Услови за вођење евиденције о платама запослених

Један од ваших најважнијих задатака као послодавца је да водите евиденцију о платама и бенефицијама запослених, као и порезима на зараде које плаћају ваше предузеће и ваши запослени. Ове евиденције захтевају савезне и државне агенције. Документи о платном списку и порезу на зараде су неопходни из разних разлога.

Зашто послодавци морају да воде евиденцију о платама

И савезне и државне агенције захтевају од послодаваца да воде евиденцију о плаћама запослених и порезима на зараде.

Морате да водите евиденцију у неколико разлога:

• Тачна евиденција је неопходна за комплетирање ваших пословних финансијских извештаја, пореске пријаве, и извештава запослене и владине агенције.
• Федералне, државне и локалне агенције могу извршити ревизију вашег пословања и прегледати евиденцију ваших запослених у било ком тренутку без претходне најаве.
• Ако запослени има жалбу или поднесе тужбу против ваше компаније, што је ваша евиденција потпунија, то боље можете подржати своју одбрану.

Које евиденције о платама послодавци морају да воде?

Федералне агенције имају различите захтеве у погледу тога које евиденције о платном списку треба да воде и колико дуго. Види доле:

Закон о поштеним стандардима рада Захтеви за вођење евиденције

Одељење за рад налаже да предузећа воде евиденцију о платама и другу документацију запослених како би показала да се придржавају Закон о праведним радним стандардима одредбе о минималним платама, прековременом раду, једнакој плати и дечијем раду.

Евиденција се може водити у било ком облику, укључујући и електронски. За све запослене који нису изузети и оне који су обухваћени захтевима за минималну плату, морате да задржите:

• Лична информација
• Плате, укључујући и прековремени рад
• Све информације које се користе за израчунавање бруто плате и нето плате, укључујући задржавање и одбитке.

Већину евиденција морате чувати најмање три године, али неке калкулације и распореде морате чувати само две године.

Евиденција која се тражи за запослене који нису ослобођена пореза разликује се од оних за раднике који нису ослобођени плаћања, а посебне информације су потребне за запослене у домаћинству, за запослене који раде по неуобичајеним платама, за запослене којима је намештен смештај или друге погодности, и за запослене који примају поправни образовање. Ако неко од ваших радника спада у ове категорије, консултујте се са адвокатом.

Захтеви за евиденцију пореске управе

Интернал Ревенуе Сервице (ИРС) захтева да чувате све платне спискове за све запослене најмање четири године, у сврху пореза на запослење. За све запослене, задржите све обрасце који се односе на плате запослених и порезе на зараде, укључујући тренутни В-4 образац запосленог за потребе задржавања.

Ваша евиденција треба да садржи:

• Ваш порески ИД број (ЕИН)
• Износи и датуми свих исплата плата, ануитета и пензија
• Износи напојница које су вам пријавили запослени и евиденција свих додељених напојница
• Фер тржишна вредност исплаћених зарада у натури
• Име, адресе, ССН и занимања запослених и прималаца
• Датуми запошљавања за сваког запосленог
• Периоди када су запослени и примаоци плаћени док су одсутни због болести или повреде и износ и седмично стопа исплата које сте им ви или трећа лица извршили (за одштету радника или инвалидско осигурање, за пример)
• Евиденција бенефиција запослених и надокнада трошкова датих запосленима, укључујући доказе (доказ)
• Документација о свим кредитима које ваше предузеће тражи (за пореске олакшице за породично одсуство или пореске олакшице за рад)
• Документација о износу удела било ког послодавца или запосленог порез на социјално осигурање које сте одложили и платили

Захтеви за евиденцију пензионог плана

Ако ваша компанија има план за пензионисање, морате држати своје књиге и евиденцију на располагању за преглед од стране Пореске управе и одговарати на питања учесника. Чувајте ове евиденције док се не исплате све накнаде и док не прође довољно времена да план неће бити ревидиран. Пошто пензиони планови могу да исплаћују бенефиције деценијама, мораћете да чувате сву евиденцију неограничено.

Поред свих планских докумената, за сваког учесника и корисника чувајте:

• Стање на рачуну
• Доприноси и зараде
• Документи и информације о зајму
• Подаци о надокнади
• Изјаве и записи учесника

ЕЕОЦ и АДЕА захтеви за вођење евиденције

Комисија за једнаке могућности запошљавања (ЕЕОЦ) захтева да послодавци воде све личне и радне евиденције годину дана. Ако запослени буде отпуштен или отпуштен, његова евиденција се мора чувати годину дана од дана престанка рада.

Закон о старосној дискриминацији при запошљавању (АДЕА) захтева од послодаваца да воде евиденцију о платама три године. Ако ваша компанија има план бенефиција, морате да водите евиденцију о учесницима плана и фајлове о писаним системима радног стажа или заслуга док је план на снази и најмање годину дана након његовог завршетка.

Други обрасци платног списка које треба да чувате

Поред евиденције о платама, требало би да чувате још неколико докумената за сваког запосленог.

• Копија било ког обрасца на којем је запослени одобрио одбитке од плате, укључујући бенефиције и посебне одбитке као што су доприноси за Унитед Ваи или пензиони план. Морате имати писмену сагласност за било који одбитак од плате запосленог, изузев ФИЦА пореза и украси.
• Копија оригиналног обрасца за пријаву запосленог и сва пратећа документа као што су биографија или транскрипти.

Ако сте збуњени око тога коју евиденцију да чувате и колико дуго, најбоље је да чувате сваки платни списак и кадровску евиденцију о свим запосленима и отпуштеним запосленима што је дуже могуће. Неке евиденције, попут докумената о пензионом плану, морају се чувати неограничено.