Рачуноводствене грешке се дешавају с времена на време, али многе уобичајене рачуноводствене грешке могу се избећи правилним планирањем и припремом. Сви знамо да је обично потребно више времена да се исправи грешка него да се исправи први пут. Занимљиво је да је такође јефтиније идентификовати и исправити грешке на почетку пројекта него чекати да се проблем исправи касније.
Ако свој посао третирате као дугорочни пројекат, онда ћете желети да будете проактивни тако што ћете постати свесни уобичајених грешака које други праве и исправити их рано, што не само да ће уштедети време, новац и главобољу вашој компанији, већ ће вам дати и конкурентску предност на тржишту са ефикаснијим операцијама и бољим клијентима задовољство. Следе уобичајене рачуноводствене грешке које је сваки ЦПА видео да су власници малих предузећа направили.
Непоштовање рачуноводствених процедура
Чак и власници малих предузећа, самозапослени појединци и слободњаци треба да успоставе формалне, документоване и детаљне процедуре за вођење књиговодствених и рачуноводствених процедура као и за обављање других рутинских задатака.
Користан корак је развијање стандардизованих образаца и контролних листа које треба попунити како би се осигурала доследност и тачност. На пример, желећете да документујете процес за постављање нових добављача.
Требаће вам вендор'с име, адресу, број телефона и идентификациони број послодавца (ЕИН), између осталих докумената као што су сертификати о осигурању, писма препоруке или потписани уговори. Затим ћете морати да унесете ове информације у свој рачуноводствени софтвер како бисте могли да обрађујете уплате.
Одвојите време потребно да размислите о информацијама које требате да прикупите од својих добављача, да развијете а стандардизовани образац или контролна листа како бисте били сигурни да ћете добити те информације, а затим имате писану политику коју ваши запослени може пратити.
Рад без буџета
Направите буџет тако да имате основу за процену оперативних резултата вашег пословања. Буџети нису корисни само у сузбијању прекомјерне потрошње, већ се могу користити за успостављање реалних, писмених финансијских циљева. Буџети увек треба да буду засновани на стварности, али свакако можете користити свој буџет за постављање разумних финансијских циљева, било да се ради о повећању прихода или смањењу оперативних трошкова.
Прављење грешака у уносу података
Грешке у уносу података се јављају с времена на време. Иако не можете спречити све грешке у уносу података, можете имати политику за благовремено обављање различитих усаглашавања како бисте осигурали да се уноси података брзо открију и могу исправити.
На пример, желећете да извршите месечна усаглашавања банака, као и усаглашавања потраживања и обавеза. Такође можете да покренете варијације буџета и стварног да бисте идентификовали могуће грешке у класификацији прихода или расхода или покренути рачуне купаца или извештаје о плаћању добављача периодично како би се осигурало да сви примици и исплате изгледају разумно.
Неуобичајене трансакције треба прегледати како би се осигурало да није било грешака у уносу података и да су трансакције тачне.
Неуспешно прављење резервне копије рачуноводственог софтвера
Морате редовно да правите резервну копију рачуноводственог софтвера вашег предузећа и других података. Многи рачуноводствени софтвери за мала предузећа имају функцију која вам омогућава да подесите аутоматску резервну копију вашег рачуноводственог програма.
Искористи то. Такође би требало да одвојите време да још једном проверите своје резервне датотеке, чак и да користите резервну копију да бисте видели да ли можете да водите свој посао као и обично са њом.
Понекад су датотеке оштећене; понекад не направите резервну копију свих података који су вам потребни. Брза провера може да идентификује проблеме са процесом прављења резервних копија, тако да можете да будете сигурни да имате све што вам је потребно за наставак пословања ако се укаже потреба.
Радите превише сами
Преношење административних задатака који не додају вредност вашој компанији може бити предност.
На пример, порески рачуновођа је вероватно боље упућен у порески закон од вас спољни сарадници пореско планирање и припрема за вашег рачуновођу омогућиће вам да смањите своју пореску обавезу, повећате усклађеност са порезом и оставити вам више времена да се посветите активностима које генеришу приход.
Многи власници малих предузећа не желе да пренесу одговорност на друге способне професионалце, већ пребацују рачуноводство, правне, ИТ и друге административне функције могу смањити грешке и повећати профитабилност ако искористите новопронађено време мудро.
Неуспех у правилној категоризацији прихода и расхода
Метод рачуноводства у кутији за ципеле вероватно није добар избор за мала предузећа са више од само неколико трансакција годишње. Сав новац који улази и излази из вашег пословања мора бити распоређен у одговарајућу категорију.
Власници предузећа који прате своју рачуноводствену евиденцију не наилазе на грешке. Они ће знати коме је наплаћено, колико и да ли је купац платио или не.
Такође ћете открити да ће вам припрема пореза на крају године бити много лакша од покушаја да поново саставите евиденцију која вам је потребна да припремите пореску пријаву вашег предузећа непосредно пре доспећа повраћаја.
