За послодавца је добра идеја да одржава а персонални досије за сваког запосленог. Документацију о радном односу, евиденцију доприноса и постигнућа, дисциплинске опомене, промоције, планови развоја перформанси, и још много тога, припадају персоналном досијеу. Одговорни, пажљиви послодавци такође воде више од једног досијеа особља, јер сваки тип досијеа има садржај који је прикладан за њихову сврху.
Послодавац има добре разлоге да води неколико досијеа особља — неке правне, а неке у сврху најбоље праксе запошљавања. Документација је потребна како би послодавац имао тачан увид у историју запослења запосленог. Документација подржава одлуке послодавца и може заштитити послодавца у тужби — исправно сачувано.
Тхе садржај персоналног досијеа пружају историјски преглед важних дешавања током каријере запосленог. Они подржавају одлуке које се доносе о запосленом и његовој или њеној каријери. Они демонстрирају образложење послодавца иза запошљавања, промоције, трансфери, награде и признања, и одлуке о пуцању.
Различите смернице су повезане са различитим типовима досијеа особља
Пошто се препоручује неколико типова досијеа особља, различита правила и упутства су повезана са сваком врстом досијеа о томе где се чувају и ко има приступ.
На пример, већина организација не дозвољава менаџеру запосленог да приступи целокупном досијеу особља. Они очекују да менаџери чувају релевантну документацију у сопственом досијеу запослених у менаџменту који није службени досије особља.
- Свака врста досијеа особља има другачији разлог за постојање и различит садржај, на основу тог разлога.
- Свака врста досијеа особља се чува другачије.
- Приступ досијеу особља је ограничен на одређене запослене у већини организација. Многе организације ограничавају приступ досијеима особља само особљу људских ресурса. Различити типови досијеа особља такође имају различите смернице за приступ.
- Приступ запосленима његовом или њеном досијеу особља је дозвољен, али већина послодаваца поставља смернице за приступ запослених са политиком приступа досијеима особља у приручник за запослене. (Различите државе и јурисдикције имају различита правила, па будите у току са захтевима за своју локацију.)
- Одељење за људске ресурсе поседује и одговорно је за досијее запослених.
Препоручени досијеи особља
Ево које врсте досијеа особља се препоручују и шта треба да знате о раду са њима.
Картотека запослених
Ово је главни досије особља који послодавац води за сваког запосленог. У досијеу особља се чува историја запослења сваког запосленог. Ово је оно што треба да знате о досијеу запослених.
Медицал Филе
Запослени медицински картон има озбиљна законска ограничења која послодавац мора знати и поштовати. Ево шта треба да знате о поверљивости и садржају медицинског досијеа запослених.
Паиролл Филе
Приступ запосленог запосленом платни списак је мање рестриктиван од приступа било медицинском или персоналном досијеу. Датотека платног списка садржи информације о плати, избор погодности, промене плата, украсе и другу правну документацију која утиче на плату запосленог. Различити запослени у рачуноводству и људским ресурсима приступају информацијама у досијеу платног списка.
И-9 Обрасци за запослене
Због права приступа различитих владиних агенција, следите најбољу праксу тако што ћете одржавати посебну датотеку за све И-9 обрасце за запослене. Не желите да владине агенције чачкају по вашем главном досијеу запослених. Сазнајте више о чувању образаца И-9.
Политика приступа персоналним датотекама за запослене
Желите да омогућите сваком запосленом да зна шта се налази у његовом или њеном досијеу особља, али морате да контролишете интегритет, потпуност и темељност досијеа. Одржавање поверљивости запослених и послодаваца и ограничен приступ обезбеђени су политиком приступа досијеима особља.
Шта не треба укључити у досије запослених
Тражите смернице о садржају који никада не треба укључити у досијеу запослених? Ево мојих најбољих препорука у вези са садржајем који желите да одржавате или на засебној, неформалној локацији или да га уопште не задржавате. Задржавање непотребне и чисто увјерене документације може вам наштетити.
Документација
Да ли знате шта је документација? Реч, документација, често се појављује у свету запошљавања и људских ресурса. Али, значење документације и зашто бисте можда желели да документујете одређене догађаје запошљавања детаљно је покривено у овом чланку, "Значај документације у људским ресурсима." Погледајте јер је одговарајућа документација неопходна за тачне досијее о запошљавању.
Одрицање од одговорности: Имајте на уму да дате информације, иако су меродавне, не гарантују се за тачност и законитост. Сајт чита публика широм света изакони о запошљавању а прописи се разликују од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас тражити правну помоћ, или помоћ државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе за смернице, идеје и помоћ.
