Када унајмите људе да раде за вас, једна од ваших обавеза као послодавца је да их правилно платите. У Канади, то значи поштовање захтева Канадске агенције за приходе (ЦРА) и прављење и исплату исправних одбитака на платном списку. Овај чланак ће вас водити кроз процес како да извршите обрачун зарада у Канади.
Како извршити обрачун зарада у Канади
За канадске послодавце постоји пет корака за вођење платног списка:
- Отварање и управљање платним рачуном код ЦРА.
- Прикупљање потребних информација од запослених, као што су њихов број социјалног осигурања (СИН) и попуњени савезни и покрајински ТД1 образац.
- Прављење одговарајућих канадских одбитака од плате запослених у сваком платном периоду.
- Пренос ових умањења платног списка, заједно са удјелом послодавца у доприносима из Канадског пензијског плана (ЦПП) и премијама осигурања за запошљавање (ЕИ), ЦРА према потреби.
- Извештавање о приходима и одбитцима сваког запосленог на одговарајућем Т4 или Т4А листићу и подношење извештаја са информацијама на или пре последњег дана фебруара наредне календарске године.
Погледајмо сваки од ових корака детаљно.
1. Отворите платни рачун
Биће вам потребан рачун програма ЦРА за одбитак платног списка да бисте своје одбитке из платног списка послали ЦРА.
Ако већ имате пословни број (БН) и претходно сте се регистровали за друге рачуне ЦРА програма (као што је ГСТ/ХСТ), само ћете додати рачун за одбитак платног списка у свој постојећи програм рачуни.
Ако већ немате БН, прво ћете га морати набавити, што можете учинити на један од неколико начина:
- Региструјте се на мрежи користећи Онлине регистрација предузећа (БРО) услуга.
- Контактирајте ЦРА телефоном на 1-800-959-5525.
- Пошта или факс Образац РЦ1, Захтев за пословни број до најближе пореске службе (ТСО) или пореског центра (ТЦ).
Када добијете БН, можете се регистровати за рачуне програма преко БРО услуге, укључујући одбитке из платног списка.
2. Прикупите потребне информације од запослених
Као део процес запошљавања, требало је да прегледате СИН картицу сваког новог запосленог и запишете име запосленог и СИН тачно онако како се појављују на картици. Не заборавите да пазите на бројеве социјалног осигурања који почињу бројем "9". Овај број означава особу која није канадски држављанин или стална резидент и овлашћен је да ради само до датума истека назначеног на документу који им је издао Иммигратион, Рефугеес анд Цитизенсхип Цанада.
Такође је требало да нови запослени већ попуни одговарајући савезни и покрајински образац ТД1, који одређује колики порез треба да се одбије од прихода лица од запослења.
3. Направите одговарајуће одбитке на платном списку
Пре него што направите одбитке, уверите се да сте их додали опорезива давања на плате ваших запослених. Да ли запосленом обезбеђујете храну и смештај, коришћење службеног аутомобила, паркинг или кредит са ниском каматом? Све што обезбедите запосленом поред њихових новчаних плата може се сматрати опорезивом давањем.
А ако плата запосленог укључује опорезива давања, она треба да се додају њиховом приходу у сваком платном периоду пре него што извршите било какве одбитке на платном списку. Укупни приход одређује укупан износ који подлеже доприносима за ЦПП, премијама ЕИ и одбицима пореза на доходак.
ЦРА Водич Т4130 даје детаље о томе како израчунати вредност ових давања и која опорезива давања подлежу ГСТ/ХСТ.
Након што урачунате све опорезиве плате и бенефиције, спремни сте да направите одбитке на канадском платном списку. Генерално, послодавци треба да направе сљедећа три одбитка владиних програма од плате запослених:
- Порез на доходак: Користите покрајинске или територијалне табеле за покрајину или територију на којој се запослени јавља да ради. Најлакши начин да то урадите је да користите ЦРА онлајн калкулатор, који ће израчунати и све остале одбитке на платном списку које треба да направите. Такође можете пронаћи све табеле одбитака платног списка које су вам потребне у ЦРА страница платног списка.
- Канадски пензијски план доприноси: Генерално, морате да одбијете доприносе за ЦПП ако запослени има између 18 и 69 година, у пензијски посао, није инвалид и тренутно не прима ЦПП или КПП (Пензијски план Квебека) пензија. Стопе доприноса, максимуми, изузеци и друге корисне информације налазе се у ЦРА Страница Канадског пензијског плана. Послодавци у Квебеку би требало да посете Ревену Куебец.
