Менаџери пројеката троше много времена на израду планова и утврђивање циљева тима. Спонзори, заинтересоване стране и тимови тада проводе доста времена мењајући обим посла и процес увођења. Имати јасно, лако процес управљања променама на месту и стабилан поглед на ширу слику, чак и када се неки од детаља померају, увелико иде ка томе да пројекат иде напред и да вам омогући да останете хладни.
Прихватите да се промена дешава
Промене се дешавају практично у свакој тачки животни циклус управљања пројектом. Препознавање да су промене неизбежне — заиста, често корисне — делови процеса омогућавају најбољим пројектним менаџерима да усвоје агилније приступе планирању и извршењу. Поседовање стратегија за ефикасно суочавање са променама како се оне дешавају је најбржи начин да се одржи свачије око је упрто у награду, чак и када су у питању оно што се понекад може чинити сталним променама правац.
Дефинисани, структурирани процес управљања променама је ваш приручник за извршавање; ваша стратегија 'библија'. За вас ће дефинисати како најбоље одговорити као лидер на сугестије — чак и на захтеве — за промену у оквиру процеса развоја. Помоћи ће вам да се крећете, грациозно и са сигурношћу, понекад спорним пејзажима сарадње ка постизању крајњих циљева свих страна.
Процес управљања променама
Процес управљања променама изгледа овако:
- Примите захтев/захтев за промену у процесу на пројекту
- Процените захтев/потражњу за промену са фокусом на буџет пројекта у вези са:
- материјала
- све релевантне услове за дозволу
- часови рада
- изгубљено/добијено време
- Припремите и представите акционарима пројекта/вези своје препоруке о томе како да поступите у односу на захтеве
- Примите одобрење одлуке акционара или одбијање да наставите
Погледајмо редом сваки од ових корака:
Примите захтев/захтев за промену у процесу на пројекту
Добићете захтев да промените пројекат на стотине различитих начина: на састанку, путем е-поште, телефоном, у ходнику док увече журите из канцеларије. У идеалном случају, информације ћете добити на обрасцу захтева за промену, али треба да знате да су у стварном животу многе важне заинтересоване стране сматрају да је попуњавање ове врсте папирологије посао менаџера пројекта - а у вашој компанији би то могло бити.
Шаблон захтева за промену пројекта (више о томе за минут) треба тачно и сажето да обухвати све детаље захтева, без обзира на то како вам неформално стижу. Када осетите да су сви детаљи тачно забележени, покрените образац поред иницијатора да бисте проверили да ли су све тачке у потпуности адресиране.
Запамтите да се промене могу односити и на вежбање. Немојте увек претпостављати да ће се промене односити на увођење посла. Процес је исти без обзира да ли повећавате или смањујете обим пројекта.
Извршите процену промена
Детаљно погледајте захтев за промену. Процењиваћете утицај на:
- Распоред
- Документација
- Посао обављен до данас и посао који тек треба да се уради
- Буџет
- Мере квалитета
- Обим
- Доступност ресурса
На пример, промена софтвера се може проценити на пет дана. Ово не би само додало пет дана распореду јер би избацило још један задатак и померило га у временском оквиру у којем је кључни ресурс на одмору. Тај задатак би такође требало да се помери, тако да би свеукупно ова промена додала осам дана распореду. То би коштало 5 хиљада долара, а додатних осам дана нас гура у још један месец са уговором са добављачем, тако да постоје трошкови које треба размотрити и ту. Квалитет остаје исти, али се обим мења да би се укључила нова промена. Сва релевантна документација би требало да се ажурира, укључујући план пројекта и приручнике за обуку, који су већ започети.
Дакле, у општој слици, једноставна петодневна промена има велике ефекте. Важно је узети у обзир све релевантне факторе пре доношења одлуке о примени, јер потпуна слика може променити исход.
Припремите и представите препоруке
Наоружани разумевањем пуног утицаја тражене промене или промена, изнесите своје препоруке у вези са одрживошћу смене.
У неким случајевима, промене неће бити примењене јер ће уочена корист бити мања од трошкова. У другим случајевима може се наћи довољно користи да се надокнади трошак обављања додатног посла. Други случајеви ће се ипак показати као да су промене неизбежне и ван ваше контроле, без обзира на негативне ефекат, који произилази из регулаторних питања или питања усклађености, или интерних питања као што су организациона реструктурирање.
Одлука
За мале промене које спадају у оквир вашег овлашћења, одлука да ли ћете прихватити или одбити промене остаје на вама (уз прави допринос тима). Све веће треба да одобри спонзор пројекта или пројектни одбор. Услови за оно што спада у коју категорију углавном су јасно наведени на почетку сваког пројекта.
Без обзира на исход, важно је да сви који су укључени у процес буду обавештени. Отуђење чланова тима у било ком тренутку развоја може коштати интегритет целог пројекта, као и све будуће сарадње.
