Долазни телефонски позиви могу појести много времена и озбиљно смањити вашу продуктивност тако што ће вас удаљити од других задатака. Али баш као што их има начини руковања одлазним телефонским позивима то ће побољшати ваше управљање временом, постоје начини да смањите количину времена које трошите на долазне позиве. И то можете учинити без да будете груби према особи која вас је позвала. Ови савети за јављање на телефон ће вас учинити ефикаснијим и продуктивнијим.
Одговорите одговарајућим пословним телефоном
На пример, када се јављате на телефон, реците нешто попут: „Ципресс Тецхнологиес, Сузан говори. Како вам могу помоћи?" Ово не само да даје до знања позиваоцу да је дошао до посла, већ ставља одговорност на њега да одговори на питање, штедети време на чаврљање у празном ходу или истраживачка питања као што су „Да ли је ово Ципресс Тецхнологиес?“
Размишљајте и одредите приоритете док говорите
Да ли је позив најбоље обавити сада или касније? Многи телефонски позиви које предузећа примају су брзи упити на које се лако одговара, као што је „Колико касно сте отворени?“ Али други укључују сложеније и дуготрајније одговоре. Ако је то случај, реците саговорнику и питајте када би било згодно да их позовете да разговарамо о томе.
Користите парафразирање и сумирање
Ако разговарате са неким преко телефона ко изгледа да жели да ћаска или да скрене са теме, реците нешто попут: „Оно што чујем да кажете је...“ или „Дакле, кључне тачке су...“ или „Да ли је (убаци резиме) поштен резиме онога што сте говорили?“ Тешко је бити брбљив са неким ко одбија да ћаска.
Затворите сваки позив резимеом радњи
Иако ће ово у већини случајева трајати само неколико секунди, може вам уштедети много времена избегавањем грешака и потребом за још једном провером. На пример, након разговора током којег сте договорили састанак са клијентом, могли бисте рећи: „Добро. Састаћу се са вама у вашој канцеларији (убаците локацију) сутра у 10 часова и заједно ћемо прегледати узорке."
Држите подлогу за поруке поред телефона
Ово није добро само за управљање временом и да останете усредсређени током позива, али и од помоћи за касније управљање временом ако треба да пронађете или прегледате детаље одређеног разговора.
Дајте клијентима и купцима опцију е-поште
Уз ту опцију, сваки клијент ће изабрати имејл преко телефонског позива. Уверите се да је адреса е-поште ваше компаније истакнута на вашим визит картама и на вашој веб локацији. Ако имате њихове адресе е-поште, пошаљите е-пошту својим тренутним клијентима и клијентима, помињући опцију е-поште и представљајући је као начин за побољшање комуникација.
Користите технологију за управљање временом на телефону
Као минимум, ваше предузеће треба да има говорну пошту. Подесите их са одговарајућим пословним скриптама и користите их да се јавите на телефон уместо вас када сте ван канцеларије или морате да радите на нечему без прекида. Затим закажите време за одговарање на ове телефонске поруке сваког дана. Добићете драгоцено време груписањем телефонских позива.
Нека особа одговори на телефон
Имајући то у виду, важно је не ослањати се превише на технологију. Добијање машине—или још горе, аутоматизованог система интерактивног гласовног одговора (ИВР)—сво време је право искључење које ће вас коштати посла када се људи не труде да оставе поруке или узврате позив. Ако вам одговарање на долазне телефонске позиве одузима превише времена током дана, размислите о ангажовању рецепционара или а професионална секретарица да се јавим на телефон уместо вас. Трошкови да неко други то уради може бити више него надокнађен повећањем ваше продуктивности и бољом продајом.
Набавите засебну пословну линију код куће
Ако управљате кућним послом, морате имати други само пословни телефон са сопственом говорном поштом. Не само да је ово професионалније, већ ће вам уштедети време које вам је потребно да прођете кроз поруке и утврдите које су повезане са пословањем.
Чувајте писану скрипту за често постављана питања
Нека вам при руци буде кратак документ са честим питањима за најчешћа питања која добијате телефоном. То штеди време вама и вашим запосленима ако не морају да траже одговоре или размишљају о томе како да одговоре на одређени захтев.
Савладајте свој телефон
Запамтите, телефон би требало да буде пословно средство, а не наметљиво трошење времена које управља вашим радним даном. Управљање долазним телефонским позивима у складу са овим саветима за управљање временом ће вам помоћи да будете ефикаснији и побољшате своје продуктивност, и вратите свој телефон на своје право место—помажући вам да водите свој посао, а не да управљате вама одрпана.
