Без обзира да ли сте започињање посла за планирање догађаја за друштвене догађаје, пословне догађаје или комбинацију оба, требало би да знате како да наплатите услуге.
Неколико фактора утиче на одређивање ваше стопе, укључујући Планирање догађаја и оперативни трошкови, плате и профит. Цене се разликују у зависности од тога где послујете, типова пројеката које преузимате и онога што је тржиште спремно да плати.
Начини на који планери догађаја структурирају своје накнаде
Ако желите да започнете посао са скраћеним или чак пуним радним временом, има их отприлике пет начине да структурирате своју накнаду за догађај и цитирајте своје накнаде својим клијентима:
- Паушална накнада за пројекат
- Проценат трошкова
- Дневна цена
- Проценат трошкова плус сатница
- Провизијске стопе
За следећа објашњења и примере, претпоставимо да желите да зарадите у просеку 75 долара по сату за своје услуге.
Накнаде засноване на паушалној стопи пројекта
Многи клијенти више воле да знају колико ће пројекат коштати, укључујући све накнаде.
Паушалне накнаде за пројекте се обично користе за упаковане догађаје, као што су они који се налазе у спортским маркетиншким програмима, и могу се израчунати по особи уз много услова и упозорења. У овом сценарију, клијент може директно склопити уговор са планером догађаја да координира сву логистику, кетеринг, трошкове одржавања, смештај итд.
На пример, претпоставите да сте ангажовани да организујете једнодневни обилазак историјског града за 15 гостију. Ваш клијент жели да наведете паушалну накнаду за превоз, приватног водича, ручак и све/све улазнице на места. Међутим, они такође траже да доставите детаљан преглед сваке ставке трошкова.
Као ан планер догађаја, да бисте то понудили, морате доћи до фиксне накнаде тако што ћете одредити колико ће сви аспекти пројекта коштати. Морате преговарати и израчунати цену свих услуга, укључујући ваше време, и навести комбиновани укупан износ трошкова.
Ово ставља одговорност за управљање буџетом директно на вас и захтева предвиђање различитих сценарија у којима се околности могу променити. Ваша је одговорност и ризик да идентификујете потребне депозите, платите све услуге и држите одговорност за све уговоре о услугама.
Накнаде на основу процента трошкова
У просеку, планери догађаја треба да наплате између 15-20% укупне цене догађаја као део своје накнаде. У зависности од сложености програма и количине времена потребног за планирање и извођење догађаја, понекад је ово довољно да покрије све трошкове планера и извор профита.
На пример, претпоставите да сте ангажовани да организујете приватну вечеру у ексклузивном ресторану за 40 гостију у просеку од 175 долара по особи. Хајде да проценимо да вам је потребно укупно 15 сати да се састанете са својим клијентом, испланирате, присуствујете и завршите све праћење овог догађаја. Ако наплатите стопу од 18% укупних трошкова, зарадићете само мало више од циљане сатнице од 75 УСД по сату:
175 УСД к 40 гостију = 7.000 УСД к 18% = 1.260 УСД
15 сати к 75 УСД/сат = 1125 УСД.
Ако клијент директно склапа уговор са вама за све услуге, међуукупни трошкови догађаја за клијента би износили укупно 8.260 УСД.
Накнаде на основу сатнице
Неки клијенти више воле да планер догађаја наведе сатницу за услуге и да процени укупан број сати за управљање и извршавање датог клијентског програма. Можда изгледа слично паушалној стопи пројекта, али омогућава већу флексибилност обе стране да се прилагоде променама које могу бити потребне на том путу.
Многи планери пословних догађаја ће наплаћивати услуге по сату. Омогућава клијенту да зна колико ће коштати ангажовање ваших услуга и омогућава им да израчунају разуман буџет. Често је разлог за то зато што клијент жели да се боље носи са свим неочекиваним трошковима.
Увек запамтите да пажљиво дефинишете параметре око очекивања како би се обе стране сложиле око тога које услуге ће бити пружене. Као планер догађаја, требало би да укључите референцу на наплату за све разумне пословне трошкове који могу настати.
Неки планери догађаја могу увећати оперативне трошкове као што су испорука, изнајмљивање аутомобила и друге разне ставке трошкова за чак 15-20%. Ако то учините, требало би да откријете такве ознаке и унапред добијете договор са својим клијентом.
Када је у питању сатница планирања догађаја, такође је важно одредити колико често можете да наплаћујете своје време.