Алати за управљање променама
Бројни алати за управљање променама су развијени како би овај процес учинили лакшим и поједностављеним. Централни део сваког алата за управљање променама треба да буде:
- Контролна листа или мапа процеса води заинтересоване стране кроз исправне кораке за подизање промене у обиму пројекта
- Образац захтева за промену шаблона (Белешка: Ако ваши пројекти раде на мрежи из аутоматизованог тока посла, одлична је идеја да овај образац буде укључен у вашу листу докумената)
Израда обрасца захтева за промену пројекта
Образац захтева за промену пројекта треба да садржи:
- Име особе која захтева промену („подносилац захтева“).
- Јединствени идентификатор, као што је број промене (ово можете додати на себи касније јер је мало вероватно да ће неко од људи који подносе захтев и користе образац знати шта да унесе овде).
- Опис предложене промене, са што више детаља.
- Категорија промене. У идеалном случају, подносиоци захтева би требало да имају могућност да бирају из претходно попуњене категорије за овај одељак, тако да морају само да означе поље. Ово је добро место да приметите да ли се захтев за промену односи на регулативу или интерну усклађеност — ако јесте (стварно), можете заобићи многе кораке планирања и процене и једноставно наставити са тим то.
- „Зашто“ промене. Шта је оправдање за његово спровођење? Зашто тражилац то жели?
- Потенцијални утицај предложене промене на различите елементе пројекта, укључујући време, цену, квалитет и обим. Подносилац захтева можда нема све детаље па ће можда захтевати вашу помоћ да попуните ове празнине у кораку процене промене. Минимум који у овом тренутку тражите је појашњење да ли може повећати, смањити или променити постојеће параметре пројекта.
Обрасци захтева за промену треба да буду заокружени простором за детаље које можете да попуните док се промена даље расправља. Шаблон такође треба да садржи простор за:
- Промените одлуку: прихватити, одбити или одложити
- Име особе која доноси одлуку (или групе) плус датум када је одлука донета и сви додатни коментари.
Промене и управљање обимом пројекта
Управљање обимом пројекта је процес који филтрира и прецизира разлике између онога што је неопходно за успешно извршење пројекта и онога што није. Када се прими захтев за промену пројекта, потребно је размотрити како те промене могу утицати на пројекат у целини. Ваш процес управљања променама вам помаже да прецизирате и дефинишете у контексту зашто је промена практична или неопходна.
Водич кроз корпус знања о управљању пројектима (ПМБОК водич) – шесто издањеУправљање променама на пројекту покривености је вредно помена јер није тако интуитивно као што мислите. „Водич за ПМБОК“ укључује одличне смернице за почетнике у облику процеса под називом „Контролни опсег“ у одељку Управљање обимом пројекта. Међутим, процес управљања променама на пројектима треба да се обрађује на интегрисанији начин, и то се одражава у тексту. Корисници „ПМБОК водича“ такође треба да погледају Извршите интегрисану контролу промена процес јер јасно показује како се све повезује у ширем пејзажу.
За потребе постаје ПМП, важно је разумети како „ПМБОК водич“ покрива управљање променама јер ће то бити део вашег испита. Али имајте на уму да процес управљања променама који ћете заправо користити на пројектима мора бити интегрисан, лак за праћење и практичан.
Водите свој тим кроз процес промене
Пројектни тим је кључан за успех било ког пројекта, тако да помаже да се активно ангажује у управљању променама у процесу.
Ево пет начина на које можете помоћи свом тиму да се брзо помири са процесом управљања променама на пројекту:
1. Будите отворени за промене. Обавестите свој тим да се очекују промене на пројектима.
2. Будите отворени у вези са процесом. Процес управљања променама о коме се овде говори не долази свима природно. Већина чланова тима неће знати шта се од њих очекује док их не обавести. Организујте брифинг да бисте заједно са њима прошли кроз процес и реците сваком која је њихова улога у његовом извршењу.
3. Олакшавају. Промена пројекта је често, у најбољем случају, контролисани хаос. Кораци које предузимате да бисте се успешно кретали дефинишете своју храброст као менаџер пројекта. Ваш тим може сматрати да су промене узнемирујуће — посебно оне велике или оне које поништавају одлуке за које се дуго мислило да су решене и препреке које се сматрају одавно отклоњеним. Распоред је погрешан, буџет може бити другачији, захтеви су свакако другачији.
Ваш тим од вас тражи смернице и стабилизацију. Олакшајте им процес што је више могуће.
4. Будите ту да помогнете. Новом начину рада је потребно време да се успешно интегрише. Ако сте раније управљали променом пројекта на неформалан начин (или никако), онда би промена у формални процес могла потрајати да постане „начин на који радимо ствари овде“. Обавестите тим да сте ту да им помогнете ако треба да прођу поред вас.
5. Немојте се плашити да кажете не. Нису све промене разумни предлози. Дајте до знања свом тиму да ћете стати уз њега у том разговору са подносиоцем захтева за промену ако имају јаке осећаје да промена није права ствар за пројекат.
Неуспех у ефикасном управљању променама је главни међу начинима на које се пројекат може потпуно избацити из колосека, зато пазите. Наоружани правим информацијама и процесима, променама пројекта се може управљати на контролисан, паметан и користан начин за све укључене.
