9 Вештине организовања састанака за менаџере које треба да вежбају

Састанци могу бити прилике за размену идеја, дискусију о изазовима и дефинисање акционих планова, или могу завршити као непродуктивни расипници времена. Нажалост, менаџери су често главни доприноситељи да се суочи са дисфункцијом процеса. Потребне су вам вештине да правилно водите састанке.

Јачање вештина организовања састанака

По дефиницији, фацилитирање значи: „Учинити лакшим или мање тешким; помози напред.” Да би менаџер омогућио састанак (уместо да га води), они морају бити вољни да ослободе своју моћ и буду отворени за различите исходе и приступе.

Где менаџери греше са састанцима

Многи менаџери мисле да знају како да „воде” састанак. Они постављају дневни ред, воде све разговоре и доносе све одлуке. Иако ово може бити лако и ефикасно за менаџере, то је често губљење времена људи и не користи креативни потенцијал тима.

У ствари, то има супротан ефекат јер запослени имају тенденцију да се повуку, приклањајући се менаџеру који жели да буде главни.

Ове идеје за менаџере на свим нивоима ће ојачати њихове вештине фасилитације састанака у циљу подршке побољшању продуктивности састанка.

Менаџери вештина морају да фасилитирају састанке

Правилно фацилитација састанка подразумева добијање свих на састанку који се бави идентификовањем и решавањем проблема. Тимови ће скоро увек развијати боља, креативнија решења него што би то могао сам менаџер. Такође је већа вероватноћа да ће тимови подржати имплементацију решења која су помогли у стварању. Ове вештине фасилитације састанка можете поделити у три различите категорије:

1. Планирање састанка
2. Вођење састанка
3. Решавање проблема са састанцима

Како планирати састанак

Пре него што започнете било који састанак треба ти дневни ред. За заједнички састанак, позовите учеснике састанка да вам кажу које проблеме тим треба да реши или које промене тим треба да ради. Уверите се да су теме које омогућавају групно учешће. Омогућавање састанка се разликује од представљања информација на састанку.

1. Омогући учешће у групи

Уверите се да имате довољно времена за групно учешће и да не покушавате да решите превише проблема у кратком временском периоду. Међутим, превише времена такође може резултирати бесконачним циклусом „па шта је са...“ Уверите се да ваш дневни ред испуњава време предвиђено за састанак. Потребне вештине укључују ове.

• Вештине фацилитације групе
• Планирање састанка
• Решавање проблема
• Одлучивати
• Развој агенде

2. Побрините се да обезбедите одговарајућу логистику

Пажљиво изаберите локацију и време састанка. Ако покушате да угурате 15 људи у конференцијску салу са шест столица, састанак ће бити катастрофа. Када је људима непријатно, не могу да се виде, не чују или су гладни, резултати састанка ће патити.

Научите како да користите логистику као начин да подстакнете велико учешће и уклоните баријере. Све ово морате планирати унапред. Слање некога усред састанка да наручи сендвиче чини ваш састанак мање ефикасним. Планирање логистике укључује ове вештине.

• Логистичко планирање и искуство
• Одлучивати
• Промишљено разматрање потреба других

3. Снимање записника са састанка

Последњи критични део планирања састанка је записник са састанка. Ко ће их узети? Ко ће их дистрибуирати? Ако немате одређену административну особу, размислите о томе да то урадите сами или ротирајте одговорност међу члановима тима. Ако је Џејн одрадила минуте прошле недеље, на Џону је ред ове недеље. Ако користите таблу или флипчарт за прикупљање идеја, дајте особи да пише довољно времена да их исправно документујете.

• Вештине вођења белешки
• Релевантност документације 
• Разумевање различитости и инклузије

Како водити састанак

Са својим чврстим дневним редом, добром локацијом и одговарајућим освежењем, спремни сте за састанак. Да би ваш састанак био одличан радни састанак (а не само депонија информација), мораћете да покажете одговарајуће вештине фасилитације састанка.

Да бисте то урадили, желећете да се фокусирате на ове три компоненте фасилитације састанка.

