Без обзира да ли имате једног запосленог или стотине, морате пратити формалне процедуре које се односе на њихово плаћање и бављење порезом на зараде. Можете сами да обављате ове задатке на платном списку или можете да извршите спољни процес тако што ћете га предати добављачу услуга за обрачун плата.
Опције обраде платног списка
Ево две опције које власници предузећа имају за управљање платним списком.
Софтвер за обрачун зарада на мрежи
Можете да користите софтвер за обрачун плата, да сами уносите податке и да софтвер обави прорачуне. Софтверске апликације за обрачун плата на мрежи раде на сличан начин као софтвер за пословно рачуноводство. Дају вам прегршт упита и информација, али ви – или неко у вашем послу – морате да унесете информације.
Паиролл Сервицес
Услуге обрачуна плата су појединачна предузећа која су понекад повезана са рачуноводственим или књиговодственим фирмама. Можете да извршите аутсорсинг свој процес тако што ћете локалној или онлајн служби за обрачун плаћа дати основне информације запосленима и пустити их да воде обрачун плата, шаљу плате и шаљу пореске извештаје на зараде и Плаћања.
Оутсоурцинг платни списак не одузима вашу одговорност за плаћање и пријављивање свих пореза на зараде на време и у потпуности и да плаћате запосленима тачно оно што им дугују. Пореска управа наплаћује казне за неуплату пореза на зараде.
Разлози за оутсоурцинг платни списак
Узмите у обзир трошкове свог времена
Ваш посао као власника предузећа је да водите свој посао, а не да обрађујете платни списак. Покушај да сами обавите обрачун зарада значи да одвојите своје време од других кључних задатака, као што је стицање купаца, прављење производа или пружање услуга.
Порези на зараде су компликовани
Порези на зараде су сложени јер постоји неколико различитих врста пореза које морате прикупити и платити и много компликованих образаца за попуњавање. То укључује савезни порез на доходак, државни порез на доходак, ФИЦА порез за социјално осигурање и Медицаре, те савезни и државни порез на незапосленост.
Ево примера; Износи које задржавате од плата запослених за савезне порезе на доходак и ФИЦА порез морају се плаћати ИРС-у било месечно или полунедељно (два пута недељно), у зависности од величине депозита. Прављење ових депозита може вам одузети много времена.
Сви савезни депозити пореза на зараде морају бити уплаћени на мрежи. Најбоља опција за уплату депозита је да се упишете у електронски федерални систем плаћања пореза (ЕФТПС). Затим дајте свом добављачу платног списка своје податке за пријаву како би они могли да уплате депозите за вас.
Порески закони се стално мењају
Сваке године може доћи до промена пореских закона, пореских стопа или рокова за подношење извештаја. Тешко је појединачном предузећу да остане у току са свим овим променама. Услуга платног списка или софтверска апликација се бави овим променама за многе компаније и оне могу да изврше ове промене брзо и лако.
Шта раде услуге обраде платног списка?
Можете пронаћи софтвер за обрачун плата или услугу обрачуна плата која вам може помоћи са неким или свим овим задацима за обрачун плата и пореза.
Задаци за обрачун плата
Софтвер за обрачун плата или услуга обрачуна плата могу израчунати плате запослених, задржавање и одбитке за креирање плата. Већина ће такође израчунати и платити независне уговараче (незапослене). И једни и други могу слати плате, обично путем директног депозита.
Задаци за порез на зараде
У зависности од нивоа услуге коју плаћате, софтвер и услуге за обрачун плата ће:
- Прикупите и пријавите порезе на зараде
- Израчунајте годишње извештаје о платама и порезима, Образац В-2 за запослене и Образац 1099-МИСЦ за не-запослене
- Поднесите извештаје о порезу на зараде - као што је образац 941
- Пријавите и платите порез на незапосленост
Ево листе неких од најбољи доступни софтвер за обрачун плата са детаљима за сваку.
Колико кошта услуга обрачуна плата?
Онлине обрађивачи платних спискова и услуге обрачуна плата наплаћују различите стопе на основу броја плаћених запослених. Они такође имају различите нивое услуга, укључујући подршку.
Онлине услуге обраде платног списка
Већина онлајн услуге обрачуна плата наплаћује се на месечном нивоу, а најчешћа цена је базна месечна цена са додатним износом по запосленом месечно.
Неколико софтверских компанија има вишеструке цене, са вишим месечним износом и трошковима по запосленом на основу нивоа и врсте услуге.
