Често се меша са секретаром или административни помоћник, канцеларијски менаџери у многим компанијама раде на високом нивоу са једним од најизазовнијих послова у компанији. Менаџери канцеларија обично воде и блиско сарађују са другим шефовима одељења како би изградили здраво радно окружење.
Они који желе да запосле менаџера канцеларије биће селективни. Ако желите ову врсту посла, можете побољшати своје шансе да будете ангажовани тако што ћете знати које своје вештине и искуства треба истаћи током процеса пријаве и интервјуа.
Које вештине су вам потребне да бисте били канцеларијски менаџер?
Менаџери канцеларија преузимају одговорност да обезбеде да цела канцеларија или комплекс канцеларија раде несметано. Ово може укључивати дужности као што су управљање и надгледање једног или више административних помоћника.
Канцеларијским менаџерима обично није потребно специјализовано образовање, али им је потребно доста релевантног искуства и добро развијене вештине како у административним тако иу управљачким улогама.
Не захтевају све позиције канцеларијског менаџера потпуно исте вештине. Много зависи од тога колико канцеларијских помоћника морате да надгледате, колико људи користи канцеларију којом ћете управљати и које врсте софтвера и других система користи ваш послодавац.
Врсте вештина канцеларијског менаџера
Административни
Као канцеларијски менаџер, бићете одговорни за обављање неколико административних задатака. То укључује запошљавање и отпуштање запослених, спровођење евалуације учинка, обуку нових запослених и надгледање других.
Одобравање формалних захтева, вођење општих пословних операција и вођење папирологије и кадровске евиденције такође могу бити у вашој надлежности.
- Мултитаскинг
- Управљање информацијама
- Обрада поште
- Планирање
- Решавање конфликата
- Делегација
- Одлучивати
Аналитички
Део ваше улоге биће да пронађете начине да боље обавите свој посао. Ако можете да идентификујете неефикасност у раду ваше канцеларије и пружите решења, можда ћете моћи да уштедите свом послодавцу много новца и уштедите својим колегама много погоршања.
Одличан канцеларијски менаџер ће се стално питати, у вези са свим процесима, праксама и процедурама: „Да ли ово има смисла? Да ли је ово најбоље што можемо да урадимо?" Препоручује се да у свој животопис уврстите листу аналитичких вештина.
- Креативност
- Оптимизација
- Решавање проблема
- Критичко мишљење
- Управљање процесима
- Дедуктивна резоновање
- Индуктивно закључивање
Обратити пажњу на детаљ
Као менаџеру канцеларије, новац престаје са вама. Бићете одговорни за благовремено наручивање исправног канцеларијског материјала, за вођење евиденције тачно и организовано, и за праћење потреба и питања свих осталих у канцеларија.
Ако добро радите свој посао, канцеларија ће изгледати сама од себе. Ако погрешно схватите неке детаље, други људи можда неће моћи у потпуности да раде свој посао.
- Евиденција
- Детаљ оријентисан
- Интуиција
- Проактивност
- Прецизност
- Идентификовање системских проблема
Комуникација
Попут канцеларијских помоћника, често ћете бити један од првих људи које посетиоци виде, а понекад можете бити и једини кога виде ако је неко од професионалаца који раде у вашој канцеларији вани. Морате се понашати као ефикасан рецепционер док истовремено обављате своје друге дужности.
Такође можете бити примарна тачка контакта између различитих људи који користе канцеларију и можда између ваше канцеларије и других у истој организацији.
Можда ћете морати да вежбате решавање сукоба и делегирате посао. Све то доводи до много комуникације, како писмене тако и вербалне, која мора бити тачна, ефикасна, пријатељска и професионална у сваком тренутку.
- Писана комуникација
- Усмена комуникација
- Пријем
- Телефонски бонтон
- Приступачан
- Активно слушање
рачунар
Важно је да канцеларијски менаџери имају широк спектар компјутерских вештина. Специфичности ће зависити од вашег послодавца, али обично укључују унос података, прорачунске табеле и опште ИТ задатке.
Управљање канцеларијама може укључивати огромну количину одговорности. Менаџери канцеларија углавном раде на врху организације, са својим рукама у сваком аспекту компаније. Ако вам се ова централна улога допада, наставите да прегледате листу вештина да видите да ли би ово могла бити каријера за вас.
- Мицрософт Оффице пакет
- Оперативни системи
- Унос података
- Дигитални календари
- Управљање е-поштом
- КПИ софтвер
- Решавање проблема са софтвером
- Дељење датотека
финансије
Ваше одговорности могу укључивати књиговодство, фактурисање, буџетирање и рачуноводство. Од вас се такође може тражити да се бавите платним списком, ситним новцем и КуицкБоокс уносе. Тромесечни и полугодишњи извештаји такође могу спадати у ваш опсег дужности. У најмању руку, ако ваша канцеларија уопште рукује новцем, ви ћете на крају бити одговорни да се побринете да се с њим добро рукује.
- Књиговодство
- Буџетирање
- Књиговодствени софтвер
- Финансијски извештаји
- фактуре
- Сагласност
- Интегритет
Лидерство
Као супервизор велике групе канцеларијских асистената, мораћете да будете мотивисани и координисани. Мораћете да остварите тимски рад.
Ваш посао ће укључивати постављање стандарда за рад свих осталих и осигуравање да су ти стандарди испуњени.
Вођење често значи помагање другим људима да напредују у својим каријерама, као и помоћ људима да сами започну и добро комуницирају једни са другима.
- Координација
- Постављање и управљање очекивањима
- Тимски рад
- Сарадња
- Мотивација
- Гуиданце
- Менаџмент
- Међуљудске вештине
Више вештина канцеларијског менаџера
- Ревизија
- Бенцхмаркинг
- Интеграција
- Наплате
- Десктоп Публисхинг
- Транскрипција
- Формалност
- Беаринг
- Процес паковања и слања правних докумената
- Хватање белешки
- Меморија
- Осетљивост проблема
- Управљање временом
- Одређивање приоритета
- Толеранција на стрес
- Решавање проблема
- Управљање друштвеним медијима
- Лектура
- Ревидирање
- Израда
- Правилна употреба претраживача
- Писање извештаја
- Развити и одржавати стандардне оперативне процедуре (СОП)
- Рокови
- Мултилингуал
- Професионализам
- Кориснички сервис
- Еластичност
Како да истакнете своје вештине
Додајте релевантне вештине у свој животопис: Користите називе својих релевантних вештина као кључне речи у свом животопису, тако да супервизор запошљавања може јасно да види да имате оно што траже.
Истакните вештине у свом пропратном писму: Уверите се да ваше писмо идентификује ваше основне компетенције користећи неке од горе наведених вештина.
Користите речи вештине на интервјуу за посао: Када се припремите за своје интервју, осмислите бар један конкретан пример времена када користите своје најрелевантније вештине.
