Позиције канцеларијских помоћника могу се наћи у свим индустријама и деле велики скуп вештина. Канцеларијски помоћници су понекад познати као секретари или административни помоћници, али оно што раде јесте да помажу у функционисању канцеларије.
Било да канцеларија припада адвокатској канцеларији, медицинској пракси, образовној установи или корпорацији, потребе су сличне: неко мора да води евиденцију, одржава распореде и води рачуна о рутинској комуникацији у име људи који користе канцеларија.
Неки канцеларијски помоћници раде на даљину. Виртуелни асистенти обично раде од куће, обављајући задатке које би иначе обављали административни помоћник или секретар.
Пословна задужења канцеларијског асистента
Док су позиције канцеларијских помоћника генерално сличне једна другој, посао је и даље варијабилан - само варира из дана у дан, а не од канцеларије до канцеларије. Данас бисте могли да се понашате као рецепционер, сутра ће можда бити потребна поправка штампача, а дан након тога, мораћете да пребаците цео ормар за документе у облак. Биће вам потребан веома широк скуп вештина да бисте успели.
Канцеларијски асистенти су међу великим неопеваним херојима пословног света, јер када радите свој посао како треба, нико то не примети — изгледа да канцеларија ради сама. Али неки људи уживају у брзом, али флексибилном послу, осећају да су у срцу свега. Добра секретарица може наћи посао скоро свуда, у било којој врсти организације.
Врхунске вештине канцеларијског асистента
Ево неких од најбољих вештина које послодавци траже када запошљавају канцеларијско особље.
Вештине вербалне комуникације
Комуникација је критична мека вештина за канцеларијског асистента. Мораћете да комуницирате са својим надређеним, колегама у канцеларији, професионалцима којима помажете, а можда и са клијентима или људима у другим канцеларијама исте организације. Сви радите као тим и ви сте његово главно комуникацијско средиште.
Мораћете да будете весели, услужни, добро информисани, артикулисани и добар слушалац сваког дана.
- Одговорите на телефоне
- Односи са клијентима
- Комуникација
- Прослеђивање телефонских позива
- Пријем поруке
- Преусмеравање телефонских позива
- Централа
- Телефон
- Вербална комуникација
Вештине писмене комуникације
Већина канцеларијских помоћника много пише. Они могу писати белешке, попуњавати обрасце или састављати писма или е-поруке. Неки креирају садржај за веб локацију компаније или уређују текст за друге. Јасна, професионална писмена комуникација је неопходна.
- Преписка
- Емаил
- Пошта
- Маилингс
- куцање
- Обрада речи
- Писана комуникација
Пријатељство
Канцеларијски асистент може бити прва особа коју клијент види када уђе у канцеларију. Ако је главни корисник канцеларије тренутно напољу, канцеларијски асистент може бити једина особа са којом посетилац комуницира. Морате бити спремни да сваког посетиоца дочекате осмехом и лепом речју и да му помогнете у свему што им је потребно колико год можете. Дакле, добре међуљудске вештине су неопходне.
- Кориснички сервис
- Усмеравање посетилаца
- Флексибилно
- Пријатељски
- Поздравите госте
- Интерперсонал
- Позитиван став
- Поузданост
- Велцоме Виситорс
Технолошке вештине
У стара времена секретарице су много куцале. Времена су се променила, па тако и технологија, али канцеларијски асистенти и даље могу очекивати да проводе доста времена испред тастатуре. Уместо писаће машине, мораћете да се сналазите у разним софтверским апликацијама. Не шкоди ни знање како да пружите лаку техничку подршку и како да поправите непослушни штампач.
- рачунар
- Гоогле документи
- Гоогле диск
- Гоогле Формс
- Гоогле табеле
- Гоогле слајдови
- Гмаил
- Интернет
- Мицрософт Екцел
- Мајкрософт Офис
- Мицрософт Ворд
- Мицрософт Оутлоок
- Мицрософт Поверпинт
- КуицкБоокс
- Слацк
- Технологија
- Видео конференције
- Зоом
Организација
Канцеларијски помоћници морају бити изузетно организовани како би ефикасно жонглирали са својим бројним задацима. Мораћете да помогнете да и други људи буду организовани, од одржавања календара до одржавања уреда у реду.
- Административну подршку
- Састанци
- Наплате
- Календари
- Свештенички
- Унос података
- Испорука поште
- Електронско подношење
- Извештаји о трошковима
- Подношење
- Операције рецепције
- Монеи Хандлинг
- Канцеларијске дужности
- Канцеларијска опрема
- Инвентар канцеларијског материјала
- Канцеларијски материјал
- Оффице Суппорт
- Организација
- Папирологија
- поштарина
Вештине решавања проблема
Решавање проблема или вештине критичког размишљања важни су за сваког канцеларијског асистента, јер ћете често бити особа којој други долазе са питањима или проблемима.
- Координирајте активности канцеларије
- Састанци
- Вештине решавања проблема
- Одговорите на упите
- Планирање
- Скрининг и усмеравање позива
- Табеле
- Тимски рад
- Управљање временом
- Туристички аранжмани
Примери животописа и мотивационог писма
Прегледајте примере животописа и пропратног писма и преузмите шаблоне за преузимање за различите канцеларијске позиције:
- Животопис административног асистента
- Пропратно писмо административног помоћника
- Животопис личног асистента
- Рецептионист Ресуме
- Пропратно писмо рецепционара
- Примери пословног животописа
Како да покажете своје вештине
- Називи ових вештина функционишу као кључне речи, па их користите што више када пишете свој животопис.
- Ове исте кључне речи можете користити у свом пропратном писму. Фокусирајте се посебно на оне до којих је вашем потенцијалном послодавцу највише стало.
- Уверите се да имате бар један пример времена када сте демонстрирали вештине из сваке категорије спреман да поделите са анкетарима.
