Одлучивање о најбољем простору или месту догађаја је кључно за укупан успех вашег догађаја. Иако је за планирање места потребно време, не мора се осећати неодољиво. За многе, професионално планери догађаја и аматерима, то може бити забаван изазов.
Под претпоставком да сте већ идентификовали врсту догађаја који планирате и његову сврху, постоји много других фактора који се морају узети у обзир када започнете процес одабира самог места. Следећи овај путоказ ће вам помоћи да вас води кроз кораке у одабиру савршеног простора за догађаје.
Ваша циљна публика
Када планирате место за догађај, једна од најважнијих информација коју морате знати је ко ће бити ваши гости и колико очекујете да их присуствујете. Иако ће врста догађаја свакако утицати на избор места, један од највећих ограничавајућих фактора за простор за догађаје је његов капацитет. Уверите се да знате барем тачну процену (то може бити распон) од број гостију јер ће то одмах ограничити ваше могућности одржавања. Такође би требало да узмете у обзир своју публику. Будите сигурни да место одржавања одражава не само сам догађај, већ и укусе и очекивања гостију.
Датуми догађаја
Проверите свој календар јер ће време утицати на многе одлуке, укључујући и место које изаберете. Након ваше листе гостију, датум вашег догађаја ће бити следећи ограничавајући фактор. У зависности од врсте догађаја који планирате, можда ћете морати да будете флексибилни са својим догађајем датум да бисте добили место које желите или ћете морати да будете флексибилни у избору места да бисте добили датум који желим. Требало би да почнете са планирањем места знајући где сте ви или клијент флексибилни. Ево неколико питања за разматрање:
- Када су ваши гости највероватније доступни да присуствују на основу њиховог распореда?
- Која места имају одговарајући и расположиви простор за то време?
- Када је најбоље време да ваш менаџерски тим одржи догађај?
Израчунајте свој буџет
Са отвореним буџетом, свако може да испланира сјајан догађај и да има бесконачан избор избора места. Али више него вероватно, ваш финансијска средства су ограничени и требало би да будете свесни од почетка шта су ваша финансијска ограничења – чак и ако ваша буџет догађаја је једноставно основна процена или опсег. Планер догађаја увек може испланирати сјајан догађај у оквиру разумног буџета.
- Да ли простори спадају у ваше буџетске параметре за просторне, техничке и угоститељске трошкове?
- Да ли сте преговарали о повољној цени за услуге и показали вредност своје улоге?
- Да ли сте дозволили флексибилност у свом буџету у случају да трошкови ставки премаше план?
Обухватите различите локације
Када се сузи бројеви на листи гостију и могући датуми догађаја, важно је идентификовати локације на којима би се догађај могао одржати. Хотели и центри за догађаје или конференције су неки од најпопуларнијих простора за корпоративне догађаје и свадбене пријеме, али нису једине опције. Ово је време да будете креативни у свом размишљању. Узмите у обзир следеће:
- На основу теме вашег састанка, које три најбоље локације вам падају на памет?
- Где би ваши гости радије присуствовали овом састанку?
- Шта ће бити најпогодније за ваше госте?
- Осим хотела, које неочекиване локације могу повећати стопу одговора?
Пронађите праву врсту простора
Место које изаберете мора имати одговарајући простор за врсту догађаја који планирате. Да ли ће ваш догађај захтевати плесни подијум? Да ли ће вам требати ПА систем? Шта је са говорничком подијумом или платном пројектора? Каква вам је поставка стола потребна? Поред разматрања оваквих питања, ево неких од најважнијих питања о планирању места које треба да поставите себи:
- Да ли место догађаја испуњава посебне критеријуме вашег програма или догађаја?
- Да ли простор може да задовољи ваше потребе за продукцију, забаву, А/В, звук и друге техничке потребе?
- Да ли стање објекта одражава високе стандарде ваше организације?
Узмите у обзир услуге и ограничења на локацији
Поред проналажења правог типа простора за догађаје, желећете да погледате врсте других услуга које нуди место и одлучите о њиховој вредности за ваш догађај. Нека места ће такође имати листу жељених добављача на којој морате да радите да бисте пронашли продавце или добављаче за друге услуге. Друга места имају ограничења у погледу декорације или других аспеката самог догађаја. Нека питања која треба поставити укључују:
- Да ли ово место нуди добре могућности паркирања или услуге паркирања?
- Да ли ово место пружа сигурност?
- Да ли ово место нуди додатне услуге као што су кетеринг, цветни аранжмани, изнајмљивање постељине и столова, итд?
- Да ли ово место има екипу за подешавање и чишћење?
- Да ли ово место ограничава са којим другим добављачима сарађујете?
- Да ли ово место има минимум хране и пића?
Узмите у обзир репутацију
Репутација места за услугу је критична. Ово је често разлика између одржавања доброг догађаја и стварања сјајног догађаја. Начин на који локал управља својим објектима, особљем и клијентима заувек ће бити упамћен. Да бисте добили осећај за вредност репутације места, размотрите ова питања:
- Колики је мандат менаџера конференције, управника угоститељства, или главни кувар?
- Да ли ће вас управа третирати као ВИП клијента или само као један од више програма?
- Колику флексибилност је место вољно да вам пружи?
- Да ли имају доступна сведочења или рецензије?
- Да ли место одржавања нуди фотографије са догађаја сличних вашем?
Закажите посету
Осим ако логистика и време то не спрече, сваки планер догађаја треба да изврши инспекцију локације пре него што уговори било које место одржавања. Слике могу бити од велике помоћи, али постоје многи аспекти који се могу проценити само лично. Затражите обилазак места, укључујући све од паркинга до улаза и простора за догађаје до купатила. Биће ти драго.
Укључите подешавања клијента
Планери догађаја морају да представе своје препоруке за место одржавања свом клијенту (било да је то интерни клијент као што су руководиоци компаније или менаџмент или екстерни клијент) и добију одобрења. Једино питање које треба себи да поставите у вези са клијентом током фазе планирања места је да ли ће клијент одобрити препоруку(е)? Да бисте могли са сигурношћу да одговорите на то питање, морате се побринути да од почетка разумете клијентова очекивања и преференције.
