Документација је писана и задржана евиденција о догађајима запошљавања запосленог. Ове евиденције се састоје од државних и законски прописаних елемената, докумената које захтева политика компаније и пракса, документи које предлажу најбоље праксе људских ресурса и формално и неформално вођење евиденције о запошљавању догађаји.
Документација о радној књижици
Записник о документацији запосленог је писани извештај о његовим или њеним поступцима, разговорима, тренирање перформанси инциденти, сведоци кршења политике, дисциплинске мере, позитивни доприноси, награде и признања, истраге, неиспуњавање захтева и циљева, процена учинка, и још.
Размишљајте о документацији о запошљавању као о вашој историји односа запосленог са вашом организацијом - у добром иу лошем стању.
Одржавање ове евиденције омогућава послодавцу и запосленом да сачувају писану историју догађаја и дискусија које су се десиле око било ког конкретног догађаја. Документација о радном односу обезбеђује писани запис који може бити неопходан да подржи такве радње као запослени
Документација о запосленима, када је то потребно, углавном је и позитивна и негативна. То је чињенично, а не осуђујуће. Описује догађаје онако како се дешавају, а не на основу мишљења и мисли посматрача о догађају. Документација такође описује радње које су предузете у значајним случајевима као што је давање формалног признања запосленима или предузимање дисциплинских мера.
Запамтите, морате да креирате документацију што је могуће ближе тренутку када се инцидент догоди како би записи били благовремени, детаљни и тачни.
У правном поступку, документација о прошлом учинку запосленог је често критична за исход који послодавац доживљава од догађаја. Циљ је да се изнесе поштена слика о учинку запосленог без фокусирања искључиво на негативна дешавања.
Врсте документације
Политике, процедуре, приручник за запослене, и планови развоја перформанси су и облици документације који евидентирају очекивано понашање запослених и захтеви радног места за одржавање уредног, поштеног радног места на коме запослени знају шта се од њих очекује.
Записници су такође писане изјаве оптуженог, тужиоца и сведока о непријатељским догађајима на радном месту који укључују недолично понашање запослених, као нпр. сексуално узнемиравање или другог озбиљног преступа.
Ова документација такође укључује сталне евиденције као што је потписана пријава за запошљавање, писана референце за запослење, материјали за пријаву као што су биографије и пропратна писма и провере прошлости. Држано по страни од досијеа запослених, друга папирологија као што је И-9 образац (који потврђује подобност запосленог за рад у САД) се такође одржава, као и медицинска документација, ФМЛА евиденција и тако даље.
Документација такође може бити неформална, као у евиденцији менаџера о његовим или њеним разговорима са запосленим током једне године. Важно је да менаџери одржавају ову документацију о свим својим члановима особља који извештавају. Ниједног запосленог не треба издвајати због учинка за документовање. Ово поступање према једном запосленом другачије од осталих могло би се касније протумачити као дискриминација.
Документација може бити формална и чувана код запосленог персонални досије. Од запослених се очекује да потпишу ову документацију како би потврдили да су примили копију и да су прегледали садржај у целини. Потпис запосленог не означава сагласност са наводима у документацији.
Коришћење документације
Такође се препоручује документовање критичних инцидената, било позитивних или негативних, тако да менаџери имају евиденцију о учинку запослених у одређеном временском периоду.
Организације могу да користе документацију коју чувају на друге начине. Ово може укључивати процедуре, упутства за рад и упутства за компјутерски софтвер да споменемо само неке, али за потребе функције људских ресурса, ово су уобичајена употреба документације. Следећи одељак наводи упутства о томе како да документујете на одговарајући начин.
Узорци документације о перформансама
Документација о учинку запосленог ће вам омогућити дисциплина, прекинути или поштено промовисати, наградити и препознати запослених. Без документације, прављење случаја за било коју од ових радњи је тешко и потенцијално ризично за послодавца.
Послодавац мора да избегава све потенцијалне оптужбе о дискриминаторски третман запослених. Све законитости на страну, добри послодавци желе да створе радно окружење које је поштено, доследно и подржава циљеве запослених и планове каријере.
Ово окружење је подржано професионалном документацијом менаџера о учинку запослених – како похвално понашање тако и радње које је потребно исправити или побољшати. Како то документовати је раније детаљно размотрено. Следеће ситуације дају вам више примера одговарајуће документације.
Документовање кашњења и одсуства
погрешно:
Марк обично касни на посао. Марк пропушта превише посла.
Јел тако:
1. април: Марк је позвао болестан и пропустио осам сати са посла.
4. април: Марк је стигао на посао у 10 сати, два сата закашњења од заказаног времена почетка.
6. април: Марк је заказао преглед код доктора, а затим је остао код куће да постави нову пећ.
12. април: Марк се јавио да је болестан и пропустио је осам сати посла.
Документовање перформанси
погрешно:
Мери је непоуздана. Она ретко када ради оно чему се обавезала.
Јел тако:
2. мај: Мери је обећала да ће први нацрт предлога производа бити доступан за преглед на данашњем недељном састанку. Мери није направила нацрт документа како се очекивало. Рекла је да је била превише заузета и да јој се људи чија је помоћ требала нису вратили.
Менаџер је одговорио: Каква вам је помоћ била потребна? Информације? Ко вам се није јавио и шта вам је требало од њих?
Карл и Мајкл су морали да обавесте Мери о свом напретку.
Шта вас чини толико заузетим да нисте имали времена да испуните своју обавезу? Преузима превише обавеза са ограниченим сатима да их испуни.
Шта могу учинити да вам помогнем?
Када ћете нацрт документа ставити на увид?
У закључку
Ови узорци пружају преглед како ефективна документација изгледа у односу на документацију која је погрешно написана. Пратите овај савет да бисте ефикасно и легално документовали политике, учинак и догађаје на свом радном месту.
Имајте на уму да дате информације, иако су меродавне, не гарантују се за тачност и законитост. Сајт чита публика широм света изакони о запошљавању а прописи се разликују од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас тражити правну помоћ, или помоћ државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе за смернице, идеје и помоћ.
