Једна од карактеристика пројекта је да траје одређени временски период. То може бити било шта од неколико недеља до неколико година, ау неким случајевима, за велике грађевинске пројекте или јавне радове, деценијама.
Да би пратили напредак на том путу и осигурали да се кључни резултати постижу у складу са временском линијом, менаџери пројекта користе прекретнице.
Прекретница пројекта је задатак са трајањем од нула који означава постигнуће у пројекту. Користе се као начин да покажу кретање напред и напредак и покажу људима шта се дешава, чак и ако немају детаљно знање о задацима који су укључени да би стигли тамо. У том погледу, они су веома корисни за комуникацију са заинтересованим странама и постављање очекивања.
Када користити прекретнице пројекта
Прекретнице у управљању пројектима се користе за обележавање:
- Почетак значајних фаза рада
- Завршетак значајних фаза рада
- Рокови
- Када се доноси важна одлука
- Друге фиксне тачке у времену које је потребно посебно назвати
Колико често стављате прекретнице у свој план
Курс обуке може препоручити стављање прекретница у свој план отприлике једном месечно. Ово је добро и добро правило, али морате користити своју професионалну процену. Неки месеци би могли имати доста активности са важним састанцима који се означавају као прекретнице, одлуке које се доносе и затварање једне фазе и почетак друге.
У другим месецима можда ћете бити усредсређени на извршење, са врло мало, ако ништа друго, на чему можете да закачите прекретницу.
За потребе извештавања, корисно је створити разлог за прекретницу најмање једном у сваком циклусу извештавања.
Како су прекретнице представљене на вашем гантограму
Прекретнице су једна од компоненте гантограма и приказани су на графикону као дијамант. Нису приказани као нормалан задатак јер имају трајање нула: другим речима, не заузимају време. За потребе планирања на гантограму, оне се једноставно дешавају.
Ако не користите Гантове графиконе, још увек можете да користите прекретнице. Овде су 5 алтернатива Гантовим дијаграмима: још увек можете да уградите прекретнице у свој план користећи их.
Ако желите да останете лично организовани, а софтвер за управљање пројектима није у потпуности интегрисан у ваш календар, можете да копирате и налепите кључне датуме у свој дневник. У зависности од тога како волите да радите, ово вас може подсетити на оно што би требало да се деси.
Како именовати прекретнице
Прекретнице треба да имају јасан опис на распореду вашег пројекта, али не и онај који имплицира да су задатак. Дакле, не би требало да се називају „Добијте сагласност за прелазак у Фазу 2“, већ „Фаза 2 почиње“. Ако желите да одразите напор да се постигне сагласност за прелазак у фазу 2, додајте задатак непосредно пре прекретнице да бисте га покрили.
Прекретнице треба да описују тачку у времену коју представљају на следећи начин:
- Фаза тестирања је завршена
- ПИД одобрен
- Уговор потписан
Многи менаџери пројеката бирају да нумеришу своје прекретнице ради лакшег сналажења. Ако користите структуру рашчламбе посла, можете користити нумерацију из тога. У супротном, добро је користити М1, М2 и тако даље да би било јасно на шта мислите. Јасна структура именовања постаје важнија како се број прекретница повећава, па размислите о томе како ћете то урадити ако ваш пројекат траје неколико месеци.
Како да потпишете прекретнице
Прекретнице чине део распореда вашег пројекта, тако да када је ваш распоред базиран, требало би да сматрате да су ваше прекретнице потписане.
Ако треба да промените датуме својих прекретница, онда би требало да користите свој стандард поступак контроле промене за прилагођавање вашег плана. Ово може бити лако као да разговарате са спонзором пројекта и да им кажете зашто датуми морају да се промене, или формално као што је састављање новог препорученог распореда и одношење планском одбору да га има ратификован.
Најбоље је да утврдите какав ће бити ваш прекретнички процес одјављивања, ако га има, пре него што га употребите, тако да не губите време када морате да извршите промену.
Коришћење прекретница за комуникацију
Прекретнице су корисне за комуникацију и извештавање јер представљају минималне тачке контроле у плану. Другим речима, ако уклоните све остале задатке, и даље бисте могли да видите шта се дешава и да наставите да се пројекат креће напред користећи само прекретнице.
Требало би да будете у могућности да извучете прекретнице и ставите их на контролну таблу или извештај о пројекту. Требало би да испричају причу о пројекту довољно детаљно да задовоље људе којима подносите извештаје, обично вашег спонзора пројекта или друге извршне групе као што је управљачка група (или пројектни одбор). Сваког месеца, или по учесталости извештавања коју користите, можете показати које су прекретнице постигнуте.
Извештавање о прекретницама је прилично једноставно и често се ради као табела. Наводите опис прекретнице, датум када је требало, а затим нови предвиђени датум. Када се прекретница постигне и може се означити као завршена, додајете и тај датум. Надајмо се да ће то бити исто као и предвиђени датум, али пројекти не функционишу увек тако.
Оваква табела показује шта је завршено и шта је изванредно. Моћи ћете да планирате одговор на питање: „Зашто нисмо достигли ту прекретницу?“ пре него што одете на састанак са својим спонзором или пошаљете извештај.
Када је ваш план пројекта веома дугачак и имате много прекретница, лакше ћете одбацити завршене прекретнице у сваком циклусу извештавања. Пријавите само прекретнице које предстоје или завршене тог месеца: следећег месеца скините све што је завршено последње месец, тако да не додајете стално дужину извештаја говорећи људима о послу за који већ знају да јесте готов.
Прекретнице су заиста користан алат за управљање пројектима за планирање, заказивање и извештавање и лаки су за коришћење. Ставите неке у свој следећи план пројекта, пратите их и сазнаћете која фреквенција вам најбоље одговара.
Као и све у управљању пројектима, користите их флексибилно да бисте постигли жељени резултат, користећи ове савете и смернице да бисте донели сопствене одлуке.
