Догађаји су критична компонента прикупљања средстава и ширења јавности. Већина непрофитних догађаја је афера „све руке на палуби“ која захтева да сви у непрофитној организацији раде заједно. Неке непрофитне организације имају чак и општи одбор за планирање догађаја и посвећене волонтере који помажу у планирању и постављању догађаја.
Међутим, иако је планирање догађаја критично ако желите да догађај прође глатко, такође желите резултате свих ваших напора. Зато би ваша организација требало да регрутује „комитет домаћина“.
Шта је комитет домаћина?
„Комитет домаћина“ се разликује од традиционалног одбора за планирање догађаја. Уместо људи који активно планирају, заказују или постављају дневне или вечерње догађаје, комитет домаћина користи своје мреже како би се уверио да је догађај хит. Чланови комитета домаћина могу изабрати да:
- Охрабрите њихове пријатеље, породицу или колеге да купе карте
- Предмети за прикупљање од локалних предузећа
- Повежите се са добављачима за награде на вратима или кетеринг догађаја
Наравно, постоји безброј начина на који комитет домаћина може учинити ваше добротворне догађаје бољим него икад. Замислите одбор домаћина као стварног домаћина забаве; неко ко позове најбоље госте, зна кога да позове за храну или декор и може да вас повеже са људима који догађај чине потпуним успехом.
Пошто одбор домаћина може повећати средства добијена на догађају или добити већу пажњу медија, проналажење и регрутовање правих појединаца је од виталног значаја.
Кога да изаберете за свој комитет домаћина
Истински користан домаћински одбор неће укључивати плаћене маркетиншке стручњаке или професионалне планере догађаја. Уместо тога, они би требало да буду веома ангажовани чланови вашег постојећег тима, донаторске базе или волонтери са везама и спремношћу да допру.
Ваш комитет домаћина може да се креће од само неколико људи до десетина. Што је више људи у вашем комитету, то више могу да утичу на успех вашег догађаја.
Чланове комитета домаћина можете пронаћи скоро свуда, укључујући:
- Члан одбора или председник ваше организације
- Волонтери који су веома ангажовани у заједници
- Донатор који има везе са локалним предузећима
- Донатор или члан одбора који има широке контакте у вашој идеалној демографској групи донатора
- Волонтери који познају продавце или власнике места
- Локалне или националне познате личности које се често залажу за вашу ствар
Када пронађете особе које желите да се придружите комитету домаћина, време је да их регрутујете.
Како регрутовати комитет домаћина
Тражите и повежите се са појединцима који би били одлични чланови одбора домаћина. Међутим, немојте само тражити од некога да буде у комитету домаћина. Званични позив је најбољи начин да се регрутују чланови одбора.
У позиву за комитет домаћина, неопходно је укључити:
- Комплетне информације о догађају и вашој организацији (датум и локација)
- Информације о сврси догађаја (прикупљање средстава за одређени циљ)
- Примери како би члан одбора домаћина могао да допринесе
- Датум за одговор или повезивање са својим тимом
- „Унапред“ хвала што сте им рекли да сте узбуђени што их позивате
- Ваше име/особа за контакт и контакт информације
Уверите се да потенцијални чланови знају да ће њихова укљученост бити препозната и цењена и да могу остварити значајан утицај ако се придруже.
Ако се питате како да саставите позивно писмо комитета домаћина, копирајте и налепите шаблон испод и убаците своје податке у сваку од заграда.
[Датум]
Поштовани [Инсерт Наме]:
Пишем да вас обавестим о узбудљивом догађају који [Назив ваше организације] планира за [месец] у [Инсерт Цити].
У [Месец + Година (ако се разликује од тренутне)], [Организација] доводи [Назив догађаја] у [Град] ради повећања свест о [узроку/друштвеном проблему/проблему којима се ваша организација бави] и да изгради подршку за [програми/иницијативе/напори]. [Додајте релевантне информације о догађају/циљу/теми].
Догађај ће се одржати у [Град] на [Место догађаја (ако га имате)] [датум и време].
[Име], волели бисмо да нам помогнете да овај догађај — и други попут њега — успе. Уколико желите да будете део овог догађаја, као и будућих догађаја, били бисмо вам веома захвални ако бисте прихватили овај званични позив да будете део нашег комитета домаћина.
Постоји неколико једноставних начина да се укључите:
- Поделите своје име или име ваше организације као члан нашег комитета домаћина
- Позовите своје колеге, пријатеље и комшије да купе [сто/улазницу] за наше догађаје
- Придружите нам се на догађају
- [Убаците конкретан захтев на основу статуса особе, веза.]
Такође бисмо волели да размислите о томе да угостите свој сто и позовете пријатеље и колеге на забавно вече. Ваша великодушна подршка ће нам помоћи да ширимо вест о [узроку] и да утичемо.
Члан [Организације] ће вас контактирати у [Уметнути временски оквир] како би разговарали о детаљима нашег комитета домаћина и како би разговарали о вашем учешћу, ако сте заинтересовани.
Радујемо се што ћемо радити са вама како бисмо [Име догађаја] и будући догађаји били успешни! Хвала вам на великодушном разматрању и подршци.
С поштовањем,
[Твоје име]
[Позиција у организацији]
[Назив организације]
[Контакт број]
Након што сте регрутовали свој комитет домаћина
Када позовете своје изабране чланове одбора, добићете нека писма о прихватању или позиве. Међутим, пре него што уђете у детаље догађаја или шта бисте желели да ураде, закажите кратак састанак са комисијом. Не тражећи ништа од њих, нека:
- Упознајте се једни са другима
- Разговарајте о томе како су они укључени у вашу организацију
- Прегледајте материјале или презентације о свом циљу/раду
- Размислите о идејама о томе како би желели да допринесу
Одатле можете да им кажете своје циљеве прикупљања средстава и како бисте желели да они раде заједно (позивање контаката или посезање за предметима на аукцији). Они се такође могу поделити у „пододборе“ ако имате велику групу.
Наравно, није посао само комитета домаћина да планира и реализује ваш догађај. Комитет домаћина треба да ради са вашим волонтерима или одбором за планирање догађаја да продају улазнице, да се постарају да се траже нова спонзорства догађаја, да су предмети на аукцији у изобиљу и да ће ноћ бити хит за учеснике.
Препознајући напоре вашег комитета домаћина
Када се догађај заврши, чланови вашег комитета домаћина би требало да буду неки од првих људи којима се захвалите, како на догађају, тако и писменом захвалношћу дан после. Што више ангажујете свој комитет домаћина, то ће они бити спремнији да буду домаћини у будућности.
Пронађите људе у вашој организацији или заједници који би вам могли помоћи да организујете ваш следећи догађај. Они би могли да направе огромну разлику у износу новца који прикупите и програмима које можете подржати.
