Организација кућне канцеларије је нешто о чему не размишљамо много док не буде прекасно. Вам је потребна кућна канцеларија, па га креирате. И током времена, док радите у својој кућној канцеларији, ствари се наслагају и слоје око вас - коришћене шоље за кафу, гомила фајлова које имате на уму да негде ставите, кутије са софтвером, рачуни, оловке за сирочад - све док једног дана, када вам нешто стане на пут или нестане по ко зна који пут, одједном не схватите да је организовање ваше кућне канцеларије дуго истекао.
Потпуна организација кућне канцеларије је велики посао. На први поглед (па чак и на други и трећи) има тенденцију да буде неодољив. Ако вам одговара, можете пратити а План у 12 корака како би ваш канцеларијски простор био функционалан и опет привлачна. Али ако нисте сасвим спремни за потпуну преобразбу, али очајнички морате да будете у могућности да пронађете ствари, ево пет малих ствари које можете да урадите да бисте организовали своју кућну канцеларију управо сада.
Изаберите три ствари и избаците их
Започећемо организацију наше кућне канцеларије са нечим лаким само да бисмо вас орасположили и ослободили мало простора. Вероватно постоји много више од само три ствари на вашем столу или раштркане по вашој кућној канцеларији које могу да оду из вашег радни простор право на смеће или канту за рециклажу.
Изгледају блиско. Да ли вам заиста требају ти стари часописи? Та оловка која не ради? Они су користили контејнере за пудинг? Не. Реши их се!
Не морате да се зауставите на само три ствари. Ако видите очигледније кандидате за смеће, избаците и њих. Можете чак користити метод ауторке и организаторке славне личности Мари Кондо да се запитате „да ли овај утегач за папир, рам за фотографије, оловка са гел врхом... изазивају радост?“ Ако не изазива радост, баците га.
Веед Оне фиока
Ормари за документе су краљеви нереда за већину кућних канцеларија, што је иронично јер о њима размишљамо као о решењима за неред. У стварности, међутим, ми их пунимо оним за шта не можемо да нађемо место или било којим комадом папира са којим више не морамо да се бавимо, али не желимо да бацимо. Тако наш ормар за архивирање постаје наша лична депонија и када се напуни, само се усељавамо у другу.
Сортирање ормарића са четири фиоке стандардне величине може личити на археолошко ископавање са годинама нагомиланим стварима за пробирање. Дакле, почнимо са малим. Организујте своју кућну канцеларију тако што ћете изабрати једну фиоку и проћи кроз њу, уклањајући све што више није актуелно или неопходно. (Ипак, запамтите да морате чувајте своју пословну евиденцију шест година.)
Документе и папире које више не морате да чувате треба уситнити. Можда ћете моћи поново да користите старе фасцикле са датотекама.
Направите корак даље тако што ћете купити картонску кутију за датотеке и користити је за складиштење старих датотека које морате да задржите, али не морате да имате тренутни приступ. Чувајте кутију на месту даље од ваше кућне канцеларије.
Очистите свој билтен или огласну таблу
Огласне табле или огласне табле су карактеристика многих кућних канцеларија. Авај, уместо да нас обавештавају о најновијим догађајима и да нам помогну да организујемо своје животе, они се често претварају у претрпане временске капсуле.
Погледај своју одмах. Да ли постоји нешто објављено или написано тамо што се односи на нешто што треба да урадите данас или чак ове недеље? Шта видите уместо тога? Слике које су нацртала деца? Фотографије са прошлолетњег камповања?
Имајте на уму сврху организације кућне канцеларије. Не само да разбацујемо ствари; стварамо радни простор који ће вам помоћи да будете продуктивнији. Нема ништа лоше у томе да се слике деце и породичне фотографије излажу у вашем дому - али ваша кућна канцеларија није место за њих. Скините их и преместите на друго место. Затим обришите све старе поруке са табле. Спремни сте да кренете напред.
Организујте једну фиоку стола
Фиоке су обично одлагалишта у сваком случају осим у кућној канцеларији. Почните са малим. Изаберите једну фиоку стола и извадите све из ње.
Сортирајте садржај, избаците све што више није корисно и вратите све што је загубљено на своју бољу локацију. (Рецепти се, на пример, вероватно најбоље налазе у близини кухиње, а не за вашим столом.)
Затим уметните пластичну ладицу за организаторе (доступну у било којој продавници канцеларијског материјала) и вратите ствари у њих фиоку, користећи различите делове лежишта организатора да би ствари биле одвојене и лаке наћи.
Очистите радну површину на недељу дана
Почните тако што ћете набавити велику картонску кутију (или две). Сада скините све са свог канцеларијског стола осим ствари које су вам апсолутно неопходне за посао, као што су рачунар и телефон. Ставите све што уклоните са радне површине у картонску кутију (е).
Ставите кутију(е) негде доступно, али с пута да се не бисте спотакнули о њих. Затим идите на посао као и обично. Док радите у својој кућној канцеларији, ако постоји нешто што вам треба што није на вашем столу, извадите то из кутије и ставите на логично место на или око вашег стола. На пример, ако откријете да обрађујете текст из откуцане копије, извадите свој стони држач за копирање из кутије и вратите га на свој сто.
До краја недеље, имаћете све што вам је потребно за ефикасан рад на свом столу или при руци – и ништа више. Што се тиче онога што је остало у кутији, то припада негде другде, прописно архивирано ако је неопходан комад папира или избачено ако је нешто што само затрпава ваш радни простор.
Организација ваше кућне канцеларије може да се заустави овде
Ако то желиш. То је, као што је обећано, пет малих ствари којима се може управљати за организовање ваше кућне канцеларије. Ако желите, унапредите организацију ваше кућне канцеларије. Организујте све фиоке вашег стола. Савладајте свој систем архивирања. Прођите кроз комплетну организациону преобразбу кућне канцеларије ако желите.
Научите како да креирати систем управљања документима. Али то је за касније. Сада се надамо да организација коју сте урадили ради оно што је требало да уради – омогућава вам да лакше обавите више посла када седнете да радите у својој кућној канцеларији.
