Када први пут започнете посао, можда бисте желели да задржите прикупљене признанице да бисте одбили пословне трошкове од пореза на доходак и још много тога. Потребан је бољи систем када је време да водите књиговодство уместо да све своје пословне рачуне ставите у фиоку стола. Наравно, откривање неорганизоване масе признаница може створити неред.
Одржавање пословних признаница организовано може помоћи власницима предузећа да прате напредак свог пословања, заједно са њиховом припремом за финансијске извештаје. Такође помаже у идентификацији извора прихода, води евиденцију о трошковима и припрема ставке за пореске пријаве.
Бољи систем
Током година, важно је развити добро збирке за признанице. На пример, ово може укључивати систем архивирања који олакшава унос података и омогућава вам да преузмете одређену признаницу ако треба да тражите одређену по датуму или категорији.
Један пример организовања пословних признаница је вођење низа фасцикли са датотекама означених по месецима и годинама, као што је „Признанице за новембар 2017.“. Две најновија фасцикле са датотекама могу се налазити на врху вашег стола, тако да када прикупљате рачуне у разним рундама, лако их је убацити у исправну месечну фасциклу.
Затим, када уносите своје месечне податке, можете узети одговарајућу месечну фасциклу и сортирати пословну признаницу у гомиле на основу њихове класификације пореза на доходак. На пример, можете спајати све рачуне софтвера заједно, све рачуне о трошковима хране и забаве заједно, и све рачуне у вези са трошковима аутомобила заједно. Када завршите са уносом података, фасциклу са пријемом за месец можете ставити на одговарајуће место у фиоку једног од ваших ормарића за досије.
Ако сте пословна особа са много рачуна о трошковима, лако је модификовати исти систем који је горе наведен, заједно са чешћим уносима.
Направите копије или дигиталне слике
Ако покушавате да пређете на „канцеларију без папира“ као већина модерног света ових дана, можете скенирати признанице о трошковима и ускладиштити их са другим дигиталним рачуноводственим информацијама. Неке од новијих рачуноводствених софтверских апликација заснованих на облаку имају мобилне апликације које вам омогућавају да снимите рачун рачуна са мобилног телефона и снимите га у ходу.
За оне који послују у Канади, папирне копије или дигиталне слике признаница о трошковима су обично прихватљиви за Канадску агенцију за приходе (ЦРА), под условом да су читљиви. Ако није, ЦРА може захтијевати да види оригиналне папирне документе током ревизије или рутинског захтјева за документацијом. Дакле, оригинале увек треба чувати прописано време, што је у просеку предложених шест година.
Олакшајте пореско оптерећење
Исплата за то што сте одвојили време да организујете своје признанице о трошковима пре него што сте их поднели је у подношењу пореске пријаве вашег пословања. Као прво, имаћете све своје признанице које ће вам служити као доказ за одбитке пореза на приход у вези са пословањем. С друге стране, већ сортирање рачуна по категоријама пословних трошкова значи све ваше релевантне признанице за сваку категорију су спремне да се зброје и учиниће попуњавање ваше пријаве пореза на приход брзим и лако.
Напомена: У Канади, ако имате самосталну фирму или партнерство, ваши пословни трошкови се уносе у образац Т2125 који је део ваше Т1 пријаве пореза на доходак. Ако послујете као корпорација у Канади, своје пословне трошкове ћете потраживати у вашој Т2 пореској пријави пореза на добит предузећа.
Када је ваш порез на доходак поднет
Пошто се толико пријава пореза на доходак сада подноси на мрежи, више није уобичајено нити неопходно слати признанице о трошковима када поднесете порез на доходак. Уместо тога, ставите све своје релевантне признанице за пореску годину у једну фасциклу означену по годинама, као што је „Пореске признанице 2019.“, и додајте фасциклу у свој ормар за досије, било да је то дигитални или физички.
Ако икада будете имали било какав спор са Канадском агенцијом за приходе, пореском администрацијом, или ако будете били под ревизијом, ваши рачуни ће бити кључни доказ.
