Један од најчешћих изазова за власнике малих предузећа је балансирање потребе да се много постигне за оно што никад не изгледа као довољно времена. Често смо превише заказани, и већина нас би могла имати користи од додатног времена или барем продуктивнији коришћење времена које имамо.
Када је у питању управљање временом, смишљање како да се време користи продуктивније је често изазов. Добро место за почетак је управљање е-поштом; ово је једна област која је на врху листе убица времена за многе власнике малих предузећа.
Зато што је е-пошта стални облик комуникације, а ми немамо потпуну контролу над долазним ток, морамо да радимо на побољшању наше продуктивности у начину на који примамо, организујемо, одговарамо и чак размишљамо о томе емаил. Савети у наставку ће вам помоћи да креирате систем за управљање вашом е-поштом на начин који подржава продуктивност уместо да га изједа.
1. Искључите обавештења е-поштом
Е-пошта обично долази у свако доба дана и ноћи, тако да је од виталног значаја да контролишете како се ток долазних порука уклапа у ваш дан. Искључите обавештења о новим порукама и на рачунару и на паметном телефону да бисте спречили сталне сметње и поремећаје у распореду, и проверите да ли има поште када вам то одговара.
2. Одлучите како да користите пријемно сандуче
Постоји много различитих филозофија када је у питању управљање пријемним сандучетом е-поште. Можете да користите своје пријемно сандуче као допуну, ограничите га само на поруке високог приоритета или га направите као радну листу задатака. Кључ је да изаберете једну сврху за пријемно сандуче и да се тога држите.
3. Креирајте беле и црне листе е-поште
Већина клијената е-поште и провајдера е-поште дозвољавају корисницима да праве листе сигурних адреса како би осигурали да те поруке прођу, док стављају на црну листу или блокирају оно што сматрате нежељеним адресама. Одвојите време да често ажурирате ове листе како би ваша долазна е-пошта била чиста.
4. Подесите тајмер и пакетни процес
Неки власници малих предузећа имају користи од тога да у свом дану имају довољно времена само за е-пошту. Ако вам ово одговара, одвојите одређено време током дана да одговарате на поруке, померите се ставке акције на вашу листу задатака, избришите смеће и на први поглед стекните представу о томе на шта треба ваша пажња следећи.
5. Користите правила за аутоматизацију процеса
Да бисте још више поједноставили процес управљања е-поштом, користите правила у свом клијенту е-поште која сортирају, означавају, премештају и организују ваше поруке. Иако ће бити потребно неко време да се креирају правила која подржавају начин на који користите е-пошту, када их направите, можете смањити значајан део времена обраде е-поште.
6. Започните са својим паметним телефоном
Многи власници малих предузећа имају паметне телефоне тако да могу да остану у контакту и на послу, чак и када су ван канцеларије. Ако често проверавате е-пошту на свом мобилном уређају, можете уштедети значајну количину времена тако што ћете читати и почети да обрађујете поруке док сте мобилни. Чак и ако само уђете у навику да бришете смеће и поруке које не морате да чувате, можете имати користи од поједностављеног пријемног сандучета када се вратите у канцеларију.
7. Ако не прочитате, откажите претплату
Е-маил билтене и друго емаил маркетинг поруке могу бити одличан начин да останете повезани са клијентима, колегама, партнерима и другим предузећима која вас занимају, али те поруке се могу брзо гомилати. Ако нисте прочитали одређену пошту која се понавља у неколико издања, зауставите претплату. Ограничавање билтена е-поште и других аутоматизованих порука на само оне које редовно читате може бити лак начин да смањите велики број примљених порука.
Када завршите са е-поштом, размислите о покушају додатног дигитални алати да постане још ефикаснија.