На пример, Патриот Паиролл Софтваре наплаћује 10 УСД месечно плус 4 УСД по запосленом за основну услугу где компанија води сопствени платни списак и порезе уз помоћ Патриот-а. За 30 УСД месечно плус 4 УСД по запосленом, Патриот-ова опција комплетне услуге платног списка архивира и депонује локалне, државне и савезне порезе на зараде и поднеске на крају године.
Интуит КуицкБоокс нуди три нивоа услуге. Тренутно је основни ниво 22,50 УСД месечно плус 4 УСД по запосленом. Други ниво нуди аутоматски платни списак, директан депозит истог дана, праћење времена у покрету и подршку за људске ресурсе за 37,50 УСД месечно плус 8 УСД месечно по запосленом. У међувремену, највиши ниво укључује заштиту од пореских казни и личног саветника за људске ресурсе (ХР) за 62,50 долара месечно плус 10 долара месечно по запосленом.
Услуге обраде платних спискова ван мреже
Тереза Реј, власница Одељење за обрачун плата, објаснила је у мејлу за Тхе Баланце како функционишу услуге платног списка њене компаније. Према Реју, њена компанија наплаћује основну накнаду по платном периоду (недељно, двонедељно, полумесечно или месечно) од 54 долара плус 2 долара за сваког плаћеног запосленог. Дакле, ако је било 10 запослених плаћених током тог платног периода, накнада би била 74 долара (54 долара плус 20 долара). Та накнада укључује обраду платног списка, прикупљање и плаћање свих доспелих пореза на зараде и припрему и подношење свих месечних, тромесечних и годишњих извештаја о порезу на зараде.
Питања која треба поставити пре ангажовања спољних сарадника
Док разговарате са потенцијалним службама за обрачун плата и процењујете софтверске апликације за обрачун плата, читајте рецензије и тражите референце. Ево неколико питања која треба поставити:
- Колико је сигуран ваш систем? Да ли сте икада имали кршење података?
- Колико често ажурирате свој систем? Да ли имате резервне копије у случају губитка података или пада система?
- Како пратите промене пореских закона? Колико често ажурирате своје податке за промене пореза?
- Колико дуго сте у послу?
- Како се носите са корисничким услугама? Могу ли да позовем и разговарам са стварном особом? Колико брзо одговарате на хитне захтеве?
- Ако морам да унесем исправке, колико брзо можете да их извршите?
- Како да знам да ли подносите извештаје и вршите уплате пре него што доспеју? Какве ми потврде шаљете?
Ако тек почињете са платним списком, одвојите мало времена да прочитате овај преглед како да поставите систем пореза на зараде. Затим направите листу онога што сте вољни да урадите сами и шта желите да служба за обрачун плата уради.
Често постављана питања (ФАК)
Да ли број запослених утиче на избор опције обраде платног списка?
Већина услуга обраде платног списка заснива своје цене на броју запослених, тако да вам неће бити наплаћено много за само неколико запослених по најнижој цени. Затим можете додати услуге као што је директан депозит када ваше пословање расте. Локални провајдери платних услуга такође цене на основу количине посла, као што је број обрађених плата запослених.
Како функционише подршка за различите врсте платних услуга?
Компаније за обрачун плата на мрежи нуде различите нивое подршке; што је виши ниво, то је укључена директнија лична подршка. Најнижи ниво подршке су обично видео снимци, често постављана питања или ћаскање, док је највиши ВИП услуга уз помоћ особе уживо. Брза подршка је неопходна, посебно када почињете, па потражите услугу која има најбољу подршку на најнижем нивоу или будите спремни да платите додатно.
Које су неке уобичајене апликације које раде са софтвером и услугама за обрачун плата?
Најчешћа интеграција софтвера за обрачун плата је са софтвером за рачуноводство или књиговодство, као што је КуицкБоокс. ХР софтвер се такође може повезати са вашим платним системом за здравствено осигурање, управљање плаћеним слободним временом и управљање документима запослених.
Услуге обрачуна плата имају и додатне апликације. Тереза Реј је рекла да њена компанија нуди услугу под називом Веб Емплоиее која омогућава запосленима да се пријаве, добију платне листове и В-2 обрасце и промене своје накнаде по одбитку.
Имам запослене који раде на даљину у неколико држава. Како служба за обрачун плаћа поступа у овој ситуацији?
Све услуге софтвера за обрачун плата покрећу државне порезе за запослене. Тереза Реј је рекла да њена служба обрађује уплате за послодавце који послују у око 18 држава осим Индијане, где се налази њена компанија. Обрада платног списка и пореза на зараде за државе након матичне државе носи додатне накнаде.
