Састанак пре затвора је скраћеница за „састанак пре конференције“. То је прилика да се окупе кључни играчи на конференцији како би сви могли да прегледају свој план за спровођење успешне конференције. Овај састанак се обично одржава у конференцијском простору.
Ево шта треба да знате о састанку пре притвора пре него што организујете следећи догађај.
Шта је састанак пре састанка?
У зависности од величине конференције, може постојати десетине—чак стотине—људи одговорних за успешно спровођење догађаја. Састанак пре затвора, или једноставно „пре-конвенција“, је прилика да се сви ти људи састану на једном месту и разговарају о детаљима планираног догађаја. Ово је прилика за продавце да постављају питања, за организаторе да припреме особље за све недоумице и да екипе процене простор и одлуче где да поставе столове, столице, бине или било које друго прибора.
Састанак пре притвора се обично одржава неколико дана пре догађаја. На дан догађаја, краћи преглед може да освежи учеснике плана непосредно пре отварања врата конференције.
Неки људи могу повезати састанке пре затвора са планирање веће конференције, конвенције, конгреси и подстицајни програми. Међутим, такође је уобичајено да се одрже састанак пре затвора за семинаре и друге посебне догађаје. Чак и малим окупљањима у хотелској сали за конференције требало би да претходи састанак пре затвора.
Како функционише састанак пре састанка?
За оне који можда не планирају честе састанке, састанак пре притвора у почетку може изгледати непријатно или незгодно јер може укључивати нове термине или језик, као што је „наставак догађаја“ или „редослед догађаја за банкет“. Међутим, састанци пре притвора имају за циљ да изгладе све неспоразуме или нејасне аспекте догађаја. Ово је ваша прилика да питате шта ти термини значе и сва друга питања која ће побољшати успех догађаја.
Шта очекивати током састанка пре састанка
На састанку пре притвора, планер догађаја ће прегледати све финале логистика за дати програм са тимом за управљање добављачима укљученим у програм.
Типично, састанак пре притвора координира и заказује менаџер конференцијских услуга на месту одржавања. На пример, ако се ваша конференција одржава у хотелу, тај хотел ће вероватно имати запосленог чији је посао да координира догађаје попут вашег. Ова особа ће позвати менаџере из различитих области који су укључени у догађај да размотре своју посебну улогу за догађај.
Ово је одлично време за планера састанка или догађаја да успостави однос са свима који су укључени.
Током пре-конференције, прикладно је да планер догађаја истакне неке од кључних циљева догађаја, укључујући важне информације о организацији која је домаћин догађаја, кључне поруке које се преносе на догађају и важне ВИП особе од којих се очекује присуствовати.
Прегледајте животопис догађаја
Животопис догађаја детаљно описује све спецификације догађаја. Садржи све релевантне информације, укључујући датуме, време, контакте, профиле учесника, хитне случајеве контакти, храна и пиће, превоз, информације о испоруци, фактурисање, аудио/визуелни и други специјални потребе.
Сваки менаџер одељења ће размотрити своју улогу у догађају, укључујући релевантне детаље и њихове типичне оперативне процедуре. Они ће такође прегледати своје разумевање уговора о догађају и информација које су претходно делили у налозима за банкете.
Планери састанака и догађаја треба да имају на уму да постављају детаљна питања у вези са спецификацијама догађаја током овог времена, као што су кадровски нивои и имена кључних контаката из свих заступљених области који ће бити присутни током актуелног догађај. Кључни елементи дискусије пре затвора могу укључивати преглед:
- Захтеви за храну и пиће
- Захтеви за листу соба за госте
- Услови за излагање на конференцијама и сајмовима
- Захтеви за простор за салу за састанке и сајам (укључујући детаљне тлоцрте)
- Технички захтеви, као што су електричне и телекомуникацијске спецификације
- Детаљи о постављању знакова и других украса
Направите измене у последњем тренутку
Састанак пре притвора је идеално време за било какве промене у последњем тренутку. Иако им се то можда неће увек допасти, већина добављача и добављача очекује неколико подешавања и замена у последњем тренутку — али покушајте да захтеве буду разумни.
Наравно, обим промена које би се могле сматрати разумним зависи од тога колико рано се дешава пре-затвор. Ако је пред-заказ заказано за време када је подешавање већ у току, размислите о спровођењу ране инспекције просторије како бисте били сигурни да све тече глатко. На тај начин ћете знати које промене се могу направити без угрожавања напретка који је већ остварен.
Кључне Такеаваис
- Састанак пре затвора је састанак који се одржава пре конференције у конгресном центру, хотелу или било ком другом простору за догађаје.
- Састанак пре затвора пружа прилику свим кључним играчима и особљу да размотре своје одговорности, циљеве и очекивања.
- Састанак пре притвора се обично одржава неколико дана пре догађаја.
- Ово је једна од последњих прилика да ће организатори морати да затраже промене пре почетка догађаја.