На пример, претпоставимо да је клијент запошљава те октобра да организује једнодневни семинар у марту. Ваше услуге се уговарају за набавку и преговоре о месту одржавања, угоститељске услуге, А/В, и доприноси креирању садржаја за ограничен број комуникационих ставки (тј. позивнице, дневни ред, формулари за евалуацију, итд.).
Ваш клијент вас такође ангажује да обезбедите управљање на лицу места. Унапред склапате уговор да ћете фактурисати идентификоване услуге у различито време и достављати фактуре за све до сада извршене услуге недељно, двонедељно или месечно.
Према овом уговору, и ви и ваш клијент треба да израдите детаљну изјаву о раду која укључује очекиване одговорности обе стране. Затим можете проценити укупан буџет од толико сати плус разумне трошкове (наведите јасно шта ти детаљи могу укључивати).
Накнаде засноване на проценту трошкова плус фиксна накнада/сатница
Понекад сте ангажовани да организујете догађај, и из било ког разлога, клијент преферира стопу засновану на проценту трошкова. Међутим, ово није довољно да покрије трошкове вашег укупног времена и услуга. У овим ситуацијама, разумно је да своје накнаде представите по комбинованој цени у две различите категорије.
На пример, клијент вас ангажује да организујете догађаје повезане са конференцијом. Ваш задатак је да организујете две приватне вечере и излет на голф, сваки са 50 гостију. Укупни трошкови за ове комбиноване догађаје износе око 20.000 долара, али за то је потребно око 60 сати вашег времена, а сложеност овог пројекта може оправдати већу профитну маржу. Имајући то на уму, можете доћи до своје коначне фиксне накнаде и сатнице са следећим прорачунима:
Процена процента трошкова:
20.000 УСД к 18% = 3.600 УСД
Процена сатнице:
60 сати к 75 УСД/сат = 4500 УСД
Дефицит по сату:
$3,600-$4,500 = -$900.
Ако дођете до дефицита, као што смо урадили у горњем примеру, можете изабрати да цитирате 15 сати за управљање логистиком више спољних добављача. Ваш цитат тада може одражавати следеће:
Међузбирни трошкови догађаја: $23,600
Паушална накнада: 1125 УСД (на основу 15 сати по 75 УСД/сат)
У овом сценарију, мораћете пажљиво да утврдите да ли сте на одговарајући начин проценили своје сате (рачун за покривање нестандардних оперативних трошкова као што су лична путовања). Као што се и очекивало, мали број клијената је задовољан што касније види повећање трошкова осим ако се не наведу оправдани разлози.
Накнаде на основу провизије
Други начин на који планери догађаја могу да прикупљају накнаде за услуге је обезбеђивање простора за догађаје преко места која нуде провизију. То су накнаде које се обично дају туристичким агенцијама за резервисање карата, хотелских соба и других облика превоза.
На пример, многи хотели могу да продуже а стопа провизије до чак 10% за собе за госте и друге трошкове.
Иако ће неки планери догађаја прихватити провизијске стопе као извор прихода за себе, паметнији клијенти могу довести у питање осећај лојалности планера догађаја када су провизијске цене укључени. Из тог разлога, многи искусни планери ће ограничити било који одабир планирања који укључује стопу провизије или преговарају о ценама без провизије за своје програме и преносе тај извор уштеде директно свом клијенту Суштина.
Даље, неки клијенти могу бити свјесни да постоје провизијске стопе и не очекују их ван консултанти да фактуришу користећи било који од других идентификованих метода наплате које смо навели и још увек плаћају а стопа провизије. Генерално, многи планери догађаја не сматрају добром формом да на овај начин у суштини „удвоструче“ свој ток прихода.
Ако прихватате тарифе по провизији, најбоље је да не наплаћујете клијенту накнаде за ваше услуге користећи алтернативне методе наплате.
Постоје сценарији када провизијске стопе имају највише смисла, као што је мања непрофитна организација или удружење које можда запошљава ваше услуге за догађај чланства или састанак и највећи део накнада плаћају директно учесници, а не организација.
Други сценарио може бити ако ваш клијент купује поклоне клијента од вас, а ви такође можете понудити услуге дистрибуције промотивних артикала. У том случају, једноставно преговарајте за промотивне артикле и не наплаћујте своје услуге по сату осим ако ваш клијент није унапред упознат са свим трошковима.
