Одржавање ваших електронских докумената организованим може бити прилично напорно у данашњем "жичаном" свету.
Додатно чување докумената локално на стоним рачунарима, лаптоповима или мобилним уређајима све више предузећа користи облак за основне пословне апликације и складиштење датотека.
Питање складиштења додатно компликује потреба многих предузећа да деле документе међу запосленима. У канцеларији, ово се обично постиже коришћењем сервера датотека или мрежног уређаја за складиштење података (НАС).
Ако је потребан заједнички мобилни приступ, документи се могу чувати у облаку и делити додељивањем дозвола за приступ.
Резултат свега овога може бити ноћна мора за управљање датотекама са неким документима особе ускладиштеним у облаку, а некима локално, па чак и појединачним документима који се чувају само на једном или другом месту.
Организација је кључ за електронско управљање датотекама
Где год да се документи чувају, важно је да буду организовани и ажурни. Циљ електронског управљања датотекама је да обезбеди да можете пронаћи оно што тражите, чак и ако то тражите годинама након његовог стварања.
Већина пословних људи је у једном или другом тренутку била у неугодном положају да имају а купац позива и не може брзо да лоцира релевантну фактуру или друге важне документе купаца. Једнако досадно је и врцкање около Крај године покушавајући да пронађе документе који се односе на рачуне предузећа за рачуновођа или још горе, порезник.
Правилна организација дигиталних докумената је посебно критична у заједничком окружењу - ако је неко од ваших запослених одсутан (привремено или трајно!) требало би да будете у могућности да лако лоцирате све документе који су креирани или којима се управља особа.
Проблем са потенцијалним губитком података са незадовољним запосленима који одлазе је још један разлог за то заштитите своје пословне податке.
Ови савети за управљање датотекама ће вам помоћи да ваше датотеке буду доступне:
1. Користите подразумеване инсталационе фасцикле за програмске датотеке
Користите подразумеване локације датотека приликом инсталирања апликацијских програма. Под Виндовс-ом, по конвенцији програмске датотеке апликације налазе се у директоријуму (слово диска:)->Програмске датотеке. Инсталирање апликација на другом месту је збуњујуће и непотребно.
2. Једно место за све документе
Поставите све документе у једну "коренску" фасциклу. За једног корисника у Виндовс окружењу, подразумевана локација је фасцикла Моји документи.
У окружењу за дељење датотека покушајте да урадите исто. Направите једну коренску фасциклу (на пример, која се зове „Дељени документи“) и складиштите све документе у потфасцикли унутар коренске фасцикле. Имати једну локацију за све електронске документе олакшава проналажење ствари и покретање резервних копија и архива.
3. Креирајте фасцикле у логичкој хијерархији
Ово су фиоке ормарића за документе вашег рачунара, да тако кажем. Користите једноставан језик да именујете своје фасцикле; не желите да у будућности гледате ову листу фасцикли и питате се шта значи „ТФК“ или било која друга занимљива скраћеница коју сте измислили.
4. Нест Фолдерс унутар фолдера
Креирајте друге фасцикле унутар ових главних фасцикли по потреби. На пример, фасцикла под називом „Фактуре“ може да садржи фасцикле под називом „2018“, „2017“ и „2016“. Фасцикла названа по а клијент може укључивати фасцикле „подаци о клијентима“ и „преписка“. Циљ је да се свака датотека налази у фасцикли, а не да се наведе гомилу датотека без родитеља.
Немојте креирати сложене, дубоко слојевите структуре фасцикли. Где год је то могуће, уместо тога користите описна имена датотека.
5. Пратите конвенције о именовању датотека
Неки оперативни системи (као што је Уник) не дозвољавају размаке у именима датотека или фасцикли, па избегавајте ово ако је ваше рачунарско окружење мешано. Уместо тога, користите доње црте као граничник (нпр. Дое_Јохн_Пропосал.доц.) Друге знакове као што је /? < > \: * | " ^ су такође забрањени у именима датотека или фасцикли под Виндовс-ом.
Користите описна имена датотека за лаку идентификацију и проналажење, али не претјерујте – називи датотека/путања имају ограничења дужине која се разликују од оперативног система.
Под Виндовс-ом максимална дужина пуне путање за датотеку (нпр. слово диск јединице + називи фасцикле + назив датотеке) је 260 знакова. Користите уобичајене скраћенице где год је то могуће, као што је Јан за јануар или Цорп за корпорацију.
6. Бити јединствен
Дајте електронским датотекама логична, специфична имена и укључите датуме у називе датотека ако је могуће. Циљ при именовању датотека је да се може рећи о чему се ради без потребе да је отварате и гледате. Дакле, ако је документ писмо купцу које га подсећа да је плаћање касно, назовите га нешто попут „овердуе_20180115“; него нешто као „писмо“. Како ћете знати коме је писмо, а да га не отворите?
Ако делите датотеке преко емаил или преносиви уређаји за које ћете можда желети да име датотеке садржи конкретније информације, пошто информације о фасцикли неће бити укључене у дељену датотеку.
На пример, ако се ваш документ налази у Ми Доцументс\Инвоицес\2017\Цустомерс\Дое_Јохн_20180416.доц и датотека се дели или шаље е-поштом све што ће прималац видети је Дое_Јохн_20170416.доц и можда неће моћи да каже да је датотека фактура купца без отварања то.
7. Филе ас Иоу Го
Најбоље време за фајл документ је када га први пут креирате. Зато стекните навику да користите оквир за дијалог „Сачувај као“ за архивирање документа, као и за именовање, стављајући га на право место.
8. Наручите своје датотеке за своју удобност
Ако постоје фасцикле или датотеке које често користите, ставите их на врх листе датотека тако што ћете их преименовати помоћу а! или АА на почетку назива датотеке.
9. Редовно избацујте своје датотеке
Понекад је очигледно шта је старо, као у примеру горе наведеног фолдера под називом „Фактуре“. Ако није, очувајте своје фасцикле чисте брисањем старе датотеке.
Урадите не избришите пословне датотеке осим ако нисте апсолутно сигурни да вам датотека више никада неће требати. Уместо тога, у својој главној колекцији фасцикли у основној фасцикли, направите фасциклу под називом „Стара“ или „Неактивна“ и преместите старе датотеке у њу када наиђете на њих.
10. Редовно правите резервне копије ваших датотека
Без обзира да ли копирате датотеке на другу диск јединицу или на траку, важно је да подесите и пратите редовни резервни режим.
Добро управљање датотекама олакшава проналажење онога што желите
Управљање електронским документима требало би да буде део укупне стратегије управљања документима за ваше пословање. Прави план управљања документима треба да обухвати све аспекте руковања документима, укључујући складиштење, преузимање, прављење резервних копија и безбедност.
Функција претраге је дивна ствар, али никада неће одговарати лакоћи могућности директног одласка у фасциклу или датотеку. Ако доследно пратите ове савете за управљање датотекама, чак и ако не знате где се нешто налази, знате где би требало да буде – огромна предност када је у питању проналажење онога што тражите. Добре праксе управљања датотекама ће уштедети ваше пословно време и новац.
