Док једноставна листа обавеза може бити довољна за попуњавање малих пројектима око куће када је у питању пројектни менаџмент, обично је потребан детаљнији план акције. Један од најпопуларнијих и практичних начина за управљање временом свих задатака а пројекат је коришћење гантограма.
Шта је Гантов графикон?
Гантов дијаграм је графикон који приказује све различите подзадатке пројекта и како се они међусобно односе током времена.
Гантов графикон приказује све задатке које треба обавити, колико времена се очекује за сваки задатак узети, временске оквире у којима се поједини задаци требају завршити и однос између различитих задатака. Овако, све се добија урађено по плану, и никада не губите време чекајући да се заврши задатак који је већ требало да буде обављен.
Који су делови Гантовог графикона?
Гантови дијаграми се састоје од девет компоненти.
- Датуми. Једна од главних компоненти Гантовог графикона, датуми омогућавају менаџерима пројекта да виде не само када ће цео пројекат почети и завршити, већ и када ће се сваки задатак извршити. Они су приказани на врху графикона.
- Задаци. Велики пројекти се увек састоје од великог броја подзадатака. Гантограм помаже менаџерима пројекта да прате све подзадатке у пројекту, тако да ништа није заборављено или одложено. Задаци су наведени доле са леве стране.
- Барови. Када су подзадаци наведени, траке се користе да покажу временски оквир у којем сваки задатак треба да буде завршен. Ово помаже да се осигура да се сваки подзадатак обави по распореду, тако да ће цео пројекат бити завршен на време.
- Прекретнице. Прекретнице су они задаци који су инструментални за завршетак и успех пројекта. За разлику од мањих детаља, који такође морају да се ураде, завршетак прекретнице нуди осећај задовољства и кретања напред. На Ганттовом графикону, прекретнице се приказују као дијаманти (или, понекад, другачији облик) на крају одређене траке задатака.
- Стрелице. Док се неки од ваших задатака могу обавити у било ком тренутку, други морају бити завршени пре или након што други подзадатак може да почне или заврши. Ове зависности су означене малим стрелицама између трака задатака на гантограму.
- Траке задатака. Иако се многи подзадаци могу завршити прилично брзо, биће много пута када ћете желети да на први поглед видите како тачно напредује ваш пројекат. Напредак се приказује сенчењем трака задатака да би се представио део сваког задатка који је већ завршен.
- Маркер вертикалне линије. Други начин да надгледате напредак вашег пројекта, вертикална линија маркера означава тренутни датум на графикону. Помаже вам да ефикасно управљате својим временом јер на први поглед можете видети колико вам је остало да урадите и да ли сте на правом путу да завршите пројекат на време.
- ИД задатка. У данашњем брзом пословном свету, вероватно имате неколико задатака који се одвијају у исто време. Укључивање ИД-а задатка на Ганттов дијаграм помаже свима који су укључени да брзо идентификују задатак о коме говорите.
- Ресурси. Иако сваки Гантов графикон не наводи имена људи који ће радити на њему, ако ће ваш пројекат бити које испуњава велики број појединаца, навођење имена и задатака који су им додељени могу бити невероватно користан. Идентификовање и додељивање ресурса сваком задатку помаже вам да ефикасно управљате људима, алатима и вештинама за завршетак сваког пројекта на време.
Алати за управљање пројектима и Гантови дијаграми
Када су Гантови графикони првобитно развијени, писани су ручно, што је чинило промену или ажурирање графикона напорним. Срећом, са данашњим софтвером за управљање пројектима, менаџери пројеката могу лако да додају, одузимају и мењају задатке без потребе да ручно прилагођавају цео графикон.
Постоји много популарних алата и софтвера за управљање пројектима који користе Гантове дијаграме или структуре задатака. Они се могу користити за ваше пословне, личне и потребе развоја каријере.
Када управљате пројектом, морате бити сигурни да су сви појединачни задаци завршени на време и ефикасан начин. Гантограм ће вам помоћи да урадите управо то.
