Све државе захтевају од корпорација да воде и дистрибуирају записнике са састанака, а све државе захтевају да одбори директора воде записнике са састанака. Али не постоје посебна правила о томе шта треба укључити у записник са састанака одбора и како да водите овај записник. Ево неколико савета како да отежавате живот вашег корпоративног одбора, укључујући савете о виртуелним састанцима.
Зашто водити записник са састанка корпоративног одбора
У ствари, постоји неколико разлога за узимање и снимање записника са ваших корпоративних састанака.
У правне сврхе. Први и најважнији разлог за вођење записника са састанака је да имате записник о томе шта сте одлучили, у случају да записник позове суд током парнице.
За потребе одговорности. Чланови одбора су у позицији од поверења. Заштита чланова одбора од одговорности назива се корпоративним велом јер чува правну баријеру између одбора и пословања. Чланови одбора доносе одлуке о новцу који улажу корпоративни акционари, а то и треба способни да докажу да су поступали мудро, у најбољем интересу корпорације и без сукоба камата. Записници помажу члановима одбора да избегну личну одговорност за своје поступке.
Шта одбор ради – а не – ради
Корпоративни одбор доноси одлуке о општој политици пословања или организације. Свакодневне одлуке доносе руководиоци корпорације на основу те политике. Понекад одбори претерају и покушавају да донесу одлуке које је најбоље препустити управи.
Усвојити дневни ред пре састанка
Дневни ред састанка наводи теме о којима ће се разговарати и одобрити током састанка. Поседовање одређеног дневног реда не само да чини састанак лакшим, већ омогућава одбору (и свима који касније читају записник) да знају релативну важност сваке тачке дневног реда. Председник обично презентује предлог дневног реда на почетку седнице и одбор га усваја, након уношења измена.
Ваш дневни ред одбора треба да садржи детаље о свакој од ових области о којима ће се расправљати, о којима гласају чланови одбора:
- Дневни ред за одобрење (одбор може одобрити додатак)
- Записник са последњег састанка на усвајање
- Извештаји извршних органа и одбора
- Стари посао (пренет са претходног састанка)
- Нови посао
- Коментари и саопштења
- Одлагање (са временом)
- Датум следећег састанка је одређен.
Да би ваш састанак прошао брже и да бисте имали времена да разговарате о свему, немојте дозволити дискусију о било чему што није укључено у дневни ред. Додајте тему на дневни ред следећег састанка.
Важни делови записника са седнице одбора
Образац записника са састанка одбора треба да садржи:
Која врста састанка одбора - редовна, посебна или годишња (све државе захтевају да корпорације имају годишњи састанак). Ако презентације дају комисије или други, наведите имена и титуле излагача.
Ко је био присутан, имајући у виду директоре, госте и чланове особља, а који чланови одбора нису били присутни. Морају се забележити имена свакога ко касни или одлази рано.
Да ли постоји кворум. Кворум се обично захтева према корпоративним актима за гласање. Услов за кворум је обично више од половине чланова. (За одбор од девет чланова, на пример, пет чланова мора бити присутно за кворум).
Шаблони записника са састанка одбора
Мицрософт има разне шаблони записника на табли за различите врсте предузећа и организација.
БоардЕффецт, који служи непрофитним и образовним институцијама, има а шаблон записника са састанка можете користити.
Шта снимати, а шта НЕ снимати
Вероватно највећа грешка одбора је што захтевају детаљне информације о дискусијама (понекад аргументима) и процесима. Састанци треба да одражавају шта је урађено и одлучено на састанку, а не ко је шта рекао у дискусији.
Рецимо да ваш одбор гласа о предлогу за продају нове линије производа. У записнику састанка треба да пише: „Предлог за додавање нове линије зачина. Предлог је одобрен и одобрен, са таквим и таквим неслагањима." Ако је група имала дискусију, не морате ништа да кажете о томе.
Записници су службени записник, што значи да могу бити предмет судског позива на суђењу. Укључите само оно што је потребно.
Коришћење агенде сагласности да састанци буду кратки
Нико не воли дуге састанке, али постоје начини да се скратите састанак и записник. Можда ћете желети да уштедите време састанка одбора креирањем а дневни ред сагласности. У основи, овај дневни ред је списак питања која се могу брзо решавати без дискусије. Листа може да садржи записнике са претходног састанка, финансијске извештаје и извештаје одбора или генералног директора.
Опције за виртуелне састанке корпоративног одбора
Можете имати виртуелне састанке одбора у једном од неколико различитих типова:
- На телефону или спикерфону, са или без интернет подршке
- Комбинација чланова онлајн и лично
- Састанак са „потпуним могућностима“, са могућностима интернета, телефона, звука, видеа, текста и гласања
Нека разматрања и питања на која треба одговорити:
- Како чланови могу да гласају? Хоћете ли дозволити анонимно гласање телефоном или СМС-ом? Како ће то функционисати? Да ли ће пријава бити довољна?
- Како ће чланови видети дневни ред и важне документе? Шта је са изменама документа пре гласања? Да ли је потребно поднети предлоге у писаној форми?
- Да ли ће неко бити при руци да помогне члановима у техничким проблемима и решавању проблема?
- Како ћете одлучити ко има реч за дискусију?
Можда ћете желети да своје одлуке о одржавању виртуелних састанака одбора укључите у своје корпоративне прописе. Робертсова правила реда имају неке пример правила за електронске састанке то би вам могло помоћи да донесете одлуке и документујете их у својим подзаконским актима.
Водите евиденцију записника са састанка
После свих невоља на које се улажете да бисте сачували добре записнике за своју корпорацију, не заборавите да сачувате своје корпоративне састанке негде безбедно и доступно. Подесите процес за чување записника у књизи корпоративних записа или „у облаку“ у датотеци заштићеној лозинком.
Додајте адвоката у свој управни одбор
Било да је ваша корпорација приватна, јавна или непрофитна, требало би да имате адвоката који ће вас саветовати како да преузмете корпоративни записници, и да присуствујете важним састанцима одбора како бисте били сигурни да сте ви и ваш одбор заштићени.
