Повеља пројекта формално описује пројекат у организацији. Покрива обим онога што ће пројекат постићи, као и људе који су укључени, прекретнице, буџет и могуће ризике. Многе организације сматрају овај документ суштинским делом планирања пројекта—иако то није иста ствар као план пројекта јер не улази у детаље појединачних задатака у оквиру пројекат.
Ефикасна повеља пројекта може учинити следеће:
- Наведите обим пројекта и циљеве
- Уверите се да су спонзори пројекта и све заинтересоване стране усклађене на пројекту
- Будите јасна, јединствена референца за све укључене у пројекат
- Помозите спонзорима пројекта да добију одобрење заинтересованих страна када је и даље потребно учешће
Повеље пројекта могу варирати у зависности од типа пројекта и организације, али основни елементи обично укључују позадину пројекта, заинтересоване стране, буџет, ризике, прекретнице,
пројекат Позадина
Први део повеље пројекта ће понудити основне детаље као што су назив пројекта, спонзори и менаџер пројекта и датум када је документ припремљен.
Овај одељак ће такође објаснити сврху пројекта. Можете се позвати на пословни случај или уговор који покреће пројекат или једноставно навести зашто је то важно за организацију. Требало би да се позабави зашто је овај пројекат покренут: да ли решава проблем за пословање? Да ли се бави новим трендом? Да ли подржава општи стратешки правац компаније?
Актери
Ово ће описати људе и одељења који су укључени у пројекат. Неће улазити у суштину сваког задатка у пројекту, већ ће уместо тога признати опште улоге и учешће. На пример, можете навести главне спонзоре пројекта, водеће менаџере пројекта, чланове тима, све ангажоване раднике или партнере и клијенте, ако је применљиво. Већи пројекти можда неће навести све укључене особе, али уместо тога могу приметити вођство одељења за одређени аспект пројекта.
Циљеви
Овде одговарате на питање: „Како ћемо знати када смо завршили?“ Укључује оно што очекујете да пројекат испоручи и како ћете знати да ли сте тамо стигли. На пример, у пројекту за покретање система бележења времена за сва одељења, циљ би могао бити: „Сви тимови ће користити систем распореда времена до краја године.“
Такође, забележите ко ће бити одговоран за сагласност да сте постигли овај циљ. Тиме се избегавају проблеми на крају пројекта где одједном нико није спреман да потпише посао као завршен.
Буџет
У овом тренутку можда немате све детаље о пројектним задацима, тако да не можете ставити потпуне и детаљне буџет пројекта заједно. Међутим, можете забележити сва ограничења буџета или високу процену очекиваних трошкова.
Ризици
Сви пројекти имају ризике. Овај део повеље пројекта чини рану верзију вашег дневника ризика пројекта. Документујте све ризике о којима знате у овом тренутку како би менаџерски тим могао да види шта би могло утицати на пројекат у будућности.
Прекретнице
Ако знате прекретнице на високом нивоу, укључите их у повељу пројекта у овом одељку. У најмању руку, требало би да наведете процењене датуме почетка и завршетка пројекта. Такође би требало да наведете датуме одбацивања или било шта наведено у уговорима са којима радите. Можете пренети ове прекретнице на свој Гантов графикон касније када дођете да саставите детаљнији план пројекта.
Нивои овлашћења менаџера пројекта
Осим ако није јасно и документовано негде другде, вреди укључити део у повељу о томе шта менаџер пројекта може да уради без даљег потписивања од неког старијег. Генерално се односи на то који нивои толеранције су постављени у буџету и временским оквирима и који ће бити може се изразити овако: „Менаџер пројекта има 10% толеранције на буџет и 5% толеранције на распоред. Свако одступање изнад ових одобрених граница мора бити потписано од стране спонзора пројекта.”
Можете проширити овај одељак да бисте навели која овлашћења, ако их има, менаџер пројекта има у вези са запошљавањем и отпуштањем особља из пројектног тима.
Усвајање Повеље пројекта
Последњи део повеље пројекта је одељак о одобрењима. Тхе вођа пројекта а спонзор пројекта (или особа која је започела рад, ако дугорочнији спонзор тек треба да буде именован) треба да потпише и стави датум на документ. Данас ће то вероватно бити путем е-поште, тако да сачувајте копију ауторизације е-поште у вашим пројектним датотекама у случају да вам је потребно да се вратите на њу.