- Премије осигурања при запошљавању: Обично одбијате ЕИ премије од плате запослених на сваки долар осигуране зараде до годишњег максимума. Допринос послодавца за ЕИ је 1,4 пута већи од премије ЕИ задржане за сваког запосленог (али можете се квалификовати за снижену стопу ако својим запосленима понудите краткорочни инвалидски план). За разлику од ЦПП-а, не постоји старосна граница за одбијање ЕИ премија. Када ваши одбици ЕИ запослених достигну годишњи максимални износ, престајете да их одбијате.
Погледајте ЦРА графикон ЕИ премијских стопа и максимума за одређивање ЕИ одбитака за дату годину. Имајте на уму да постоји посебан графикон за Квебек, који има другачију структуру стопа.
| Стопе и максимуми ЕИ за 2021 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Макс. Годишња осигурана зарада | Стопа % | Макс. Годишња премија запослених | Макс. Годишња премија послодавца | |
| Федерални | $56,300 | 1.58% | $889.54 | $1,245.36 |
| Куебец | $56,300 | 1.18% | $664.34 | $930.08 |
Као и код других одбитака из платног списка, можете користити ЦРА онлајн калкулатор да бисте одредили износ осигурања за запошљавање који треба да одбијете за било који период исплате. Имајте на уму да неке бенефиције и исплате које дајете запосленима не подлежу осигурању за запошљавање.
Као канадски послодавац, такође могу постојати посебне ситуације које утичу на ваше ЕИ одбитке. Види ЦРА Страница осигурања запослења за информације о темама као што су запошљавање ван Канаде, посебна плаћања и запошљавање члана породице.
Можда имате друге одбитке за запослене специфичне за вашу организацију, као што су продужене здравствене бенефиције, животно осигурање и планови за пензионисање.
4. Пошаљите одбитке ЦРА
Можете дозначити електронским путем или користити папирне ваучере за дознаку и примати изводе са рачуна поштом. Ако вршите дознаку електронским путем, можете да видите своје изводе и трансакције путем интернета Мој пословни налог.
Нови послодавци су класификовани као редовни пошиљаоци дознака, што значи да морате да уплатите своје одбитке како би их ЦРА примила 15. дана у месецу након месеца у коме сте извршили одбитке. Касније, када успоставите историју дознака, можда ћете бити рекласификовани у тромесечне или убрзане дознаке и морате да попуњавате мање папирологије.
За више информација о дознакама, укључујући како да исправите грешке у дознаци платног списка, погледајте ЦРА страница о уплати одбитка на плате.
5. Попуните све Т4 упутнице и поврате информација
На крају, као послодавац, сваке године морате попунити Т4 листић за сваког запосленог и попунити Т4 образац сажетка. Морате да поднесете Т4 извештај са информацијама и предате Т4 листиће запосленима на или пре последњег дана фебруара који следи календарску годину на коју се извештај односи.
Т4 листићи се могу попунити електронски помоћу ЦРА-ове Т4 веб формуларе (која вам омогућава да поднесете до 100 оригиналних, додатних, поништених или измењених Т4 листића) или попунити у онлајн ПДФ-у. За више информација о Т4 листићима, погледајте ЦРА Т4 - Страница Информације за послодавце.
Такође можете поднети Т4 Образац сажетка електронски или у папирној форми, у ком случају ћете морати да пошаљете оригинални резиме и повезане Т4 уплатнице Пореском центру Јонкуиере. Погледајте претходни линк за више информација.
Више информација о вођењу платног списка у Канади
Сва ваша пословна евиденција, укључујући вашу евиденцију која се односи на платни списак, мора се чувати код вас пословања или у вашем пребивалишту у Канади осим ако вам ЦРА није дала дозволу да их задржите другде. Такође имајте на уму да се пословне евиденције и пратећа документа потребна за утврђивање пореских обавеза морају чувати у периоду од шест година.
Казне за непоштовање канадских платних списка се крећу од новчаних казни од 1.000 до 25.000 долара, затворске казне до 12 месеци или комбинације оба. ЦРА обезбеђује појединости о појединим прекршајима и пропусти због неиспуњавања одговарајућих одбитака на платном списку до касног подношења образаца за информације.
