да бисте то избегли, држите се једне теме по е-поруци, а када треба да укључите више информација, користите подебљане поднаслове како би најважнији детаљи били јасни.
3. Користите описне теме
Да ли сте икада отворили поруку е-поште на основу теме и завршили потпуно збуњени и помало изнервирани када се радило о нечему сасвим другом? Пошто већ држите сваку е-поруку коју напишете ограничену на једну тему према горенаведеном савету, такође би требало да се уверите да линија предмета одражава ту тему и ништа друго. Ово не само да ће помоћи примаоцу, већ ће и вама олакшати управљајте сопственим сандучетом е-поште.
4. Тоне Ит Довн
Лако је пустити ствари да лете када шаљете е-пошту јер се можда осећате као да сте заштићени екраном рачунара, али неки разговори лако могу бити погрешно схваћени у имејлу. У ствари, без вербалног комуникација знакови да ублажите поруку коју шаљете, свака е-пошта може бити погрешно схваћена. Ако шаљете поруку која може бити упитна, поново је прочитајте пре слања, а ако још увек нисте сигурни, вероватно је боље да подигнете телефон.
5. Нека ваш потпис е-поште буде користан
Цитати, промоције и пријаве за билтене у потпису е-поште могу бити ефикасни у неким ситуацијама, али те ставке никада не би требало да надмашује коришћење вашег потписа е-поште за оно за шта је намењен - пружање вашег контакта информације. Ваша почетна е-пошта или одговор треба да садржи потпис е-поште са најмање пуним именом, компанијом и УРЛ-ом. Не шкоди ни број телефона, наслов и поновно постављање адресе е-поште.
6. Проверите свој правопис и лектуру
Провера правописа је лака. Поставите подразумевану поставку у свом клијенту е-поште да проверите све поруке пре него што их пошаљете. Е-пошта је неформалнија и има мало више попустљивости према правописним и граматичким грешкама, али изгледа ужасно слати поруку прожету грешкама. Последња ствар коју желите је да оставите лош утисак јер сте журили да пошаљете е-пошту и прескочили сте проверу правописа и граматике.
Е-пошта је важан метод комуникације у пословању, чак и ако вам то није прва жеља. Праћење ових најбољих пракси за пословну е-пошту помоћи ће вам да ваша комуникација путем е-поште буде професионална и продуктиван, и можете бити сигурни да је утисак који остављате добар.