1. Постављају питања

Одлична питања подстичу велику дискусију. Чланак, "70 одличних питања за тренирање користећи модел ГРОВ“ нуди неке изванредне подстицаје за дискусију.

•  Постављајте питања да бисте добили додатне информације
• Постављајте питања да бисте сазнали више о различитим гледиштима
• Постављајте питања да бисте забележили области слагања и неслагања
• Постављајте питања да бисте потврдили да заиста чујете шта чланови тима доприносе
• Поставите питања да бисте то потврдили делите значење са члановима тима

2. Демонстрирајте активно слушање

Активно слушање вам омогућава да заиста и дубоко знати да ти и особа слушате да делите значење и дошли до промишљеног разумевања позиција једни других. Када парафразирате, проверите да ли сте разумели и постављате додатна питања, то подстиче више учешћа и одржава дискусију да тече.

• Направите климање главом и друге одговарајуће покрете да бисте показали разумевање
• Поновите оно што сте чули другој страни да бисте знали да делите значење
• Постављајте питања да разјасните све у шта нисте сигурни
• Постављајте додатна питања да бисте додатно проширили своје разумевање
• Користите речи као што су „ах-ха“, „да, разумем“ и сличне да бисте указали на разумевање

3. Водите одговарајућу сесију мозгалице

Већина људи мисли да већ знају како да размишљају. Међутим, обично не раде. У превише окружења, ефикасност браинсторминга је смањена лошим управљањем процесима, снажним друштвеним или политичким притисцима и лошим вештинама фасилитације. Многи људи никада нису заиста искусили моћ добро вођене сесије мозгања.

• Вежбајте ефикасне вештине фасилитације
• Управљајте увођењем идеја од стране учесника
• Уверите се да сви учесници имају једнаку прилику да говоре
• Управљајте конкурентним разговорима и људима који разговарају једни преко других
• Осмислите ефикасан начин да сузите изборе који су настали у мозгу на број којим се може управљати
• Решите све конфликте који се појаве

Како решити проблеме на састанку

Други тип састанка захтева различите вештине фасилитације састанка. Не бисте морали да се састајете ако су се сви већ сложили око решења. Окупљате се да делите информације и развијате одговоре, а то значи да ћете морати да окупите људе. Ево вештина које ће вам требати.

1. Вештине изградње консензуса

Консензус не значи да се сви морају сложити са одлуком. То значи да су сви имали прилику да поделе своје ставове (потенцијално путем браинсторминга) и да предложе идеје. Након овога, кључ за консензус је да се сви чланови тима слажу да подрже правац чак и ако то није био њихов првобитни избор.

• Правилно фасилитирање састанка ће водити групу од дељења идеја до развој ефективне одлуке.
• Постизање консензуса захтева више времена, али ће обично добити јачу подршку групе у целини. Међутим, запамтите да консензус није крајњи циљ.
• Ефикасна одлука за проблем који је у питању је најважније питање.

2. Вештине решавања сукоба

Кад год постоји пуна соба људи укључених у решавање проблема, сукоб је неизбежан. У ствари, тимски истраживачи посматрају конфликт око задатка или питања као део процеса за ефикасно доношење одлука. Менаџер мора научити како да искористити моћ сукоба на позитиван начин.

• Управљајте дискусијом да бисте саслушали сва гледишта
• Водите дискусију да бисте идентификовали области слагања и неслагања
• Користите вештине фасилитације да се одређени учесници осећају саслушано

3. Вештине невербалне комуникације

Док се истраживачи расправљају о тачним процентима, већина би се сложила да је више од 50% комуникације невербално.

• Менаџер треба да буде у стању да прочита тон групе и говор тела како би проценио њихов ниво ангажовања, искрености и посвећености.
• Ваше разумевање невербалне комуникације може помоћи да се види када постоји истинско слагање у односу на изговорено само да бисте завршили састанак.
• Будите свесни говора тела као начина да искусите потпуни комуникацијски глас појединца или тима.